Расходный кассовый ордер: бланк и образец заполнения

Заполнение ордера

ПКО выписывают от руки или печатают при помощи вычислительной или пишущей машинки. Исправления и помарки при заполнении не допустимы. Если при оформлении ордера допускают ошибку, то его переписывают заново.

В заголовке указывается наименование организации и структурного подразделения (при его отсутствии ставится прочерк).

Строка «Коды» заполняется в соответствии со справкой Госкомстата.

Графу «Номер документа» заполняют на основании журнала регистрации кассовых документов (приходных и расходных) по форме № КО-3.

Документы в кассе нумеруют с начала календарного года по порядку.

Строка «Дата составления» заполняется арабскими цифрами в определенной последовательности: ДД.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер меньше 10, то первой цифрой будет 0.

ПКО составляют в день поступления денежных средств в кассу, то есть дата, указанная в бланке – день оприходования средств.

Дебит и кредит

Графы «Дебет» и «Кредит» оформляет бухгалтер, который обрабатывает первичный документ.

В строку «Дебит» заносят номер счета, по дебету которого осуществляется приход денег. Может быть записан номер субсчета соответствующий рабочему плану счетов предприятия.

Графа «Кредит, код структурного подразделения» содержит код структурного подразделения, которому приходят средства (если оно есть). Например, код отдела магазина или конкретной торговой точки.

В строке «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывают номер счета и при необходимости субсчета, по кредиту которых отражается поступление денег в кассу.

«Кредит, код аналитического учета» содержит код аналитического учета по счетам, указанным в предыдущей строке, если их применение предусмотрено в организации.

Сумма

Строку «Сумма, руб. коп.» заполняет уполномоченное лицо и указывает сумму денежных средств, пришедших в кассу. Графа «Код целевого назначения» содержит код назначения использования оприходованных средств. Применяется в случае использования организацией данной системы кодирования.

В строке «Принято от ________» нужно уточнить от кого приняты средства. Если от работника своей организации, то указывают в родительном падеже его ФИО. Если от сотрудника сторонней организации, то отмечают, от какого предприятия и через кого (ФИО).

Строка «Основание» содержит данные об источнике поступления наличных средств, то есть отмечается содержание финансовой операции.

В графе «Сумма» записывается сумма поступающих в кассу денежных средств. Рубли указывают с заглавной буквы прописью с начала строки, копейки – цифрами. Оставшееся пустое место строчки прочеркивается. Если сумма указана без копеек, то в ордере следует отметить точно также.

Графа «В том числе» содержит сумму НДС. Ее записывают в цифровом виде или указывают «без налога (НДС)». Строка «Приложение» содержит перечень прилагаемых первичных и иных документов.

Квитанцию к ПКО заполняют аналогичным образом.

Форма приходного кассового ордера

Для оприходования денежных сумм, полученных наличными, в кассу используют бланк формы КО-1, утвержденный Госкомстатом России (Постановление от 18.08.98 № 88), номер формы по ОКУД – 0310001.

Необходимо использовать только данную утвержденную форму, изменять ее организации не могут.

Допускается заполнение документа как вручную, так и в электронном виде.

Приходный ордер могут оформлять:

Главный бухгалтер;
Бухгалтер, кассир, иное лицо, назначенное руководителем исполнять обязанности кассира;
Руководитель или ИП при отсутствии вышеуказанных лиц.

В приходном ордере не допускается внесение исправлений. Некорректно заполненный документ, или документ, в котором присутствует ошибка, помарка должен быть уничтожен и оформлен заново.
На документе расписываются главный бухгалтер и бухгалтер либо кассир. Если этих должностей нет на предприятии, ордер должен подписывать руководитель.

Для чего нужна печать индивидуального предпринимателя? Что сделать, чтобы её получить – читайте по ссылке.

Где можно ?

Для того, чтобы приходного кассового ордера нажмите на ссылку.

Бланк документа включает два раздела: сам ордер и квитанцию, заполненную на его основании.

Образец приходного кассового ордера.

