Как осуществляется сдача отчетности в ФСС в 2020 году

Многие предприниматели и бухгалтеры предпочитают сдачу налоговой отчетности в электронном виде – это быстро, легко, удобно, к тому же снижается риск ошибок. В большинстве случаев предлагается классический вариант с обращением к специализированным операторам связи. Этот способ не всегда экономичен, а в некоторых случаях и довольно затратен. Поэтому бухгалтерам и предпринимателям стоит рассмотреть альтернативные варианты, которые позволят сократить расходы.

Давайте разберемся, существует ли сама возможность бесплатной сдачи электронной отчетности, и если да, то как можно ей воспользоваться. Также рассмотрим программное обеспечение, которое можно применить для этой цели.

Обязательно ли предоставление отчетности в электронном виде

Такую обязанность каждый контролирующий орган устанавливает отдельно. В частности, Федеральная налоговая служба предоставляет список налогоплательщиков, которые обязаны предоставлять отчетность в электронном виде. Помимо прочих, в него входят организации со штатом более 100 человек.

Также разрешается добровольный переход на электронный документооборот.

Более точную информацию по этому вопросу можно получить на официальном сайте интересующего вас контролирующего органа. Отчетность в электронном виде можно отправлять в Федеральную службу государственной статистики (Росстат), Пенсионный Фонд (ПФР), Росприроднадзор, Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР), Фонд социального страхования (ФСС), Федеральную налоговую службу (ФНС). Также можно проконсультироваться со сторонними специалистами.

Отчетность в Росстат

В Росстат отчетность в СБиС сдается по привычной вам схеме: письмо с отчетом попадает к оператору, а от него — адресату, в территориальный орган госстатистики. Таким образом, вы получаете подтверждение спецоператора, затем квитанцию и протокол проверки от Росстата. Если протокол проверки отрицательный, то следует исправить ошибки и отправить отчет заново.

АС Регистр – это комплексное Web-решение по обеспечению юридически значимого межотраслевого электронного документооборота:

— между государственными органами и отраслевыми организациями;
— между гражданами РФ и государственными органами и отраслевыми организациями;
— между гражданами РФ;
— между сотрудниками государственных органов и организаций;
— между резидентами и нерезидентами, как юридическими, так и физическими лицами.

Обзор рынка сервисов для сдачи электронной отчетности

Существует несколько мелких игроков – таких как «Фельдъегерь» (ООО «Русь-Телеком»). Однако большинство пользователей предпочитают крупных операторов, которые позволяют отправлять документы в электронном виде. Их четыре: «Калуга Астрал», «СКБ Контур», «Такском» и «Тензор».

Также есть программы, которые позволяют вести бухгалтерский учет и передавать электронную отчетность, не пользуясь сторонними сервисами. Это 1С (используется «Калуга Астрал»), Контур.Бухгалтерия, БухСофт-Онлайн и другие.

Все четыре указанных выше программы для отправки электронной отчетности имеют ряд общих плюсов. Это возможность отправлять файлы из систем бухгалтерского учета (в том числе синхронизация с сервисами) и доступ к нормативной базе. Также все программы предполагают заполнение и проверку электронной отчетности.

Есть и особые плюсы у каждого варианта. У «Контура» это диагностика, которая упрощает работу с программой, а также удобная опция заполнения документов для ПФР. У «СБИС» – возможность использования в большинстве ОС (другие компании либо не предоставляют ПО для систем кроме Windows, либо предлагают слабо работающие решения), хорошая справка и удобная работа с декларациями ФНС.

Стоит рассказать и о минусах. Один из важнейших – проблемы с обновлениями и отправкой данных. Такой недостаток обычно отмечают пользователи «Контура»: в отчетный период программа «перегружается», шаблоны не всегда обновляются вовремя, а передача документов может проходить несколько дней. Часто в то время, когда большинство пользователей отправляют документы, сервис попросту не выдерживает нагрузки и ломается.

Все перечисленные решения платные, хотя в некоторых случаях предоставляется тестовый период (как правило, на 14 дней). При этом стоимость вариантов очень сильно различается.

Также стоит учитывать, что все контролирующие органы предлагают сдавать электронную отчетность через их программы. Об этом мы подробнее расскажем ниже.

Сдача отчетов в ФСС

Сдача отчетности в ФСС носит обязательный характер для всех индивидуальных предпринимателей, имеющих наемных сотрудников, с которыми заключен трудовой договор в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РФ.

В этом случае ИП считается страхователем и должен в этом качестве встать на учет в Фонде. Отметим, что сам предприниматель в отношениях с Фондом социального страхования не состоит и не производит выплату взносов в него, за исключением случаев, когда ИП добровольно вступит в данные правоотношения (законодательно он это делать не обязан). Поэтому отчетность в ФСС за 2020 год, а также в 2018 году предпринимателем за себя одного в общем порядке не сдается. Если же у ИП имеются наемные работники, то им ежеквартально подаются отчеты по форме 4-ФСС.

Отметим, что c 1 квартала 2020 года применяется новая форма расчета 4-ФСС, которая утверждена приказом ФСС РФ от 26.02.2016 года № 59. В связи с тем, что в бланки периодически вносятся изменения, лучше их брать непосредственно в отделениях фонда или с его официального сайта.

Если вы берете бланк со сторонних ресурсов, обратите внимание на его реквизиты. На сегодняшний день используется только форма 4-ФСС. Прежние бланки недействительны и не принимаются специалистами фонда.

Сроки сдачи отчетности в ФСС определены законодательством, и предприниматель должен учитывать их, в противном случае штрафа не избежать. Впрочем, в отличие от того же Пенсионного фонда, Фонд социального страхования крайне редко обращается в судебные органы, используя иные рычаги воздействия на нерадивых страхователей.

К содержанию

Способы сдачи

Отчетность ИП в ФСС может быть сдана следующими способами:

На личном приеме.
В электронном виде посредством электронных каналов связи.
Почтовым отправлением.

К содержанию

Сдача на личном приеме

В первом случае все предельно просто: необходимо прийти в территориальное подразделение ФСС, отсидеть иногда приличную очередь и сдать отчет. Данный способ самый простой, но требует определенного запаса времени. В бумажном виде отчетность подается до 20 числа месяца, следующего за отчетным.

К содержанию

Электронная отчетность

Второй вариант предполагает использование специального программного обеспечения, а также наличие у предпринимателя электронно-цифровой подписи и договора о такой форме представления документов. Отметим, что с каждым годом электронная отчетность в ФСС набирает популярность, так как избавляет от необходимости посещения Фонда.

Но, как советуют специалисты, после отправки электронного отчета имеет смысл распечатать бумажный экземпляр для хранения. В электронном виде отчетность подается до 25 числа месяца, следующего за отчетным.

К содержанию

Отправка почтой

Отправка отчетов по почте возможна только заказным письмом с объявленной ценностью, достаточно указать ее в один рубль. Второй экземпляр описи вложения следует прикрепить к бланку отчета. Следует помнить, что данный способ самый затратный, но позволяет избежать очередей, а также представить отчет вовремя, если срок подходит к концу – по правилам, сроком сдачи является именно дата отправки.

К содержанию

Сдача до окончания отчетного периода

Таким образом, вопрос, как сдавать отчетность в ФСС, имеет три варианта ответа, что дает ИП определенную свободу выбора. Кстати, в некоторых ситуациях не запрещено сдавать отчетность гораздо раньше окончания срока ее представления. Например, если предприниматель не имеет наемных сотрудников, но при этом у него они были ранее, и он находится на учете в ФСС как страхователь, то обязанность представления отчетов у него сохраняется.

Но нулевая отчетность в ФСС, например, за год может быть им представлена до окончания отчетного периода. При этом он не должен до конца данного периода производить физическим лицам выплаты, с которых предусмотрены взносы во внебюджетные фонды. Аналогично сдается и промежуточная отчетность.

К содержанию

Составление отчетности

В большинстве случаев файлы выгружают из систем бухгалтерского учета – таких как 1С или SAP. Отчетность формируется в программе, а специальный сервис используется только для ее отправки. Но у этого варианта есть один серьезный недостаток. Дело в том, что в таких программах далеко не всегда вовремя обновляются форматы электронной отчетности. Это происходит по разным причинам. Чаще всего либо разработчики не успевают учесть все нововведения, либо пользователи забывают установить обновление. Бывают также случаи, когда установка невозможна по техническим причинам.

Чтобы решить эту проблему, можно использовать ПО для составления электронной отчетности, которое предоставляют контролирующие органы. Такие программы полностью бесплатны. Вот список контролирующих органов со ссылками на ПО:

ПФР. Spu_orb.
РПН. Модуль природопользователя.
ФСРАР. Раздел для подачи деклараций.
Росстат. ПО для заполнения форм статотчетности.
ФНС. Налогоплательщик ЮЛ.
ФСС. Подготовка расчетов.

На указанных выше сайтах вы сможете найти дополнительное программное обеспечение, которое поможет решить вопрос с составлением и отправкой электронной отчетности.

Важно понимать, что многие сервисы спецоператоров связи, за использование которых приходится платить крупные суммы, обращаются непосредственно к ресурсам контролирующих органов. Это касается таких опций как выяснение ИНН, получение выписок из ЕГРИП и ЕГРЮЛ, проверки отчетности в ПФР и пр. Все эти услуги можно получить бесплатно. Более того, несмотря на распространенный стереотип о неудобстве государственных сервисов, все перечисленное ПО отлично выполняет свои функции, а на его освоение уходит совсем немного времени. Есть только один момент, который нужно учитывать: если предполагается отдельная подгрузка xml-шаблонов, нужно чаще обновлять файлы. Это в первую очередь касается тех, кто отправляет документы в Росстат. Оптимальный вариант – хранить xml-шаблоны в репозитории и обновлять их централизованно.

Особенности применения программных средств

В настоящее время существуют специальные программы и дополнительные модули, обеспечивающие взаимодействие фирм с контролирующими и прочими учреждениями, в том числе и с ФСС. Руководство Фонда принимает активное участие в разработке подобных продуктов, с тем, чтобы сделать процедуру сдачи максимально быстрой и удобной для обеих сторон. Они значительно облегчают как процесс создания нового отчета, так и отправки его по месту требования для проверки.

Если речь идет о специализированном программном продукте, предназначенном для отправки электронной отчетности и документооборота, то он осуществляет лишь проверку загруженного файла на правильность заполнения с использованием тех же методов, что и ФСС. В случае использования особого модуля функционирующей в организации информационной системе учета, автоматически будет производиться и процесс составления отчетной формы, и ее последующая отправка в Фонд. Такой вариант существенно снизит затраты времени и сил и исключит возможность наличия ошибок при заполнении.

Готовый, правильно составленный отчет автоматически отправляется на принимающий сервер Фонда для проверки. В случае его нестабильной работы или занятости, уже посланные на отправку файлы, хранятся на локальном сервере программы в ожидании своей очереди без какого-либо участия человека. Все ответные документы — квитанции, подтверждающие факт сдачи отчетности, протоколы с ошибками, также сохраняются, и всегда доступны пользователю. Кроме того автоматизированные средства фиксируют все даты отправки и приёма, которые могут пригодиться в случае возникновения в будущем спорных вопросов.

Передача отчетности

Документы можно не только оформлять, но и отправлять бесплатно. Для передачи отчетности есть государственные сервисы. Их предоставляет каждый контролирующий орган:

Сайт РПН.
Кабинет страхователя. ПФР.
Система сбора отчетности. Росстат.
Сайт ФСРАР.
Сдача бухгалтерской и налоговой отчетности. ФНС.
Шлюз ФСС.

На сайтах указаны основные требования. Как правило, нужна квалифицированная электронная цифровая подпись, криптопровайдер. В некоторых случаях требуется также плагин, который обеспечивает корректную работу криптопровайдера с браузером.

Преимущество этого способа – он полностью бесплатен. Недостаток – нужно регистрироваться на каждом сайте отдельно. Если приходится работать с большими объемами данных, это может стать проблемой. Именно поэтому некоторые бухгалтеры и предприниматели предпочитают платные сервисы, которые упрощают процесс отправки документации.

Квалифицированные электронные подписи (КЭП)

Это единственный момент, на котором не удастся сэкономить.

Каждый отчет перед отправкой нужно подписать электронной цифровой подписью. Получить ее бесплатно почти невозможно. Единственная ситуация, в которой это удается сделать – использование программы для передачи отчетности во время акций. Некоторые компании предоставляют тестовый период, который может длиться от 2 недель до 6 месяцев и даже до года в зависимости от условий. Часто во время таких акций бесплатно выдают электронную подпись для передачи отчетности.

Кстати, акции и тестовый доступ – отличный способ экономии. Помните, что компании часто меняют условия, и следите за нововведениями.

В большинстве случаев, впрочем, приходится оформлять электронную подпись платно в аккредитованных УЦ (удостоверяющих центрах).

Возможно, у вас уже есть КЭП, которую вы делали для других целей. Но учитывайте, что она может не подойти для подписания отчетов – эту информацию нужно уточнять у специалистов.

Помимо подписи потребуется программа-криптопровайдер, за которую также придется заплатить. Контролирующие органы в большинстве случаев работают с КриптоПро. Плюс этого варианта – пробная лицензия на 3 месяца. Если вы хотите сэкономить максимальную сумму, можете установить сначала старую версию криптопровайдера, а через 3 месяца — обновленную. Таким образом вы продлите бесплатный период до полугода. Однако после этого все равно придется покупать лицензию.

Существуют также КлаудКЭП – облачные КЭП. С ними работают некоторые спецоператоры. Криптопровайдер в таких случаях не требуется. Но есть и минус: с облачными КЭП невозможно работать на сторонних ресурсах.

Ошибки и их последствия

Существует два типа ошибок при работе со шлюзом отчетности ФСС:

Проблемы с физическим носителем ключа, электронным сертификатом, а также проблемы, связанные с ошибками в работе удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, равно как и ошибки пользователя в организации, при работе с ключами и электронной подписью. Они устраняются повторной отправкой отчета, с соблюдением всех установленных правил, обращением в удостоверяющий центр для переиздания сертификата. Этот вид ошибок наиболее неприятен и опасен нарушением сроков сдачи отчетности. Датой предоставления отчета считается день подачи документа без ошибок. Если отчет подавался с ошибками, он не будет принят системой. Если ошибки затем исправляются, то датой подачи считается день отправки именно откорректированного отчета, а не первичного.
Расчетные ошибки бухгалтерской службы. Отчет ФСС содержит контрольные соотношения и цифры, нарушение которых автоматически обнаруживаются системой. Характер ошибок виден пользователю и дается в виде «подсказок»: что именно следует изменить и почему. Пользователь обязан исправить ложные сведения. После этого отчет отправляется в ФСС повторно.

Важно! В последний день, отведенный законом для сдачи отчетности, шлюз приема испытывает значительную нагрузку и может работать в замедленном режиме. Целесообразно сдавать расчеты заблаговременно.

Нарушение сроков сдачи отчетности, игнорирование требований исправления ошибок в предоставляемых сведениях грозят организации штрафными санкциями.

Подводя итоги

Электронный шлюз приема отчетности в ФСС – один из наиболее удобных и экономичных способов сдачи расчетов в Фонд. Для того чтобы воспользоваться им, требуется наличие в организации электронной подписи, аналога физической подписи ответственного лица, с помощью которой заверяется электронная отчетность. ЭП можно получить в уполномоченных федеральных центрах вместе с подтверждающим ее легитимность сертификатом.

При взаимодействии с ФСС необходимо изучить термины, закрепленные в приказе Фонда №19, для корректной совместной с ним работы.

Перед началом пользования шлюзом следует пройти регистрацию на сайте, получить ряд расширенных прав пользователя и установить сертификаты УЦ организации и ФСС. Файл можно подготовить непосредственно на сайте или в учетной программе страхователя.

Во избежание нарушения сроков сдачи отчетности и последующих штрафных санкций рекомендуется сдавать отчет за 2-3 дня до истечения этих сроков.

Сколько придется потратить?

Если вы будете использовать для подготовки и сдачи отчетности ресурсы контролирующих органов, то за эту процедуру платить не нужно совсем. Правда, затраты времени будут больше, чем при использовании специализированных сервисов, но деньги тратить не придется. Важный момент: такое решение не всем подойдет. Бухгалтерам крупных организаций приходится работать с огромными объемами данных, сдавать множество отчетов. Регистрация и отдельное использование каждого госресурса для них попросту нецелесообразно. Зато для ИП и небольших компаний это отличный вариант экономии.

Однако даже при использовании госпрограмм нужно приобрести КЭП. Стоимость подписи – около 1500 р., но цена может сильно варьироваться. Но есть один момент, который нужно учитывать. Дело в том, что криптопровайдеры и КЭП можно применять не только для передачи отчетности. Они также используются для работы с порталом госуслуг и других ресурсов, для интернет-банкинга и пр. Именно поэтому затраты на ЭЦП и криптопровайдер нельзя в полной мере отнести только к электронной отчетности.

Есть и другой вариант: тестовый период платного сервиса. Вы сможете получить временный доступ к полному функционалу программы, включая заполнение, проверку, отправку отчетности. Таким образом можно сравнительно долгое время пользоваться сервисами бесплатно, переходя с одного на другой. Однако такое решение будет работать только в определенный период – конечно, если вы не решите каждый раз регистрировать новую компанию.

С другой стороны, тестовый период позволит вам сравнить разные сервисы по подготовке и передаче отчетности, а затем выбрать наилучший вариант. Поэтому, так или иначе, воспользоваться бесплатными предложениями компаний стоит.

Также тарифы на некоторые сервисы – в частности, «СБИС» – ниже, чем на аналоги. Стоимость услуг может начинаться от 900 рублей. Также «Тензор» предлагает специальный тарифный план «СБИС» для сдачи нулевой отчетности. Есть и другие варианты – например, только передача документов без заполнения.

Наконец, чтобы сэкономить, можно внимательнее следить за акциями.

Перейдя по этим ссылкам, вы сможете узнать и сравнить тарифы:

«СБИС»,
«Калуга Астрал»,
«Такском»,
«Контур.Экстерн».

Обратите внимание: тарифы на работу с отчетами могут различаться в зависимости от региона. Убедитесь, что регион указан правильно.

Бесплатная сдача электронной отчетности – миф или реальность?

Как мы с вами убедились, подготовить и отправить документы без затрат вполне возможно, хотя и не слишком легко. Если не удастся получить ЭЦП по акции, придется все же потратить около 1500 рублей, но в рамках бизнеса эта сумма зачастую совершенно незначительна.

Однако у бесплатного решения есть и ряд минусов. Главный из них – слишком большой объем работы при сдаче отчетности для крупных компаний. Впрочем, совместными усилиями бухгалтерского отдела и системного администратора можно настроить бесплатный сервис таким образом, что он будет работать не хуже платного. Но при этом нужно быть готовым к тому, что потребуется частое вмешательство со стороны специалистов вашей компании. В частности, придется обновлять корневые сертификаты и КЭП, исправлять шаблоны, настраивать программу-криптопровайдер и пр. Некоторые платные сервисы избавляют от таких проблем: например, «СБИС» обновляется автоматически, не требуя внимания системного администратора и бухгалтера.