Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя

Должностная инструкция и обязанности делопроизводителяДолжностная инструкция и обязанности делопроизводителя
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В настоящее время на рынке труда секретарь-делопроизводитель является одной из востребованных профессий. Эта должность существует в штате каждой организации, и по праву считается, что сотрудник, занимающий эту должность, владеет всей оперативной информацией .

Он обеспечивает административную и управленческую поддержку директору предприятия. Поэтому к секретарю предъявляются высокие требования. Он должен быть не только хорошим делопроизводителем, но и обладать организаторскими способностями.

Основы профессии секретаря делопроизводителя

Как правило, у каждого среднего и крупного предприятия имеется в штате сотрудников делопроизводитель. В основном этот работник занимается только бумажной работой, что собственно и является его прямой обязанностью. Такая профессия может ошибочно восприниматься как довольно скучная и неинтересная. На самом деле масштабы созданного на предприятии документооборота поражают, и с ним разбирается данный сотрудник.

Секретарь делопроизводительДолжностная инструкция и обязанности делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель

Читайте также:  Проект «Бизнес для молодёжи»: разведение собак как бизнес. Часть первая

Именно для структурирования и обработки документооборота на предприятии и необходим делопроизводитель. Выделяют пять основных обязанностей и функций, ложащихся на плечи этого работника:

  • Обработка и ведение всего документооборота в организации;
  • Постоянные звонки и разговоры с клиентами;
  • Учет и использование приходящей корреспонденции;
  • Постоянный контроль документации, которой занимаются другие работники;
  • Отправление документов в архив.

Как уже стало понятно, секретарь-делопроизводитель должен обладать соответствующими навыками, и быть знакомым с нормами и правилами делопроизводства.

Конечно, можно обучится всему необходимому на предприятии, но лучше до этого потратить время на хорошую теоретическую подготовку.

Что обязан знать и должен делать секретарь

должностные обязанности секретаряДолжностная инструкция и обязанности делопроизводителя
Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

  1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
  2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
  3. Принимать и вести учет телефонограмм.
  4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
  5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
  6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
  7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
  8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

  • весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
  • устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
  • нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
  • правила пользования средствами оргтехники и связи;
  • правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
  • правила организации труда на рабочем месте;
  • нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

должностные обязанности секретаря делопроизводителяДолжностная инструкция и обязанности делопроизводителя

Немаловажные особенности профессии

Каким является идеальный делопроизводитель на предприятии? Ведь возложенные обязанности и условия в которых он находится не проходят бесследно. И таких факторов довольно много. Но, отдельно выделить личные качества, которые наиболее подойдут для такой работы. Что именно будет требоваться от работника:

  • Аналитический склад ума. Это необходимо для того, чтобы максимально быстро разбираться с большим объемом документов и при этом принимать правильные решения;
  • Возможность концентрироваться на протяжении долгого времени на одной проблеме;
  • Возможность выполнять несколько поручений в одно время. К примеру, это могут быть звонки клиентам и обработка документации;
  • Развитая память, так как постоянно будет необходимо что-нибудь запоминать;
  • Ответственность;
  • Коммуникабельность и доброжелательность;
  • Спокойствие стрессоустойчивость. Поскольку работа иногда может идти в очень быстром темпе;
  • Быть восприимчивым к возможной критике в свою сторону;
  • Поставленная правильная и четкая речь.

Если сотрудник обладает вышеперечисленными качествами, то в таком случае он будет легко справляться с работой. Однако, у данной специальности существуют медицинские противопоказания, в случае если претендент будет иметь следующие проблемы:

  • Проблемы с органами дыхания. Астматикам категорически запрещается такая пыльная работа;
  • В случае если у работника есть болезни или пороки сердца. Сюда же входит аритмия и гипертония;
  • Всевозможные нервные расстройства.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаряреферента немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это – обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности ведение кадрового делопроизводства. Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.

Круг обязанностей секретаря делопроизводителя

На сегодняшний день фактически в каждом населенном пункте на предприятии работает делопроизводитель. Он имеет ряд своих должностных обязанностей, которые необходимо четко и правильно выполнять. Рассмотрим их:

  • Принимать и обрабатывать всю поступающую корреспонденцию. Так делопроизводитель должен провести регистрацию письма, после чего направить его адресату. Если в нем указаны предписания, то необходимо будет проконтролировать их исполнение. После чего подобного рода информация записывается в журналы и карточки из которых в последствии будет составлен банк данных;
  • Должен сопровождать документ на всех стадиях оформления. А именно подготовить его, после чего оформить в соответствии с правилами и стандартами. В последствие принять и обработать его и отправить на хранение в архив. Кроме того, делопроизводитель в случае востребования какого-то документа должен быть готовым быстро предоставить его;
  • Проведение учета отправленных и принятых бумаг и документов. Прежде всего необходимо для того, чтобы ничего не потерять;
  • Проведение архивации документации. Здесь важно отметить, что этот процесс должен быть максимально четким, так как в случае востребования документа он должен быть быстро найден;
  • Правильный подход при создании справочной базы и ее последующем ведении. Очень важно, чтобы в последствии можно было быстро найти необходимый документ;
  • Проведения контроля за оформлением и подписанием документа. Ведь в случае если документ быть неверно составлен его действие может быть аннулировано либо же создаст проблемы предприятию;
  • Принятие ответственности за всю документацию на предприятии.