Порядок заполнения бланка приходного ордера

Заполнение полей основной части бланка происходит следующим образом:

В соответствующем поле заполняется официальное наименование организации согласно учредительным документам.
Для обособленных подразделений предприятия (если они есть) заполняют поля «Структурное подразделение» и «Код структурного подразделения».
В поле «Номер документа» проставляют номер ордера по порядку. Нумерация ордеров открывается заново для каждого календарного года.
В поле «Дата документа» должно быть указано число, когда деньги поступили в кассу.
В поле «Дебет» указывается счет бухгалтерского учета, на котором будут учтены поступившие средства: 50 «Касса» (ИП, не использующие план счетов в своей работе, проставляют прочерк в этой графе и в графе «Кредит»).
В поле «Кредит» должен быть проставлен номер счета, на котором отражается источник поступления денег: 51 для поступлений с расчетного счета, 90.1 для принятия в кассу выручки, 71 для расчетов по подотчетным суммам, 62 для поступлений от покупателей и другие.
В графе «Сумма» табличной части ордера проставляется поступившая в кассу сумма цифрами (рубли и копейки разделяются черточкой: 34000-90).
В строке «Принято от» прописывается ФИО физического лица (например, сотрудника или учредителя), от которого поступили денежные средства, или наименование организации.

При регистрации ИП обязательно открывается расчётный счёт. Каким образом происходит снятие средств с этого счёта вы можете узнать из этого материала.

Пример приходного кассового ордера в 1С.

В строке «Основание» прописывается, какие средства поступили и на основании какого документа (если есть, актуально не для всех видов операций). Например:

Поступление выручки (за какое число)
Получение денежных средств наличными в банке (наименование банка, у организации их может быть несколько) по чеку на определенные расходы (указать вид расходов);
Внесение вклада в уставной капитал наличными;
Возврат остатка подотчетной суммы по авансовому отчету;
От (наименование фирмы) через (ФИО лица, уполномоченного внести денежные средства) для оплаты (наименование товара, услуг или другого основания поступления денег);
От работника организации в возмещение ущерба, недостачи и проч.

В строке «Сумма» указывается принимаемая сумма наличных. Целые рубли заполняются прописью, копейки – цифрами. Сумма прописывается с заглавной буквы без оставления интервала в начале строки.

Если ордер был заполнен вручную, то в пустом месте строки, оставшемся после заполнения суммы прописью, следует прочертить черту теми же чернилами. Если в табличной части после суммы не стояли копейки, то в графе копеек ставится прочерк.

В поле «В том числе» заполняют ставку и соответствующую ей сумму НДС (цифрами). Если организация не платит НДС или операция не подлежит обложению им, то в строке пишется: «без НДС».

Минимальный размер оплаты труда – постоянная величина. На что он влияет – смотрите в статье по ссылке.

В строке «Приложение» указывают данные документа, на основании которого поступили наличные (если он предусмотрен для данной операции): номер и дата договора с покупателем, номер и дата банковского чека, авансового отчета, товарной накладной или бланка строгой отчетности.

Вторая часть бланка – квитанция – заполняется на основании данных приходного ордера вручную или автоматически в электронном виде.

Заполняется строка «Наименование организации», проставляется номер и дата ордера, на основании которого она заполнена. Графы «Принято от» и «Основание» заполняются теми же данными, что и основная часть документа. Заполняется сумма цифрами, а затем прописью. Проставляется дата поступления денег.

При увольнении сотрудника зарплата может быть выдана за неполный месяц. Информация о том, как правильно производить расчёты в таком случае есть здесь.

Структура кассового ордера.

Регистрация и дальнейшие действия

Перед тем, как ордер попадает в кассу, его регистрируют в регистрационном журнале по форме № КО-3.

После оформления и регистрации, но до получения по нему денежных средств, бланк и квитанцию подписывает главный бухгалтер или уполномоченное лицо. Кроме этого на документе присутствует расшифровка подписи – инициалы и фамилия.

При получении ордера кассир проверяет наличие на документах и подлинность подписи главного бухгалтера, соответствующее оформление бланка (его правильность) и наличие всех приложений, указанных в документе.

