Как работает электронная цифровая подпись (ЭЦП) для юридических лиц?

Бумажный документооборот уже давно не успевает за современными бизнес-процессами. Чтобы ускорить его, большинство предпринимателей в России просто сканируют подписанные бумажные акты, счета или договоры и отправляют их по email, а потом уже обмениваются оригиналами.

Shutterstock / Song_about_summer

Но важно понимать, что такие сканы не являются юридически значимыми документами. В случае конфликтов они ничем не помогут.

Кроме того, такой способ перестает работать с большим количеством сделок с неизвестными контрагентами, документы по которым нужно закрывать быстро.

Создавать юридически значимые документы здесь и сейчас за несколько кликов позволяет электронная подпись. С ней вы можете, например, заключить договор с контрагентом из другого города за несколько минут.

Читайте также:  Пени по налогам: когда и как их нужно рассчитывать

В сравнении с собственноручной у нее пока еще есть некоторые ограничения, но все основные документы вы уже сможете подписать электронно: акты, счета-фактуры, договоры между контрагентами, налоговую и бухгалтерскую отчетность.

Что необходимо купить, чтобы электронная подпись работала?

Приобретая электронную подпись, вы приобретаете:

• защищенный носитель (флешку);
• лицензия КриптоПро (программное обеспечение для чтения вашей электронной подписи);
• ключ электронной подписи (это тот самый случайный набор цифр и букв, записанный на флешку);
• сертификат (документ, который выдается на определенное лицо и подтверждает его право подписывать электронные документы от имени компании).

Это минимальный обязательный набор. Часто удостоверяющие центры предлагают дополнительные услуги. Необходимы ли они — решать вам, но все, что перечислено выше, у вас должно быть обязательно.

Какие документы нужны для оформления заявки на получение ЭЦП

Получить сертификат ЭЦП можно, предоставив оригиналы документов и их копии:

• паспорт гражданина РФ, копии 2,3,страниц паспорта и страницы с действующей регистрацией;
• свидетельство ИНН и его копию;
• СНИЛС;
• заявление о выдаче.

Если документы для выпуска электронной цифровой подписи предоставляет не владелец, а его законный представитель, то к списку документов приложите нотариально заверенную доверенность, паспорт представителя и его копию.

Какие бывают электронный цифровые подписи?

• Обратите внимание, что ЭЦП может использоваться для разных видов деятельности. Ваш бухгалтер отправляет документы в налоговую и подписывает их электронной подписью.
• Вы как физическое лицо также можете взаимодействовать с разными государственными структурами, подписывая ваши (как физического лица) действия с помощью ЭЦП.
• Вы подаете заявки на участие в закупках и тоже подписываете их ЭЦП.

И это все — РАЗНЫЕ электронные подписи.

Приобретая ЭЦП, обращайте внимание, что вам нужна ЭЦП для участия в торгах (или еще ее могут называть “для госзаказа”).

Кстати, такая ЭЦП тоже бывает разных видов:

• для участия в торгах по 44-фз (включает в себя все базовые площадки по 44-фз);
• для участия в торгах по 223-фз.

Что выбрать — зависит от ваших целей.

Как получить максимум

Несколько ключевых рекомендаций по работе с электронными подписями:

1. Выясните, для каких целей вам нужна электронная подпись, какие документы вы будете ей подписывать и с кем ими обмениваться: внутри компании, между контрагентами или с государственными организациями. Полноценный аналог собственноручной подписи — усиленная квалифицированная электронная подпись.
2. Не останавливайтесь на привычном USB-токене, оцените преимущества облачной электронной подписи — вы сможете подписывать документы в пару кликов с любого устройства, а ключ будет защищен так же надежно, как и деньги на банковском счете.
3. Электронные подписи есть практически у всех, чтобы сдавать отчетность. Но даже если ваши контрагенты ими не пользуются, это не проблема. Закон не запрещает подписывать документ электронной подписью с одной стороны, а с другой — собственноручной.
4. Никогда не отдавайте никому ключ от своей электронной подписи. Если есть необходимость делегировать подписание каких-то документов бухгалтеру или другому специалисту, оформите на него доверенность с необходимыми полномочиями и выпустите электронную подпись непосредственно на имя специалиста.

Фото на обложке: Shutterstock / iCreative3D

Почему мы рекомендуем вам получать электронную подпись в СКБ Контур?

• очень хорошая техподдержка 247. Если вдруг у вас что-то не работает, вам удаленно помогут.
• надежность. Это один из самых крупных и проверенных удостоверяющих центров.
• широкая сеть филиалов. СКБ Контур наверняка есть в вашем регионе
• наличие автоматической предустановки программного обеспечения и сертификатов. Вам не надо будет разбираться в документации, достаточно получить флешку и следовать инструкции на компьютере.

Автор статьи:

Муфтахина Ася, консультант по тендерам

Где можно использовать ЭЦП

Используя электронную подпись, мы решаем много различных задач:

Читайте также:  Что такое ротация товаров в магазине и для чего она нужна?

