Образец авансового отчета по командировке

Отчет о командировке составляется по особым правилам. Его составление не является обязательной нормой закона, однако частные компании и государственные предприятия продолжают вести их для контроля эффективности использования трудовых ресурсов.

Напомним, что командировка – это поездка сотрудника по приказу работодателя без строгих ограничений по времени. Сколько дней должен находиться на другом месте исполнения своих обязанностей сотрудник определяет руководство фирмы или предприятия. Для этого применяют три критерия:

объем заданий;
сложность работ;
их специфика.

Отказ от такого задания без уважительных причин – нарушение трудовой дисциплины и может закончиться дисциплинарным взысканием.

Понятие документа

По командировкам авансовый отчет в 2020 году составлялся по форме АО-1. В 2020 году форма этого документа осталась неизменной. Данный документ утвержден органами статистики, но каждая компания имеет возможность внести в этот отчет какие-либо дополнения.

Можно не только добавлять новые графы, но и исключать некоторые строки, которые считаются лишними. Авансовый отчет по командировке представлен первичным учетным документом. Он выступает подтверждением того, что средства, выданные работнику на поездку, были направлены на те или иные цели.

Ввод данных в программу «1С Бухгалтерия»

На основании заполненного и утвержденного авансового отчета в программе формируются проводки по использованию средств. Для этого предусмотрен одноименный документ, который открывается через меню «Касса» на панели инструментов.

В журнале нужно создать новый бланк, нажав на кнопку «Добавить». В нем заполняются такие реквизиты:

«Физ. лицо» — Ф. И. О. сотрудника.
«Назначение» — «командировочные затраты».
На вкладке «Авансы» табличной части документа указывается номер РКО, по которому были выданы средства.
В нижней части окна в поле «Приложение» указывается количество предоставленных документов.
На вкладке «Прочие» расписываются расходы, которые указаны в документе «Отчет о командировке».

Пример

Билет на проезд № 8956 от 20.03.14 — 2500 руб. без НДС.

Квитанция за проживание № 1245 от 20.03.14 — 2400 руб. без НДС.

Справка-расчет (суточные) — 600 руб. без НДС.

После проведения документа должны сформироваться проводки: ДТ 26 КТ 71.01.

Нюансы составления

Составить авансовый отчет по командировке достаточно просто. Данный процесс выполняется подотчетным лицом или представленным работником, который получил от руководителя компании определенную сумму денег на поездку. Чтобы убедиться, что данные средства действительно были использованы во время командировки, составляется отчет, передающийся бухгалтеру компании.

Отчет проверяется главным бухгалтером, после чего передается директору для подписи. Если работник потратил больше средств, чем им было получено до поездки в виде аванса, то он может получить компенсацию. Она выдается в виде наличных средств из кассы организации. Для этого предварительно гражданин получает кассовый расходный ордер, где указывается, на какие цели были потрачены средства.

«Командировочный» авансовый отчет

Поездка персонала в командировки — обычное явление для многих организаций. Бухгалтеру же нужно проследить, чтобы командируемые лица вовремя отчитались по полученным денежным средствам и сдали правильно заполненные авансовые отчеты. Рассмотрим порядок заполнения таких отчетов на примере.
Работник, вернувшийся из командировки, должен не позднее трех рабочих дней после возвращения составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. К нему также прилагаются «оправдательные» документы: билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.

Какими можно пользоваться бланками?

При составлении авансового отчета работники предприятий могут пользоваться следующими документами:

форма АО-1, утвержденная органами статистиками;
бланк, специально разработанный конкретной компанией на основании формы АО-1;
электронный документ, если в фирме используется электронный документооборот.

Если фирма принимает решение разработать собственный бланк, то важно внести в него некоторые обязательные реквизиты. Если они будут отсутствовать, то это может стать причиной для возникновения определенных проблем с налоговыми инспекторами.

Как оформляется?

Все работники компании, которые отправляются в служебные поездки, должны разбираться в том, как заполнять авансовый отчет по командировке. Именно с помощью этого документа они смогут подтвердить обоснованность и законность понесенных расходов. К правилам оформления относится:

бланк отчета выдается сотруднику специалистом бухгалтерского отдела;
заполнять документацию можно самостоятельно или с помощью бухгалтера;
вносятся данные непосредственно после поездки;
некоторые сведения вписываются бухгалтерам фирмы.