Если хотя бы одно требование не соблюдается, кассир возвращает ПКО на доработку и соответствующее оформление. Если все правильно, то кассир принимает денежные средства, ставит подпись и ФИО на приходном ордере и квитанции к нему. На ней кассир отмечает дату приема средств, а также заверяет печатью свою подпись. Край печати должен заходить на сам ордер.

Приложение необходимо погасить надписью «Получено» или штампом с указанием полной даты.

После поступления денег в кассу, кассир отрывает квитанцию и передает ее лицу, сдавшему денежные средства. ПКО остается в кассе.

Внимание! С 01 ноября 2014 года указом ЦБ РФ № 3352-У установлена новая форма ордера.

(Размер: 64,5 KiB | Скачиваний: 4 713) (Размер: 33,5 KiB | Скачиваний: 1 146)

Смотрите также:

Журнал-ордер №2 При ведении бухгалтерского учета, для отражения операций на счете N-51…
Расходный кассовый ордер Выдачу наличных денежных средств производит бухгалтерия. Основанием служит расходный кассовый…
Валютный кассовый ордер 0401106 Новый бланк валютного кассового ордера унифицированной формы 0401106 введен в…
Книга учета денежных средств. Форма № КО-5 Данная книга предназначена для организаций с множеством подразделений, которые обслуживают…
Журнал-ордер №1 Любые финансово-хозяйственные действия по приему, выдаче денежных средств, составлению расходных/приходных…
Как зарегистрировать кассовый аппарат Регистрация кассового аппарата, является актуальным для ИП и юридических лиц,…
Журнал-ордер №3 Для учета всех операций, проводимых по кредитуемым счетам № 54,…
Журнал-ордер №4 Для полного учета и контроля долгосрочных кредитов и краткосрочных займов…
Журнал-ордер №6 Для учета движения ценностей, относимых к малоценным и быстроизнашивающимся предметам…
Журнал-ордер №7 Для учета расчетных операций с лицами, которым выдаются подотчетные средства,…

Оформление расходного кассового ордера

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Автоматизированное оформление приходного ордера

Такое оформление приходных ордеров осуществляется в специальных программах.

Главный плюс использования таких программ – это полная автоматизация процессов, связанных с документооборотом организации. Главное подобрать подходящую по характеристикам программу, именно для конкретной организации.

Примером таких программ служит 1С: Бухгалтерия, ИНФО-Бухгалтер и др. Если ни одна программа, предложенная на рынке, не подходит, можно заказать программу, которую специалисты напишут под запрос.

При поступлении денежных средств ПКО не требуется:

Если организация или предприниматель относится к перечисленным, ниже, видам деятельности:

Тем лицам кто имеет торговые точки на ярмарках, рынках, выставочных комплексах. Так же тем, у кого имеется открытый прилавок в крытом рыночном помещении. Это относится к товарам непродовольственной группы.
Тем лицам кто занимается разносной торговлей продовольственных и не продовольственных товаров.
Лицам, занимающимся продажами в киосках квасом, мороженным и разливными не алкогольными напитками.
Тем лицам кто занимается торговлей из бочек квасом, пивом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, овощами, фруктами и ягодами на развес.
Тем лицам кто занимается приемом от людей стеклотары и утильсырья.
Тем лицам кто занимается торговлей в пассажирских вагонах газет, журналов, чайной продукцией и так далее.
Если организация или предприниматель, ведет свою деятельность в труднодоступном районе или местности.

Если организация или предприниматель находится на патентной системе налогообложения.
Если организация или предприниматель находится на ЕНВД.

Во всех остальных случаях при денежных поступлениях в кассу организации или предпринимателя нужно оформлять приходный ордер.

https://youtu.be/https
://www.youtube.com/watch?v=7NzLwGdaMD0

Оформление приходного ордера онлайн

Приходный документ (КО-1), оформленный онлайн, ни чем не отличается от бланка, заполненного вручную. Он так же соответствует принятой форме бланка. Единственное отличие, поля бланка заполнены на компьютере и имеют печатный вид.

https://youtu.be/https://www.youtube.com/watch?v=1VSBtsutg60

Для этого даже не нужно иметь специальных программ и устанавливать их на свой компьютер.

Достаточно просто в интернете найти сайт с соответствующей тематикой.

