Бухгалтерский учет — это система… Определение, виды, задачи и принципы

А как у вас складываются отношения с бухгалтерией и бухгалтерами? Возможно, вы, как и многие IT-специалисты, с трудом находите с ними общий язык и, в результате, у вас регулярно возникают рабочие конфликты? Или вы, являясь подрядчиком, постоянно ощущаете со стороны главбуха неприязнь, а ваши счета почему-то оплачиваются в последнюю очередь? А, может, противоречивые требования руководства компании и главбуха ставят вас в тупик, как специалиста по внедрению программного продукта, и вы не понимаете, что с этим делать? Тогда эта статья — для вас. Сегодня я решил поговорить о бухгалтерии, бухгалтере и его роли в организации. Предназначена она, в первую очередь, специалистам, занятым в сфере внедрения ERP, CRM, учетных систем (например, 1С) и других продуктов автоматизации бизнеса. И здесь я хочу поговорить о человеческом факторе и о правилах взаимодействия с бухгалтерией.

Также уточню что в данной статье речь будет идти именно о компаниях сферы бизнеса, но не о государственных организациях.

Дело в том, что финансовые потоки, в том числе, утверждение договоров и оплату счетов в малом и среднем бизнесе очень часто держит в своих руках бухгалтер. Владелец (руководитель) бизнеса делегирует бухгалтерии полномочия, если дело касается всего, что связано с финансами. Причины очевидны – занятость руководителя, необходимость грамотного с точки зрения бухгалтерской и налоговой отчетности оформления документов, в конце концов, необходимость в непосредственном выполнении тех или иных действий, связанных с оплатой счетов. Все это оказывается в зоне ответственности бухгалтерии. И если вы не сумеете найти общий язык с бухгалтером, с подписанием документов и оплатой счетов гарантированно возникнут проблемы.
Кроме того, при внедрении любой учетной системы вы обязательно столкнетесь с первичной бухгалтерией. Вам необходимо будет разобраться, каким образом организована работа первичной документации в компании, и как происходит взаимодействие с бухгалтерией (получение документов для заказчиков, информации об оплате и т.д.). И здесь без доброжелательной помощи специалиста-бухгалтера https://pbcns.ru/ вы рискуете получить массу сложностей, недопонимания, как следствие, переделок и доработок. И, само собой, недовольство заказчика.

Также эта статья может помочь сотрудникам компании, например, системным администраторам, сервисным инженерам или специалистам отдела продаж наладить правильные и эффективные взаимоотношения с бухгалтерией.

На любом предприятии существует два вида учета:

Управленческий.
Необходим для внутреннего контроля и принятия решений руководством организации. В качестве примера можно привести кадровые перестановки, решения о закупке оборудования, стратегическое планирование развития бизнеса и т.д.
Регламентированный.
Этот вид учета используется для отчетности перед государством. Сюда входит бухгалтерский, статистический и налоговый учет.

Что такое бухгалтерия?

Если вы начнете изучать справочники и документацию, определений бухгалтерии встретится много. Например, Википедия предлагает такое:
Бухгалтерия — штатно-структурное подразделение хозяйствующего субъекта, предназначенное для аккумулирования данных о его имуществе и обязательствах.

В учебниках вместо краткого, но сложного для восприятия текста, вы найдете целые главы, посвященные этому определению. Но для неспециалиста они также не вносят ясности.

На самом деле, отдел бухгалтерии отвечает за следующие направления:

Бухгалтерский учет;
Налоговый учет.

По сути, текущая деятельность бухгалтерии связана с правильным оформлением документов, отображающих все движения средств и активов. А конечная цель – это отчетность перед государством: налоговая, финансовая и статистическая.
Внутреннюю отчетность и управленческий учет возможно вести без бухгалтерских проводок, документов и отчетов определенного образца. В то время как отчетность перед государством жестко регламентирована. На это и нацелена основная функция любой бухгалтерии.

Принцип начислений

Принцип начислений целесообразно рассмотреть отдельно, так как его содержание является достаточно объемным. Как мы выяснили, бухгалтерский учет – это система, функционирующая в соответствии с определенными правилами. Принцип начислений предполагает, что все экономические операции записываются по мере их появления, а не при оплате, и включаются в тот отчетный период, когда было осуществлено действие. Данное правило условным образом можно классифицировать на следующие составляющие:

Принцип регистрации выручки (дохода), согласно которому доход организации отражается тогда, когда он получен, но не тогда, когда реализована оплата.
Принцип соответствия: доходы отчетного периода, так или иначе, должны соотноситься с расходами, благодаря которым эти доходы стали реальностью.