• получать государственные услуги на едином портале (записаться на прием к врачу через электронную регистратуру, поставить на учет автомобиль, и т.д.) и на других сайтах государственных учреждений;
• принимать участие в общественных организациях;
• использовать личный кабинет налогоплательщика;
• подавать документы на рассмотрение приёмной комиссии для поступления в учебные заведения;
• пользоваться возможностью онлайн кредитования для физических лиц;
• пройти аккредитацию на портале ФГИС Росаккредитация;
• отправлять документы на регистрацию в качестве ИП.

Исполнительные органы, в которых можно использовать ЭЦП

• архивы, выдающие архивные справки и выписки;
• выдача справок безработным гражданам;
• оформление документов для материального обеспечения инвалидов;
• назначение государственной адресной социальной помощи;
• регистрация детей дошкольного возраста для направления в детские сады;
• учет иностранных СМИ, распространяемых на территории региона.

Драйвера для корректной настройки других токенов JaCarta и e-Token

Установка сертификата на компьютер для eToken и Jacarta аналогична Рутокен. Здесь также потребуются установка драйверов для корректной работы носителя usb:

1. Для «Джакарты». Чтобы установить драйвера на «Виндовс», необходимо скачать Единый клиент Jacarta — файл, запустить, далее следовать инструкциям установщика. После окончания процесса установки подключить токен Джакарты к ПК. Драйверы для Jacarta доступны по ссылке: https://www.aladdin-rd.ru/support/downloads/jacarta
2. Для «еТокен». Необходимые драйвера для eToken доступны для скачивания по ссылке: https://erim.ru/gde-skachat-i-kak-ustanovit-drayvery-etoken.html

Важно! Драйверы устройств, поддерживающие вашу операционную систему, необходимы для корректной работы токенов на компьютере, сервере, поэтому их рекомендуется скачать.

Область применения

Область применения ЭЦП на сегодняшний день является довольно широкой, ниже рассмотрение основные сферы деятельности, в которых может пригодиться данный реквизит:

1. Оформление электронного документооборота, в данной области используются любые виды ЭЦП. Возможность задействования ЭЦП вместо личной подписи на бумажных документах позволяет применять этот механизм в кадровом деле, торговле, промышленности, законотворческой деятельности, при подписании приказов, а также в процессе обмена документов между внутренними или внешними структурами. Особую роль играет электронная подпись при осуществлении межкорпоративного документооборота, поскольку только заверенные с ее помощью электронные акты могут использоваться в качестве доказательств, обладающих юридической силой, в ходе судебных разбирательств.
2. Оформление различной отчетности для контролирующих инстанций. Здесь ЭЦП также применяется для обеспечения документации юридической силой, а способ их предоставления ответственным органом остается на усмотрение оформляющей стороны, что в значительной степени облегчает процесс сдачи электронной отчетности.
3. Получение различных государственных услуг. ЭЦП позволяет заверять все документы, заявления и письма, которые направляются в различные государственные инстанции и структуры. В 2013 году была начата выдача универсальных электронных карт, в которые изначально встроена усиленная ЭЦП, что позволяет не только получать государственные услуги, но и оплачивать полагающую пошлину. Удобство подобных карт сложно переоценить, поскольку они заменяют собой большое количество документов и упрощают осуществление ряда процедур.
4. Участие в электронных торгах. ЭЦП в данном случае используется заказчиками и поставщиками, механизм позволяет подтвердить реальность всех предложений, что обеспечивает безопасность остальных участников торгов. К тому же, использование электронных подписей представителями обеих сторон позволяет заключать договоры и контракты, обладающие юридической силой.
5. Представление заверенных документов в арбитражный суд, действующее законодательство приравнивает их к письменным доказательствам при возникновении разногласий и спорных ситуаций между различными организациями.
6. Осуществление документооборота с участием физических лиц. На текущий момент подобная практика не особо распространена, но встречается в организациях, в штате которых присутствуют сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность по удаленному доступу. Это позволяет сократить личные визиты к работодателю, поскольку ЭЦП позволяет заверять заключаемые договора или акты, свидетельствующее о приеме и сдаче проделанной работы.

Правовые аспекты работы с ЭЦП

Термин «электронная цифровая подпись» встречается в различных законодательных актах. Большое количество нормативных документов, в которых он содержится, свидетельствует о широких возможностях применения цифровой подписи в различных отраслях права: гражданском, административном, налоговом, таможенном и в других отраслях права. Они регламентируют процесс ее получения, идентификации владельца, описывают, для чего нужна электронная подпись конкретно и как она должна работать.

Например, в таможенном законодательстве разрешается осуществлять декларирование в электронной форме, что прописано в Таможенном кодексе РФ (статьи 63, 132, 423). Законодательство о бухгалтерском учете в Р. Ф. разрешает ставить электронную цифровую подпись в первичных учетных документах (статья 9 ФЗ РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и письмо Министерства Финансов РФ от 26 мая 2004 года № 04-02-05/2/28). В судебной практике продолжает накапливаться опыт в сфере защиты физических лиц, участвующих в электронном обороте. Это позволяет анализировать способы обеспечения сохранности электронных документов и совершенствовать работу электронного документооборота в целом.

