Хранить наличные денежные средства в кассе неудобно и небезопасно, поэтому юридические лица при регистрации должны открыть расчетный счет и регулярно сдавать наличность в банковские учреждения. Кроме этого накопление наличных денежных средств сверх установленной нормы не только нарушает кассовую дисциплину, но и карается по закону. В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой лимит кассы, кто может вводить лимитирование остатка наличных денежных средств в кассовом аппарате и всем ли организациям нужно устанавливать лимиты кассы.
Что такое лимит кассы
Лимит кассы — это величина наличности, которую разрешено держать в кассе компании или учреждения для покрытия текущих потребностей: на закупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, мелкие деньги для сдачи покупателям и т. п. Требования, регламентирующие порядок его определения, описываются в Указании «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11 марта 2014 г. № 3210-У с изменениями и дополнениями.
Важно! На протяжении дня в кассе позволительны большей величины поступления, однако остаток наличности на конец дня не должен превысить ограничение. Если приход денежных средств привёл к превышению максимально возможных сумм наличности, избыток подлежит внесению на счёт в банке.Превышать ограничение разрешается при таких обстоятельствах:
- В период выдачи зарплат включительно с надбавками, премиями и другими видами вознаграждения за оплату труда, а также платежей за счёт социального страхования (3 рабочих дня).
- В период оплаты стипендий (3 рабочих дня).
- Если режим работы предприятия охватывает нерабочие для банка дни, в такие дни ограничения разрешается не придерживаться.
Кому нужен лимит остатка кассы?
Лимит остатка кассы на 2020 год обязательно должны рассчитывать предприятия, которые по закону не относятся к категории малых. ИП (независимо от налогового режима) и юридические лица со статусом микро и малого предприятия могут самостоятельно решать, нужен ли им расчет минимального объема наличности.
Читайте также: В помощь бухгалтеру — начисление амортизации на основные средства
Чтобы точно определить, относится ли предприятие к категории микро или малого, можно воспользоваться реестром, созданным Налоговой службой и расположенном на сайте ФНС, указав:
- наименование или ФИО;
- ОГРН (ОГРНИП);
- ИНН.
Внимание! Если информация некорректная, можно подать заявку с верными данными. При отсутствии предприятия в реестре никакими льготами для малого бизнеса пользоваться нельзя.
Почему важно устанавливать лимит остатка денежных средств
На предприятиях, которые не определили лимит кассы, он автоматически признаётся на уровне 0, и каждый приход суммы в кассу они вынуждены сдать в банк. В таких обстоятельствах может не оказаться разменной монеты для кассы магазина либо за любыми небольшими расходами нужно будет идти в банк и получать деньги.
Знаете ли вы? Поскольку хранить наличные в кассовом аппарате для разменной монеты не разрешается, есть способ выдать эти деньги продавцу на 3–4 недели, оформив приказ о выдаче разменной монеты и выдав расходный кассовый ордер — прямого запрета на это в законодательстве нет.
Обязательно ли устанавливать лимит кассы индивидуальным предпринимателям
Малым предприятиям и индивидуальным предпринимателям Указание позволяет не устанавливать пределы наличности, им позволено хранить любую сумму, лишь бы они отвечали критериям, по которым их отнесли к этой группе. К малым относят те предприятия, у которых доходы составляют не больше 800 млн руб. в год, работников — не больше 100 человек, государство имеет долю не больше 25 %, а другие предприятия — не больше 49 %. К индивидуальным относят предпринимателей, которые не оформились как юридическое лицо. По собственному желанию такие предприятия могут установить ограничение в порядке, описанном для других компаний. В таком случае они будут обязаны сдавать излишки денег на счёт в банке. Добровольно устанавливают ограничение предприниматели, желающие обеспечить безопасность хранения средств и контролировать наличность.
Важно! Если в прошлом периоде предприятие не принадлежало к малым или индивидуальным предпринимателем был установлен лимит, который теперь не требуется, то понадобится приказ о его отмене, иначе при проверке из налоговой с большой вероятностью возникнут проблемы.
Приказы об установлении и отмене лимита
Приказ об утверждении лимита остатка кассы на 2020 год составляется в свободной форме. Текс должен включать число, с которого минимальный объем применяется, периодичность сдачи (снятия) средств в банк, ответственное лицо. В приказе можно указать и срок действия. Если такого указания нет, документ действует до момента, когда возникает необходимость в пересмотре минимального объема. Расчет можно включить в текст или создать как приложение.