Из кого состоит отдел бухгалтерии

Здесь я не буду рассматривать отдельные подразделения, подчиненные бухгалтерии – финансовый и HR (кадровый) отдел. В разрезе проблематики работы с бухгалтерией эти отделы вызывают наименьшее число проблем.
Финансовый отдел занимается строго движением средств, и взаимодействие с ним редко вызывает вопросы. Часто разработчики и технические специалисты с ним вообще не пересекаются.

Отдел кадров, хоть и относится к бухгалтерии, но является, по сути, отдельным подразделением с собственными системами автоматизации учета и другими особенностями. HR скорее относится к управленческому учету.

Основной состав бухгалтерии делится на два разновесных субъекта:

Главный бухгалтер.
Рядовой состав бухгалтерии

Невозможно рассматривать работу любой бухгалтерии без учета главного бухгалтера. Более того, именно главбух является ключевой фигурой, так как несет личную ответственность за правильную и своевременно сданную государству отчетность.
От того, как главный бухгалтер понимает свою ответственность и определяет степень личного контроля за документооборотом, в том числе, первичным, напрямую зависят все особенности работы бухгалтерии и ее взаимодействие с другими подразделениями.

Рядовой состав бухгалтерии в вопросах организации работы и взаимодействия с различными специалистами задействуется только в качестве подчиненных, ведомых сотрудников. И особой роли для построения эффективного сотрудничества с бухгалтерией не играет.

Казалось бы, что и организация работы других подразделений строится подобным образом. На самом деле, это не совсем так. Например, в отделе продаж помимо ответственности руководителя за эффективность работы в целом, существует и персональная ответственность каждого менеджера за взаимодействие с клиентами. При этом здесь нет столь строгих правил и четко оговоренной ответственности руководителя подразделения. А потому допускается много больше инициативы, различных подходов к работе и т.д.

Важно понимать, что в среднем и малом бизнесе ответственность перед государством за деятельность предприятия, отчетность и оплату обязательных отчислений (налоговых и социальных) несут два человека – руководитель компании и главный бухгалтер. О руководителе мы поговорим позже, а сейчас остановимся на главном бухгалтере.

Измерители в бухгалтерском учете

Следует знать, что ведение бухучета в первую очередь предполагает количественное измерение перечисленных в предыдущих главах объектов. Именно эту цель преследует использование учетных измерителей, которые бывают трудовыми, натуральными и денежными. Натуральные измерители применяются для отображения процессов массой (тонны, килограммы и так далее), мерой, счетом (количество пар, штук и прочее), иными параметрами в натуральном ключе.

Трудовые измерители используются для того, чтобы отразить в учете затраченное рабочее время, исчисляемое, как правило, в минутах, часах или днях. Необходимо иметь в виду, что трудовые измерители вместе с натуральными могут быть использованы для вычисления размера оплаты труда, выявления его производительности, а также для определения нормативов выработки.

Денежный измеритель занимает центральную позицию в учете. Он применяется для того, чтобы отразить разнообразные экономические явления и обобщить их в единой материальной оценке. Следует помнить, что лишь посредством денежного измерителя можно посчитать суммарную стоимость разнородного имущественного аппарата организации (материалов, станков, зданий и так далее). Выражение данного измерителя актуально в рублях и копейках (на территории Российской Федерации). Он необходим, в частности, для калькуляции себестоимости продукта, расчета убытков или прибыли компании, отражения результатов экономической деятельности предприятия.

Главный бухгалтер

Итак, главный бухгалтер – это руководитель, на котором лежит ответственность не только перед руководством компании, но и перед государством. Исходя из этого, главные бухгалтера строят обычно работу на основе таких подходов:

Так как главный бухгалтер несет личную ответственность за отчетность, а отчетность формируется на основе первичных документов, которыми занимается отдел продаж, значит, главный бухгалтер имеет полное право контролировать работу отдела продаж и оказывать давление в случае, если с документами возникают сложности. Я лично видел крупные компании с большими оборотами и числом клиентов, где весь отдел продаж работает в 1С.Бухгалтерии. Без использования любых других программных систем или даже конфигураций 1С. Это означает, что бухгалтер настолько боится нарушений в документообороте, что сумел убедить руководство пользоваться только 1С.Бухгалтерией. Хотя для продаж и управленческой аналитики это далеко не лучшее решение.
Главный бухгалтер на какой-то из этапов работы с документами назначает своего человека, т.е. одного из бухгалтеров. И уже сотрудник бухгалтерии контролирует правильность текущего первичного документооборота. Например, коммерческое предложение и внутренние документы (резервирование товара, заказ клиента) создаются в отделе продаж с использованием любых удобных систем. Но счет-фактуру, расходные товарные, транспортные, налоговые документы, акты выполненных работ и другие подобные документы имеет право выписывать только сотрудник бухгалтерии.