Благодаря прогрессу и развитию информационных технологий все больше задач можно решить, не выходя из дома. Очевидно, что использование ЭЦП сэкономит не только время, но и средства её обладателя.
comments powered by HyperComments

Порядок и условия получения

Порядок и условия получения ЭЦП зависят не только от вида подписи, но и от регламента конкретного учредительного центра.

Обычно, подбираются наиболее оптимальные условия в зависимости от индивидуальных особенностей ситуации, а стандартный порядок осуществления процедуры соответствует следующему алгоритму:

1. Передача реквизитов сотрудникам учредительного центра, сделать это можно по электронной почте или совершив личный визит в выбранную инстанцию.
2. Получение счета и оплата услуги по оформлению электронной подписи.
3. Оформление необходимого пакета документов.
4. Подача заявления, которое должно быть оформлено в соответствии с установленной формой. Бланк обычно предоставляют сотрудники учредительного центра.
5. Визит в офис для получения ЭЦП.

Сроки и стоимость

Выданный сертификат имеет ограниченный срок действия, который составляет 1 год с момента выдачи. Однако, документы, в которых была проставлена соответствующая подпись, продолжают обладать юридической силой и после истечения срока действия сертификата.

Стоимость оформления ЭЦП зависит от ценовой политики и регламента конкретного учредительного центра, для юридических лиц оказание этой услуги обычно обходится не менее 2500 рублей. Дополнительные расходы возникают при уплате государственных пошлин во время сбора пакета документов и нотариальном заверении копий.

Ключик

Рассматривая ЭЦП, мы не конкретизировали понятие «ключ». Он относится только к квалифицированным подписям и является важнейшей составляющей системы.

В сертификате содержится:
• информация о собственнике электронной подписи;
• уникальный номер;
• данные о центре, выдавшем сертификат.

Ключи

ОткрытыйЗакрытыйДля обмена информацией в открытом вариантеПодтверждение подписи в документах

Электронный автограф

Студенты экономических вузов запоминает громоздкие, жуткие определения. Нам же подойдёт такой вариант: электронная цифровая подпись – электронный аналог обычной подписи, который можно использовать для проведения различных юридических, финансовых операций, обмена электронными документами. В ее основе лежит ключ шифрования, защищающий личные данные в документах.

Читайте также:  Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?

Ее отличие от нашей обычной закорючки в документах состоит в том, что она создается путем математических преобразований содержимого. Подделать систему нельзя. По крайней мере, все специалисты твердят об этом в один голос – вероятность фальсификации ничтожно мала. Система себя оправдывает.

В России она стала реальностью с середины 1990-х гг. В Гражданский кодекс были внесены пункты, приравнивающие ЭЦП к собственной подписи субъекта и защищающие электронные документы. В 2011 г. был принят «Закон об электронной подписи», через 5 лет получивший важные поправки. В случае спорных ситуаций, необходимо обращаться к этому акту.

Для чего нужна электронная подпись? Она подтверждает:
• авторство;
• полноту и точность информации;
• целостность и юридическую достоверность электронного документа.

Электронная подпись объединяет три составляющие:

1. программное обеспечение;
2. сертификат;
3. хранилище сертификата.

Хранилище электронной подписи именуют токеном. Специальные носители Rutoken и JaСarta российского производства похожи на флэшку, с ними очень удобно работать. Также сертификат может быть записан на универсальную электронную карту.

Заморочки счастливого обладателя: так как ей пользоваться

В зависимости от разновидности ЭЦП варьируются варианты использования. Чтобы использовать электронную подпись, Вам нужно установить на компьютер приложение. Его выдаст УЦ. Вам могут предложить работы по настройке программного обеспечения, но чаще всего это лишняя трата денег. Процедура несложная, справится любой опытный пользователь ПК.

Кроме того, надо установить библиотеки «Capicom» и «Cadescom». Они доступны для скачивания в интернете и нужны для тот, чтобы работать с ЭЦП.

Может потребоваться настройка браузера. Иначе он заблокирует программы, и Вы не сможете подписать документ. Потребуется установка специальных плагинов. Самый распространённый вариант работы с ЭЦП – «КриптоПро». Его мы с Вами и рассмотрим.

Как установить электронную подпись в «КриптоПро?

1. У Вас должна быть установлена программа «КриптоПро».
2. С токена Вам надо установить на ПК сначала ваш сертификат, затем сертификат УЦ. В качестве места хранения необходимо выбрать вкладку «Доверенные корневые центры сертификации».
3. С меню «Пуск» заходим в программу «КриптоПро». Во вкладке «Сервис» удаляем заполненные пароли.
4. Выбираем пункт «Установить личный сертификат» и ищем его на токене. Открывается окно «Мастер установки личного сертификата». Выбираем опцию «Найти контейнер автоматически». Программа найдет сертификат автографа на токене.
5. Далее, нажав на вкладку «Обзор» выбираем хранилище «Личные».

Более подробная информация в видео: