Как запросить акт сверки у контрагента: пошаговая инструкция

Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.

Что такое акт сверки и зачем он нужен

Представим ситуацию. Одна компания регулярно поставляет другой несколько категорий товаров — хлеб, печенье и масло. Поставки происходят дважды в неделю, а расчёт за них — только 1 раз в месяц. Как сторонам контролировать, нет ли у них задолженностей друг перед другом? Акт сверки взаимных расчетов является документом, фиксирующим движение денежных средств между заказчиком и поставщиком, а также подтверждающим наличие или отсутствие задолженности.

С точки зрения законодательства, проверять партнёров таким образом необязательно. Многие предприниматели обходятся без этого документа. Но практика показывает, что он многократно упрощает расчёты и позволяет сделать оборот денежных средств полностью прозрачным. Сверки с контрагентами дают возможность вовремя выявлять недостачи, долги, а следовательно предотвращать убытки.

Акты сверки не являются обязательными документами, но их подготовка существенно упрощает бухгалтерский учёт

Пример продления срока исковой давности по задолженности

Сверка расчетов с контрагентами влияет на списание безнадежных долгов компании, которые относятся на 91 счет бухгалтерского учета (как прочие доходы или расходы). С момента подписания акта 3-летний исковой срок продлевается и начинается новый отсчет.

Конкретный пример:

на 01 марта 2020г. по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеет долг 200 000 руб. за проданную предприятию «Колокольчик» продукцию. Реализация товара произошла 30 декабря 2012г. Условия оплаты по договору – в течение 2-х месяцев с момента отгрузки покупателю. Акт сверки с данным контрагентом был подписан 01 октября 2013г. Когда именно главный бухгалтер «Иволги» вправе списать безнадежную дебиторскую задолженность на прочие расходы компании по причине истечения 3-летнего срока исковой давности?

Фактически обязательства перед возникли 30.12.2012г. Срок оплаты – не позднее 30.03.2013г. С этого момента отсчитываем 3 года, эта дата – 30 марта 2020г. Но при подписании акта сверки 01.10.2013г. произошла автоматическая пролонгация срока исковой давности еще на 3 года – до 01.10.2016г. Если на конец дня 01 октября 2020г. продавец не погасит долг (полностью или частично) или не предпримет никаких попыток признать свою задолженность, сумму бухгалтерской справкой и составлением специального акта можно будет списать на расходы организации.

Кто должен составлять акт

Право проверить взаиморасчёты есть у обеих сторон сделки. То есть, и заказчик, и поставщик вправе предложить другой стороне организовать сверку. «Предложить» здесь ключевое слово. Нельзя обязать контрагента подписывать и тем более готовить такие документы, если это прямо не прописано в контракте. Поэтому, когда предприниматель планирует, что его бухучёт будет вестись подобным образом, необходимо заложить соответствующее условие в контракты с партнёрами.

Как правило, документ подписывают руководитель организации, бухгалтеры или специально уполномоченные сотрудники.

Право подписи у бухгалтера

Акт взаиморасчётов не является документом первичной отчётности, он требуется только упрощения бухгалтерской отчётности. Он не имеет доказательной силы в суде: то, что документ выявит задолженность одной из сторон, не является достаточным аргументом для суда. Тем не менее он существенно повышает шансы на взыскание дебиторской задолженности и может использоваться в качестве дополнительного доказательства.

По этим причинам необязательно визировать проверку взаиморасчётов подписью руководителя. Вполне допустимо ограничиться подписью бухгалтера, особенно если документ не содержит расхождений. Такой вариант подойдёт для внутреннего документооборота. Но если необходимо, чтобы акт обладал большей юридической силой, лучше обеспечить его визой директора.

В каком порядке обычно проходит сверка

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию, ее делового партнера, о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности и сообщает об этом представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации формирует акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую компанию.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить по-другому. Предлагаем следующий алгоритм действий:

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.

2. Бухгалтер второй компании вносит в свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.

3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.

4. Бухгалтер первой организации формирует новый уже скорректированный акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.

5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Пример 3
ООО «Ромашка» реализует товары ООО «Резеда» по договору поставки. ООО «Ромашка» составило акт сверки расчетов между организациями, в котором отразило сумму задолженности ООО «Резеда» перед ООО «Ромашка», равную 315 800 руб. ООО «Резеда», получив документ по электронной почте, не согласилось с суммой долга. По данным ООО «Резеда», задолженность составила 256 800 руб. Оказалось, что в учете ООО «Ромашка» реализация товаров на сумму 59 000 руб. была внесена два раза. Что необходимо сделать бухгалтеру ООО «Ромашка»?
Прежде всего следует внести корректировки в бухгалтерский и налоговый учет. «Задвоенная» реализация может привести к переплате НДС и налога на прибыль. Поэтому, если налоговые декларации за период, когда была допущена ошибка, уже сданы, целесообразно будет сдать уточненные декларации. Напомним, что при переплате налога подавать уточненную декларацию налогоплательщик не обязан, но имеет право на это (п. 1 ст. 81 НК РФ). Однако при подаче «уточненки» налоговый инспектор внесет изменения в налоговую карточку организации, в которой отражаются суммы задолженности по налогам, поэтому данным правом лучше не пренебрегать.
После внесения исправлений в учет бухгалтер ООО «Ромашка» должен сформировать новый акт сверки, в котором будет верная сумма задолженности ООО «Резеда» — 256 800 руб. Готовый акт сверки в двух экземплярах подпишут руководители обеих компаний.

Правила составления акта

Как сделать акт сверки? Лучше всего составлять такой документ за конкретный отчётный период:

месяц;
квартал;
полугодие;
9 месяцев;
год.

Во время завершения сотрудничества можно подготовить итоговую проверку за всё время работы. Целесообразно озаботиться проверкой в экстренной ситуации, например, в случае недостачи или неправильного зачисления средств на счёт поставщика. Документ включает фактическое состояние расчётов на конкретный момент времени и в ряде случаев выявляет сумму задолженности.

Акт взаиморасчётов составляется в свободной форме, но должен включать следующие данные:

наименование документа;
названия сторон с указанием их адресов и ИНН;
реквизиты договора, по которому сотрудничают стороны;
дату составления и подписания;
период, по итогам которого проводятся взаиморасчёты;
реквизиты первичных документов, подтверждающих расчёты (например, товарные накладные или платежные поручения);
список операций и общую сумму по ним;
сумму общего оборота;
размер долга (если присутствует) на конкретную дату;
подписи сторон и печати (при наличии).

Пример акта сверки взаиморасчётов в 1С

Сверка по расчётам

Сверка по взаиморасчётам может показать, что у сторон нет недостач и задолженностей друг перед другом или напротив выявить их. Самый удобный вариант сейчас — сверка актов сверки онлайн. Документ можно подготовить в электронном виде, отправить контрагенту по сети и скрепить цифровыми подписями. Для упрощения работы следует как можно активнее применять специальные компьютерные программы.

Как в 1С сделать акты сверок? Откройте программу и выберите вкладку «Покупка». В выпадающем меню будет ссылка с соответствующим названием. Жмите кнопку «Добавить» и вы создадите новый файл. Номер и дата ставятся в нём автоматически. Дату можно изменить в календаре или ввести вручную. Далее нужно указать период взаиморасчётов, вписать название своей организации и контрагента. В поле «договор» из общего списка выберите необходимый контракт.

Когда предварительная работа проделана, выберите вкладку «по данным организации», кликайте кнопку «заполнить» и «по данным бухгалтерского учёта». Документ почти готов, нажмите только кнопку «печать» (если необходима бумажная версия).

Преимущество современного программного обеспечения в том, что большую часть работы не нужно выполнять вручную. Например, в 1С распечатать акты сверок можно за одну минуту. Но даже если компания не использует эту систему, подготовить бланк Excel ненамного труднее.

Разногласия в акте сверки

Что делать, если по ходу проверки у сторон возникли разногласия? Во-первых, одна из сторон может отказаться от подписания такого акта. Это её законное право. Во-вторых, можно подготовить отдельный реестр расчётов или протокол разногласий. Рассмотрим, как подписывать акт сверки с расхождениями и чем может помочь протокол разногласий.

Это несложный документ, в котором указывают наименования сторон, а все расхождения с комментариями записывают в таблице. Желательно, чтобы протокол разногласий подписали обе стороны, хотя любая из них вправе отказаться. Протокол не подтверждает наличие задолженности, а подпись контрагента не означает, что он согласен с ней. Протокол фиксирует именно наличие разногласий между участниками сделки и конкретизирует их (например, сумму долга).

протокола разногласий: Протокол разногласий к акту сверки взаиморасчётов

акта сверки с разногласиями: Акт сверки с разногласиями

Акт можно подписать даже в том случае, если у сторон есть разногласия

Правила заполнения

Акт сверки — документ, у которого отсутствует строго определенная форма, действующая на территории всей страны. Поэтому у каждой организации есть право составить акт в удобной форме.
В этот документ списывается ряд основных данных:

Порядковый номер документа.
Данные организаций.
Сроки действия документа. Чаще всего это даты, в которые проводилась сверка расчетов обеими сторонами.
Договор.
Место. Чаще всего в акте указывается местонахождение организации, которая предоставляет этот документ.
Дополнения. Если у фирмы есть замечания или комментарии, они должны быть отражены в этой части документа.

Читать так же: Расчет аванса в 2020 году

Основная часть акта представляет собой таблицу, куда вносятся все данные о задолженности. Организация вправе вносить эти данные любым удобным способом.

Акт сверки взаимных расчетов

Выше представлены общие рекомендации по подготовке документа. Ещё раз акцентируем внимание на том, что единой формы нет, вполне допустимо изготовить его самостоятельно. Однако в любом случае гораздо удобнее воспользоваться 1С или хотя бы Excel.

Документ составляется в двух экземплярах. Источником информации являются данные одной из сторон: она готовит перечень взаиморасчётов. Затем другая сторона знакомится с ним и сопоставляет с собственной информацией. По итогам работы могут выявиться задолженности или, напротив, их отсутствие.

заполнения акта сверки взаиморасчетов по ссылке: Акт сверки взаиморасчётов

Как правильно оформить акт?

В законодательстве нет единой формы, которая используется при формировании данного акта. По этой причине юристы говорят о возможности использования свободного бланка. Некоторые организации разрабатывают шаблоны актов сверки, тогда требуется составлять документ по имеющемуся образцу.

Для написания можно использовать простой лист формата А4. При составлении важно учесть, что должно получится 2 экземпляра. Каждому заинтересованному участнику достанется по одному. После заполнения и подписания потребуется оба варианта направить второй стороне, чтобы она могла сравнить отраженные в документе сведения с теми, что есть у нее. При отсутствии возражений относительно перечислений финансового значения, прописанных в акте, второй участник ставит свою подпись на документе.

Затем один экземпляр возвращается составителю. Если возникает необходимость, то допустимо заверить акт при помощи печати.

Однако, нужно иметь в виду, что с 2020 года закон отменил требование относительно использования организациями печатей. Юристы говорят о том, что при отсутствии данного реквизита при возникновении судебного спора, акт может быть признан не соответствующим действительности.

Во избежание затягивания сроков, в ходе которых происходит пересылка документации, нужно отразить конкретные временные рамки. Прописывается количество дней, в течение которых бумага должна быть возвращена составителю.