С перечнем возложенных предприятием обязанностей может справиться только делопроизводитель, имеющий специальную подготовку. Стоит отметить, что все обязанности, возложенные на него, максимально оптимизируют его работу и делают ее эффективной и быстрой.

Что написано в должностной инструкции главного инженера? Об этом вы узнаете в нашей статье.

Здесь указаны права и обязанности кладовщика, его должностная инструкция.

Что должен уметь и знать электрик? Об этом вы узнаетет тут максимально подробно.

История секретарей

Секретари ведут свою историю с древнейших времен, от доверенных лиц важных персон. Как институт и профессия с определенным кругом обязанностей секретари оформились в первой из древних цивилизаций, провозгласивших главенство закона и равенство всех перед законом – в Древнем Риме.

Римское Secretarius происходит от secret – тайна и значит, что секретарь по своим нравственно-волевым качествам заслуживает полного доверия и посвящен во все дела своего ведомства и шефа. Хороший секретарь чем-то напоминает компьютер: что нужно помнить – запоминает намертво, что нужно сделать – выполняет в точности по указаниям, как компьютер по программе, а что нужно забыть – тут же стирает из своей памяти без возможности восстановления.

Читайте также:  «hh.ru» — Работа, Поиск Вакансии на Сайте: Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Казань, Новосибирск, Екатеринбург, Новгород и Краснодар

Важные функции секретаря делопроизводителя

При составлении должностной инструкции, нужно тщательно изучить и учесть функциональные обязанности секретаря делопроизводителя.

При этом важно не путать их с должностными, так как между этими определениями существует серьезная разница.

Функциональные обязанности подразумевают в первую очередь те основные действия, которые должен взять на себя секретарь делопроизводитель:

  • Это обработка все приходящий документов, после чего следует занесение их в регистр и отправка согласно классификации, в подразделение;
  • Проведение учета и контроля при документообороте, а также слежение за исполнением;
  • После обработки документации отправка ее к указанному адресату;
  • Проведение организации для максимально лучшего хранения документации.

Здесь были перечислены основные положения, согласно которым организовывается работа делопроизводителя. Стоит отметить, когда указывается или отмечается о должностных обязанностях, то подразумевается функции, которые будет выполнять сотрудник в организации. Поэтому вышеперечисленные действия были изначально рассчитаны на определенную структуру, созданную внутри компании.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: требования к оформлению, образец

Этот нормативный документ издаётся предприятием с целью определения должностного статуса сотрудника, закрепляет его обязанности, регламентирует организационно-правовое положение, устанавливает ответственность.

Инструкция, не соответствующая требованиям законодательства по труду, не обладает правовой силой.

Выгоден ли чайный бизнес? Стоит ли открывать свой магазин чая? Полезная статья на эту тему по ссылке.

Утверждённая управляющим или его заместителем должностная инструкция секретаря-делопроизводителя разрабатывается отделом кадрового учёта на общем бланке учреждения с обязательными реквизитами:

  • название организации (полное наименование согласно уставу предприятия);
  • гриф утверждения;
  • название вида документа и заголовок к тексту;
  • место составления;
  • дата документа и подпись.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя можно .

Положения должностной инструкции проходят согласование с юридической и кадровой службой. Далее, секретарь подписывает документ, проставляя визу: с инструкцией ознакомлен, дата, роспись. Инструкция составляется в 2-х экземплярах. Первый — подлежит хранению в личном деле, второй экземпляр передаётся непосредственно сотруднику.

Типовой образец должностной инструкции.Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя
Типовой образец должностной инструкции.

Что за личность секретарь

Природа разделила мужчин и женщин не только анатомически и физиологически, но и по направлению ума. Мужчины наделены интуицией обобщающей и способностями к стратегическому мышлению, но путаются в мелочах и теряются в каждодневной рутине.

Женщины, даже очень умные, широких перспектив и далеких горизонтов чаще всего не видят. Такие личности, как Маргарет Тэтчер – исключение, подтверждающее правило. Но прекрасной половине рода человеческого дана интуиция проникающая и способность без видимых усилий поддерживать порядок и организовывать текучку.

Именно поэтому секретаршами чаще всего становятся именно дамы. Секретарша скорее всего не глупее шефа, и они дополняют друг друга, составляя единый рабочий орган. На новое место начальник, как правило, берет с собой и свою секретаршу, а если опытная секретарша ушла из фирмы – значит, дела там идут плохо.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

Яндекс.Метрика