К такому отчету работник должен прикладывать другие документы, выступающие подтверждением тех или иных расходов. Они представлены разными чеками, квитанциями или другой платежной документацией.

Образец авансового отчета по командировке можно изучить ниже.

Требования и структура

Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем же сотрудник был занят, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Можно использовать краткий отчет о выполнении задания командировка (пример такого есть в служебном задании). Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит насколько итог поездки соответствует выданному заданию.

Какие включаются сведения?

Заполнение этого документа осуществляется на основании официальных документов, имеющихся у работника компании, приехавшего из командировки. Если расчеты осуществлялись в наличном виде, то прикладываются к отчету разные платежные документы. Если применялись безналичные расходы, то потребуется выписка из банка.

В документацию включаются следующие сведения:

сведения о командируемом гражданине;
данные о бухгалтере, который заполняет несколько пунктов данного отчета;
наименование организации, в которой трудится гражданин;
табельный номер;
цель выдачи аванса, представленная хозяйственными или представительскими расходами;
сведения о перерасходе или остатке денежных средств;
перечисляются документы, подтверждающие затраты гражданина во время нахождения в служебной поездке;
общая сумма, потраченная работником компании во время командировки;
подпись гражданина.

Бухгалтер после изучения данного отчета ставит на нем свою подпись. Дополнительно им указывается номер и дата формирования отчета. Приводятся расходы, подлежащие учету, а также прописываются номера бухгалтерских счетов. Правильно составленный и проверенный документ передается директору компании для изучения и подписания.

Образец заполнения авансового отчета по командировке находится ниже.

Какие прикладываются документы?

Работник фирмы во время служебной поездки должен сохранять все платежные документы, которые подтверждают те или иные расходы. Они прописываются в отчете во время его заполнения. Данная документация может быть представлена в разных видах. Поэтому к отчету прикладываются следующие бумаги:

кассовые чеки, считающиеся наиболее распространенной документацией;
бланки строгой отчетности;
кассовые ордера;
квитанции;
накладные;
другие платежные документы.

Все эти бумаги должны тщательно проверяться, а также храниться в оптимальных условиях. Если они будут утеряны, то работник не сможет доказать, что он действительно тратил средства, полученные от работодателя, на нужные цели. В этом случае бухгалтерия может отказать в возмещении расходов.

Если тратятся средства в организациях и магазинах, в которых не выдается кассовый чек, то придется запрашивать товарные чеки.

Какие возникают сложности?

В процессе заполнения авансового отчета по командировке могут возникать разные трудности. К ним относится:

если человек отправляется в другую страну, то он должен подтверждать расходы платежными документами, полученными от иностранцев, но если он не обладает знаниями иностранного языка, то у него могут отсутствовать разные квитанции и чеки;
нередко сразу после такой поездки гражданин отправляется в отпуск, поэтому не успевает составить отчет сразу после приезда, но при этом можно сразу после периода отдыха придется заняться формированием документации;
все документы, полученные от иностранцев, придется переводить на русский язык.

От правильности заполнения отчета и подготовки других документов зависит, будут ли правильно возмещены расходы гражданину.

Особенности при поездках за границу

Служебные поездки могут осуществляться не только в пределах России, так как нередко требуется посещать иностранных партнеров, поэтому требуется командировка за границу. Как оформить авансовый отчет в этом случае? Для этого учитываются особенности:

вернувшись из поездки, работник должен составить отчет в течение трех рабочих дней;
если деньги выдавались в иностранной валюте, то это непременно указывается в документации;
сведения о тратах в иностранной валюте должны вноситься без перевода по курсу рубля;
если документы, подтверждающие те или иные расходы, составляются на иностранном языке, то придется заняться их построчным переводом на русский язык;
процесс перевода может выполняться непосредственным работником компании или сотрудниками специализированных компаний;
если билеты на разный транспорт созданы на иностранном языке, то непременно требуется перевод реквизитов, к которым относится Ф.И.О. пассажира, место прибытия, рейс, даты отправки и прибытия, а также стоимость билета;
не требуется переводить сведения, не обладающие какой-либо значимостью, например, сюда относятся правила перелета или особенности перевозки багажа;
не возникает необходимость в переводе, если у гражданина имеется электронный билет, так как в нем все сведения заполняются на основании требований Единого международного кодификатора;
перевод требуется для всех других подтверждающих бумаг, к которым относится счет из гостиницы или чек за аренду машины.