Заполнить предложенный там бланк и распечатать на принтере.

Заполнение приходно-кассовых ордеров онлайн и с помощью программ

Закон разрешает оформлять ПКО не только вручную, но и в машинописной форме с использованием автоматизированных средств и различных бухгалтерских онлайн-сервисов.
Наиболее распространенные программы — это продукты компании 1С, ИНФО-Бухгалтер, БЭСТ, Парус, ABACUS, Галактика. С их помощью ускоряется процесс оформления ПКО, а также автоматизируется нумерация кассовых ордером и ведение журнала регистрации кассовых документов. Бухгалтерские онлайн-сервисы, такие как «Мое дело», «СКБ-Контур», «Бухонлайн» также получили широкое распространение у бухгалтеров. Положительным моментом использования этих программных продуктов является регулярно обновляемая база нормативных документов.

Полезные статьи:

Если деньги выдаются под отчет

Если деньги выдаются ответственному сотруднику под отчет, составление расходного ордера обязательно. Он формируется в соответствии с заявлением подотчетного работника в письменном виде. Данное заявление может быть написано в произвольной форме. Главное, чтобы в нем содержались сведения о сумме выдаваемой наличности, о периоде, на который выдаются деньги, дата и подпись управляющего организации.

Подотчетное лицо обязано будет отчитаться о потраченных суммах. Сделать это необходимо в трехдневный срок с момента получения средств. Все расходы должны быть подтверждены соответствующими документами.

Что учесть перед заполнением бланка?

В каждой компании имеет место индивидуальный учет документации. Варианта два:

Вручную. Заполнение осуществляется от руки.
С применением ПК и специального ПО.

Вне зависимости от варианта заполнения внесение данных в приходный кассовый ордер производится в те же сутки, когда средства поступили в кассу организации. При этом данные документа указывается в журнале (форма — КО-3). Назначение последнего как раз и заключается в регистрации кассовых бумаг (приходных и расходных).

Перед тем как заполнять приходный кассовый ордер, стоит разобраться с его структурой. Бланк сформирован из 2-х составляющих:

ПКО оформляется в одном варианте (сохраняется у кассира до завершения рабочих суток). После этого приходный кассовый ордер направляется для обработки в бухгалтерию.
Платежка (квитанция), подтверждающая внесение наличности. Этот документ оформляется работником кассы. В документе стоит подпись сотрудника бухгалтерии (должен быть уполномочен на выполнение таких действий) или кассира. Также квитанция о внесении средств будет недействительной при отсутствии печати.

Особые требования к заполнению ПКО предъявляются и к самому кассовому ордеру:

Сотрудник бухгалтерии ставит подпись после оформления и регистрации документа.
Работник кассы расписывается по факту изучения правильности заполнения и после получения средств от плательщика. Перед тем, как принимать наличность, кассир обязан проверить корректность внесенной в ПКО информации, а также в наличии подписи главбуха. Если в ордере имеются ссылки на приложения, они также должны быть проверены с обязательной установкой штампа, подтверждающего получение.

Товарный ассортимент

В наших магазинах Вы можете приобрести бланки документов с определенной степенью защиты и другую бланочную продукцию, а также широкий перечень канцелярских товаров.
Бланки строгой отчетности

Наименование формы Формат, объем Код формы Единица
измерения Отпускная цена без НДС
(руб.) Товарная накладная а4 (кн.) 401950 номер 0,19 Товарная накладная (ПЭВМ) а4 (кн.) 401951 номер 0,20 Товарно-транспортная накладная а4 (альб.) 402960 номер 0,31 Товарно-транспортная накладная (ПЭВМ) кн. а4 (кн.) 402961 номер 0,33 Товарно-транспортная накладная (ПЭВМ) альб. а4 (альб.) 402962 номер 0,33 Товарно-транспортная накладная а5 (альб.) 402963 номер 0,18 Товарно-транспортная накладная (ПЭВМ) а5 (альб.) 402964 номер 0,17 Товарно-транспортная накладная (ПЭВМ) 420×203,2 мм (альб.) 402969 номер 0,22 Товарно-транспортная накладная (ПЭВМ) 320×203.2 (альб.) 402970 номер 0,21 Товарно-транспортная накладная (ПЭВМ) 203×304,8 (кн.) 402971 номер 0,18 Товарно-транспортная накладная (ПЭВМ) 233×304,8 402972 номер 0,18 Товарно-транспортная накладная (ПЭВМ) 2/3а3 402993 номер 0,42 Квитанция о приеме наличных денежных средств а5 (альб.) 404366 номер 0,10 Книга учета проверок 501383 книга 2,47

При покупке партии бланков на сумму от 400 руб. 00 коп. доставка покупателю осуществляется бесплатно.