Основной минус первого варианта – весь учет в компании концентрируется вокруг интересов бухгалтерского учета. Используются системы автоматизации, предназначенные, прежде всего, для бухгалтерии и отчетности перед государством. В итоге, компания теряет в управленческом учете.
В программах для бухучета нет разделения на «Лиды» и «клиентов», не предусмотрены документы типа «заказ поставщику», «запрос (заказ) покупателя» или «коммерческое предложение». В результате невозможно отслеживать все этапы работы с клиентами, невозможно формировать отчетность во многих важных для анализа эффективности работы отчетов и т.д.

Второй вариант также имеет свои недостатки:

Размывается ответственность. Бухгалтер, занятый выпиской определенных документов, часто не успевает за действиями менеджеров по продажам. В итоге, он просто «закрывает глаза» на то, что продавцы сами формируют и отправляют необходимую документацию. И тогда этот специалист оказывается «лишним звеном». Проверить всю документацию, которую ежедневно формирует целый штат продавцов один бухгалтер просто не в состоянии. И в случае ошибок, он оказывается «виноватым без вины». Руководство об этом догадывается. И выявить виновника сбоя и связанных с ним убытков становится крайне сложно.
Бюрократические проволочки и упущенная прибыль. Если бухгалтер проявляет ответственность, возникают задержки и сложности с отправкой покупателю счетов на оплату и других первичных документов. Клиент работал с отделом продаж или сервисным центром, и вдруг ему нужно ждать, пока бухгалтерия выпишет счет. А бухгалтер может оказаться загружен другими запросами и документами. Снижается скорость работы и уровень сервиса, т.е. компания теряет (упускает) прибыль.

Существует еще один вариант работы главного бухгалтера, который я считаю оптимальным: бухгалтерия не вмешивается в управленческий учет.
В этом случае бухгалтера занимаются исключительно бухгалтерскими документами (выписывают доверенности, контролируют правильность проведенных документов и наличие необходимых оригиналов с печатями и подписями). Т.е. бухгалтерия осуществляет общий контроль за той частью документооборота, которая требуется для отчетности, а также выписывать те документы, которые никто другой выписать не может.

В остальном управленческий учет и текущий документооборот не входят в сферу интересов и жесткого контроля со стороны бухгалтеров. Это позволяет наиболее гибко настроить системы автоматизации для различных подразделений, получить все преимущества качественного управленческого учета. И на сегодняшний день я не встречал лучшего решения для эффективной работы бизнеса.

Причины разных подходов

Понятно, что выбор вариантов документооборота зависит от главного бухгалтера. Руководитель компании чаще всего самоустраняется от формирования процессов взаимодействия с бухгалтерией, так как считает, что это – зона ответственности специалистов по бухучету. Руководитель отдела продаж может пытаться оказать влияние на главбуха, но решение принимает не он.
Но выбор варианта реализации документооборота напрямую зависит от личности и степени профессионализма главного бухгалтера.

Если главный бухгалтер компании является настоящим специалистом в своем деле, он четко понимает цель работы компании, т.е. получение прибыли, и строит свою работу таким образом, чтобы помогать, а не мешать бизнесу.

На самом деле, даже не нужно быть бухгалтером, чтобы понимать – всю первичную документацию проконтролировать невозможно. За исключением случая, когда выпиской этих документов занимаются только бухгалтера. Но этот путь снижает качество и конкурентоспособность бизнеса либо «раздувает» штат бухгалтерии до нерентабельных размеров. А на это уже не пойдет ни один разумный руководитель. Много проще автоматизировать обмен данными между системами и контролировать документооборот на уровне отчетов и выборочных проверок наиболее важных документов.

Также стоит понимать, что многие бухгалтера, даже будучи вполне опытными специалистами, стремятся «завязать» на себя как можно больше процессов, чтобы стать в компании незаменимыми. Это нормальное и вполне понятное человеческое желание – обезопасить свое будущее и стабильно высокий доход. И здесь важно, чтобы подобные желания не выходили за разумные пределы.