Только при учете всех вышеуказанных требований работник фирмы сможет подтвердить целевую трату денег, полученных от работодателя. Если для перевода привлекаются сотрудники специализированных компаний, то затраты на такие услуги причисляются к прочим расходам компании.

Отчет о командировке: общая характеристика

Новации законодательства, в том числе изменения 2020 года, говорят, что отчет по командировке составляется в свободной форме. Как заполнить образец отчета мы покажем ниже.

Сам по себе это внутренний распорядительный документ фирмы (предприятия). Его положения не могут ухудшать права работающего, закрепленные в Трудовом кодексе и других законодательных актах.

Для чего нужен документ

Он, прежде всего, регулирует финансовые и трудовые отношения между работодателем и сотрудником. Это позволяет гарантировать сотруднику компенсацию, т.е. возместить его расходы. Фирма получает эффективный механизм контроля денежных ресурсов.

Особенности документа

Этот документ может состоять из одной-двух страниц текста, а может достигать десятка страниц, заполненных цифровыми данными. Как правило, объем документа с реквизитами и подписью составляющего – не более страницы. В одностраничном тексте вполне можно указать всю необходимую информацию.

В авансовом отчете отображается также обязательный перечень расходов:

суточные для проживания;
стоимость проезда в транспорте;
согласованные с работодателем затраты, в том числе представительские.

В каких случаях и кто составляет

Составляется он для рационального учета средств. Это особенно важно при выдаче авансовых денег. Эффективно использование такого организационного контроля, если нет невозможности заранее предвидеть размер текущих расходов.

Составление отчетных документов по командировке – работа самих сотрудников, которые выполняли задание фирмы или государственного предприятия. В некоторых случаях их составлением может озадачиться представитель руководящего звена компании.

В таких случаях отчет носит обобщающий характер. Он дает информацию о работе всего подразделения на выезде, включая данные о перспективных направлениях работы с удаленными компаньонами или клиентами.

Что внести в отчет о командировке обязательно

Необходимо точно указать, сколько длилась поездка на другое место работы по решению руководства. Указываются выполненные задания.

Не рекомендуется перегружать текст мелкими деталями, несущественными подробностями. Достаточно указать те пункты, которые помогут понять по этой отчетности, что смог и успел сделать для фирмы сотрудник на выезде.

Грамотное внесение данных о начале и завершении выездного задания поможет бухгалтерии верно рассчитать затраты и выплатить компенсацию работнику в полном объеме и вовремя.

Как командировочному определить время работы за пределами фирмы? Для этого используются проездные билеты, документы об оплате услуг проживания в гостинице или чек за наем жилья. Есть и третий вариант – служебная записка, которая должна подтверждаться принимающей стороной.

Сроки сдачи документа

Сдается документ в течение трех дней. Отсчет начинается со следующих моментов:

возвращение из командировки;
выход из отпуска;
возвращение с больничного.

Поэтому отсчет в три дня начинается с того момента, когда гражданин возвращается на работу для продолжения трудовой деятельности. Если нарушаются сроки передачи авансового отчета по командировке, то это приводит к тому, что работник не получает от компании денежные средства, покрывающие понесенные им расходы. Дополнительно такая ситуация может стать основанием для привлечения компании к ответственности, если нарушения будут выявлены налоговыми инспекторами.

О документе

Главный законодательный акт, который регламентирует методы и правила составления и предоставления авансовой отчетности — Указание «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. Банка России. Он четко устанавливает правила и условия для юридических лиц, и субъектов малого бизнеса.

Частично при составлении отчета можно руководствоваться Постановлением Правительства от 13.10.2008 г. «Об условиях направления работников в служебную командировку».

Перед командировкой сотрудник пишет заявление, где отмечается цель получения средств, размер и период, на который они выдаются. Заявление подписывается руководителем при условии, что у данного командированного нет задолженностей по предыдущим подотчетным суммам.