Перечень реализуемых книг и журналов *

(по состоянию на 23.03.2020)

Наименование товара Цена за ед. Главная книга 8,42 Доверенность 100/бл М-2а 1,38 Журнал движения путевых листов 50/л 3,97 Журнал регистрации инструктажа по охране труда 48/л 4,05 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 48/л 3,97 Журнал регистрации исходящей документации 50/л 3,97 Журнал учёта выданных доверенностей (офс.48/л) 3,97 Журнал учёта поступающих грузов 48/л 0,58 Журнал учета приказов 50л 3,97 Журнал регистрации входящей документации 50/л 3,97 Кассовая книга 100/л 8,42 Кассовая книга 50/л 3,09 Кассовая книга самокопирующая, а4 9,24 Книга канцелярская 50/л (клетка) 1,38 Книга канцелярская 50/л (линейка) 1,38 Книга канцелярская 80/л (клетка) 1,94 Книга канцелярская 80/л (линейка) 1,94 Книга кассира 3,25 Книга покупок 50/л 3,56 Книга поступления товара 50/л 3,24 Книга складского учёта 50/л М-40П 3,97 Книга учета валовой выручки от реализации товаров 50/л 3,37 Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним 50/л 3,97 Книга учёта доходов и расходов 50/л 3,97 Книга учёта доходов и расходов организаций и ИП, применяющих УСН 5,62 Книга учёта товаров (готовой продукции) 50/л 3,73 Командировочное удостоверение (с авансовым отчетом), а5 3,40 Личная карточка Т-2 0,19 Международная TTH (CMR) 1*10 0,97 Международная TTH (CMR) 1*6 0,62 Международная TTH (CMR) 1*8 0,86 ПК-ЭВМ на закупку с/х продукции (номер) 0,32 Препроводительная ведомость, а5 2,11 Приемная квитанция ПК-1 (скот) (номер) 0,18 Приходно-расходная книга по учёту бланков строгой отчётности 50/л 3,37 Приходный кассовый ордер, а5, 100/л (блокнот) 2,92 Приходный кассовый ордер валютный (КО-1в) 0,05 Приходный кассовый ордер ПЭВМ 0,04 Путевой лист автобуса, а4, 100/л (блокнот) 3,99 Путевой лист автомобиля-такси индивидуального предпринимателя, а5, 100/л (блокнот 2,32 Путевой лист грузового автомобиля, а4, 100/л (блокнот) 3,33 Путевой лист легкового автомобиля, а4, 100/л (блокнот) 5,67 Путевой лист легкового автомобиля-такси, а4 0,41 Расходный кассовый ордер 100/л (блокнот) 3,08 Расчетная книга по заработной плате 8,42 РП-4 Накладная-приходный ордер на отпуск ценностей за наличный расчет (номер), а5 0,16 Талон заказчика к путевому листу грузового автомобиля 0,05

*Актуальные цены на товар уточняйте в магазинах

Общие положения

ПКО — документ, по которому можно проследить поступление денег в кассу компании. Использование в деятельности кассовых ордеров (приходных и расходных) с последующей регистрацией в учетной книге считается одним из условий функционирования компаний и ИП (если имеет место наличный оборот с применением кассового оборудования).

Особенность приходного кассового ордера — заполнение в четко установленной форме (утверждена Госкомстатом РФ еще в 1998 году). При этом все компании в процессе оформления должны придерживаться установленных в постановлении №88 требований. Чтобы обеспечить внесение приходных операций, используется бланк по форме КО (достаточно скачать документ и внести в него требуемый объем информации).