Почему так сложно быть главбухом

Одна из самых больших проблем главных бухгалтеров, приводящая к сложностям во взаимодействии с ними, в том числе, при автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, это несоответствие ответственности главного бухгалтера и его заработной платы.
Например, руководитель отдела продаж получает ставку плюс определенный процент, и несет ответственность за возможные ошибки в работе только перед руководством компании. Руководитель бизнеса также получает определенную прибыль в зависимости от успехов компании. Главный бухгалтер получает только ставку (иногда с фиксированной премией) без «плавающей» составляющей вообще, а отвечает за возможные ошибки не только перед руководством, но и перед государством.

Исходя из этого фактора и нужно строить взаимоотношения с главным бухгалтером. Помните об их ответственности и относитесь к попыткам «перестраховываться» с пониманием.

Причины проблем взаимодействия с бухгалтерией

Низкая квалификация бухгалтеров. Сегодня нередко можно увидеть в компании главбуха, который едва владеет основами бухгалтерского учета. Как ни парадоксально, но эту должность может занимать даже человек без высшего образования, просто по окончании бухгалтерских курсов. Основная причина таких управленческих решений – руководитель выбирает бухгалтера «под себя». Нашим бизнесменам важнее не квалификация бухгалтера, а возможность ему доверять.
Низкая квалификация руководителя и сотрудников компании. Отсутствие базовых знаний в области бухгалтерского учета у руководящего состава приводит к тому, что и сотрудников не особо стремятся обучить первичной бухгалтерии. Впрочем, многие сотрудники и сами не особо интересуются этой областью знаний. В итоге, бухгалтер часто вынужден забирать оформление всей «первички» в свои руки, так как иначе при составлении документов будут допускаться регулярные грубые ошибки.
Высокие нагрузки и ответственность бухгалтеров, несоизмеримые с зарплатой. Компания развивается, продажи растут, количество документов и отчетов также. А зарплата бухгалтеров остается на одном уровне. Даже премиальные редко распространяются на это подразделение. Естественно, что с одной стороны, бухгалтер будет перестраховываться, чтобы защитить себя от ошибок. Интересы компании для него будут вторичны. С другой стороны, из-за высокой загруженности оформление первичной документации и оплата счетов будут откладываться «на последнюю очередь». Отчеты для бухгалтера – на первом месте.

Должностные инструкции

Осуществляет начисления заработных плат сотрудникам организации и производит контроль над расходованием фонда оплаты труда. 2.4. Осуществляет начисления и производит отчисления и перечисление страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, зарплаты сотрудников и других выплат и платежей. 2.5.

Внимание

Ведет работу и своевременно подготавливает периодическую отчетность по ЕСН, контролирует оформление, сохранность бухгалтерских документов и их своевременную и правильную передачу в архив. 2.6. Согласно ведомостям производит выплату заработной платы сотрудникам предприятия.

2.7. Контролирует соблюдение кассовой дисциплины при работе и ведении расчетов с подотчетными лицами. 2.8. Собирает и подготавливает данные и документы для составления балансов и оперативных сводных отчетов о расходах и доходах. 2.9.

Принципы бухгалтерского учета

Вам будет интересно:Как получить временный полис ОМС — особенности, требования и срок действия

Если кратко, бухгалтерский учет – это система, обладающая определенными принципами. Среди них важно отметить следующие пункты:

Принцип автономности, в соответствии с которым любое предприятие существует и развивается как самостоятельное юридическое лицо. В бухучете отражается лишь имущество, которое признается собственностью данной организации.
Принцип двойной записи, согласно которому все экономические операции отображаются одновременно по кредиту одного бухгалтерского счета и дебету другого счета на одну и ту же сумму.
Принцип действующей структуры предполагает, что предприятие выполняет собственные функции и планирует сохранять определенные позиции на экономическом рынке в будущих периодах, в установленном порядке и в указанные сроки, погашая обязательства, возникающие перед партнерами.
Принцип объективности в соответствии с определением объектов бухгалтерского учета заключается в том, что все экономические операции должны отражаться в бухучете, быть зарегистрированными в течение всех стадий учета, подтверждаться посредством оправдательной документации, на основании которой осуществляется ведение бухучета.
Принцип осмотрительности подразумевает некоторую степень осторожности при формировании суждений, которые необходимы при расчетах, реализуемых в условиях неопределенности. Стоит отметить, что эта осторожность позволяет препятствовать завышению доходов или активов и занижению расходов или обязательств. Соблюдение названного принципа предотвращает появление чрезмерных запасов и скрытых резервов, сознательное занижение доходов или активов, преднамеренное завышение расходов или обязательств.