Заполнение авансового отчета считается обязанностью командированного, который в данном случае выступает в качестве подотчетного лица, которому предприятие авансом выдало наличными деньгами некоторую сумму под отчет. Обычно в командировку направляется сотрудник компании.

В отдельных случаях командированными могут стать физические лица, оказывающие предприятию услуги по условиям гражданско-правовых договоров: по оказанию услуг или по договору подряда. В этом случае они приравниваются к штатным сотрудникам компании, соответственно авансовый отчет входит в их обязанность после командировки. Также его составляют и дистанционные сотрудники.

Данные по авансовым отчетам становятся решающим основанием для возмещения расходов.

Условия выдачи средств и проведения расчетов с внештатными сотрудниками ничем не отличаются от условий для штатных сотрудников. Предприятие может самостоятельно составить список тех, кто вправе получить авансовые суммы перед служебными поездками.

Когда предоставляется отчет

Авансовый отчет заполняется и сдается в течение трех дней:

с последнего дня командировки;
или по истечении периода, установленного для расходования авансовых сумм.

Затем бухгалтерия проверяет все сведения и одобряет отчет, если он полностью отвечает всем требованиям.

Как правильно рассчитать сроки

Пример 1. Средства получены сотрудником под отчет в четверг 12. 04. 2020 г. на 7 дней. Первым рабочим днем становится пятница 13. 04. 2020, последним – 23. 04. 2020, понедельник. Следовательно, начиная со вторника 24 апреля до четверга включительно, сотрудник должен написать и сдать отчет.
Пример 2. Сотрудник направлен в командировку с предоставлением ему авансовой суммы. Последним днем его командировки будет пятница. В понедельник он начинает работу на своем постоянном месте. Для отчета ему дается три дня, начиная со вторника и заканчивая четвергом.

Авансовый отчет направляется в бухгалтерию, где все сведения должны быть проверены и согласованы, в документ вписываются номера и суммы по дебету и кредиту.

Последним шагом становится подписание отчета, это делает директор предприятия. Затем финансовые затраты учитываются в бухгалтерском учете, после чего производится полный расчет с сотрудником.

Предприятие самостоятельно устанавливает, в какой срок требуется проверить сведения по расходам, каковы условия подтверждения отчета и окончательного расчета с сотрудником. Окончательным расчетом считается:

возврат сотрудником неизрасходованного остатка авансовой подотчетной суммы в кассу предприятия;
возмещение предприятием сотруднику средств, которые он затратил сверх авансовой суммы.

Содержание

Заполняется по форме NАО-1 (согласно Постановления № 55 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации» от 01.08.2001 г.) в единственном экземпляре.

Начиная с 2013 года, данная форма перестала считаться обязательной для юрлиц. Любое предприятие может разработать бланк авансового отчета для своего первичного учета по собственному усмотрению. Главное условие – это соответствие формы обязательным условиям, перечисленным в ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» (06. 12. 2011 г.).

В ней должна содержатся следующая обязательная информация:

общая сумма выделенных средств;
расходы, имевшие место по факту;
размер остатка или перерасхода.

Кроме того, может быть отражена информация по:

валютным операциям;
своевременности предоставления отчетности;
задолженностям сотрудника: их наличию или отсутствию;
необходимости вычета из зарплаты долга работника;
обязательствам включения выданной суммы в состав облагаемых доходов физлица, если отчет не был предоставлен вовремя.
доказательствам целевого расходования средств и возможности их учета в составе расходов.

Большинство предприятий применяют форму N АО-1, ввиду его удобства и полного соответствия требованиям. Бланк такового можно бесплатно.

Образец заполнения лицевой стороны АО

Образец оформления оборотной стороны формы №АО-1

Какие используются проводки?

Для утверждения правильно заполненного бланка авансового отчета по командировке требуется внести соответствующие данные в бухгалтерский учет. Для этого бухгалтером используются проводки, позволяющие отражать приходные или расходные операции. Расходы проводятся по счету 71.

Если гражданин потратил в поездке больше средств, чем им было получено от работодателя, то он может рассчитывать на компенсацию таких расходов. Для этого он должен подтвердить их официальными документами. Только в этом случае нужные сведения вносятся бухгалтером в учет фирмы.