В Указании № 3210-У не определено, как долго действует приказ без указания срока действия. Например, если на начало 2020 года минимальный объем не изменился по сравнению с концом 2020 года, лучше все таки создать новый приказ о лимите кассы на 2020 год. Существует вероятность, что инспекторы Налоговой инспекции могут признать старый документ не действительным.
При наличии у предприятия структурных подразделений (представительств, филиалов), то они могут сдавать наличные в головное предприятие или иметь собственные расчетные счета. При первом варианте приказ разрабатывается для компании в целом (в нескольких экземплярах) и распределяется по подразделениям. При втором варианте каждая структура разрабатывает собственную документацию.
Важно! При изменениях объема оборота минимальный объем рассчитывается заново.
Лимит кассы для ООО в 2020 году для нового предприятия выглядит примерно так:
Малые предприятия (в том числе ООО и АО) могут выбирать, устанавливать минимальный объем или нет. Если компания работает с определенным руководством минимальным объемом, после занесения ее в реестр малых предприятий нужно издать приказ о его отмене. Из содержания должно быть ясно, с какого числа старый порядок отменяется.
Приказ об отмене ограничений по минимальному объему создается в свободной форме. Необходимо учесть, что одновременно вносятся изменения в локальные нормативные акты, относящиеся к ведению кассовых операций.
Приказ об отмене лимита кассы для ИП в 2020 году выглядит так:
Как установить лимит кассы
Никто не должен указывать предприятию, какую сумму лимита ему следует установить. Однако эта сумма не возникает из пустого места, она подлежит расчёту, который производится собственными силами и передаётся в банк, с которым подписано соглашение. При этом рассчитанная величина указывается не с копейками, а в целых числах.
Как оформить кассовые документы в 2020 году
В новых правилах ведения кассовых операций 2012 года четко прописано, кто должен вести кассу и подписывать кассовые документы. Этим должен заниматься кассир, который наделен соответствующими обязанностями и ознакомлен с ними под роспись. Также допускается возможность вести кассовые операции и руководителю предприятия.
Кассовые документы могут заполняться двумя способами: на бумаге или заполняться на компьютере, при этом электронные документы следует распечатывать на бумаге.
Также согласно новому порядку ведения кассовых документов, кассир всегда должен перед каждым принятием денег сверять подписи на приходных и расходных ордерах с образцами подписей руководителя, главбуха и бухгалтеров.
Порядок расчёта лимита кассы
Для вычисления лимита кассы предлагается 2 метода:
- Через объём поступлений денег.
- Через объём денежных расходов.
Расчёт лимита по объёму поступлений наличных денежных средств
Вычислить максимально разрешённую для сбережения в кассе сумму можно на основе прошлых или планируемых входящих денежных средств:
Л =ВД* ПД
где Л — сумма лимита; ВД — все виды входящих денежных потоков за определённый отрезок времени со всех отделов и отдельно находящихся подразделений; Д — длительность этого отрезка в днях (не больше 92); П — периодичность сдачи денег в банк в днях (не больше 7 дней или 14 — при отсутствии в данной местности банковского учреждения). Пример. В среднем за прошлый год предприятие получало 400 000 руб. выручки ежемесячно, но самая большая сумма 600 000 руб. была получена в мае. Магазин проводит обслуживание без выходных, деньги от продаж сдаёт в банк 1 раз в 3 дня. Тогда ограничение составит: 600 000 : 31 * 3 ≈ 58 065 руб. Для только что организованных предприятий можно воспользоваться плановыми показателями, а впоследствии откорректировать их.
Расчёт лимита по объёму выдачи наличных денежных средств
Используя в качестве основы для расчёта денежные расходы, формулу можно отобразить так:
Л =ИД* ПД
где Л — сумма лимита; ИД — все виды исходящих денежных потоков за определённый отрезок времени, исключая выплаты в виде оплаты труда и стипендий; Д — длительность этого отрезка в днях (не больше 92); П — периодичность снятия денег со счёта в банке в днях, не включая выдачу на оплату труда и стипендии (не больше 7 дней или 14 — при отсутствии в данной местности банковского учреждения). Пример. По данным за прошлый год, наибольшая сумма выдачи из кассы предприятия была в августе и сентябре — 320 000 руб., в т. ч. на оплату труда — 165 200 руб. На предприятии установлена 5-дневная рабочая неделя. Деньги со счёта снимаются в среднем каждые 2 дня. Ограничение для данного предприятия составит: (320 000 — 165 200) : (20 + 21) * 2 = 7 200 руб. Поскольку обе формулы для расчёта отличаются лишь одним показателем (поступление или расходы), то для желающих располагать большой суммой наличности и реже сдавать её в банк выгоднее первый метод.
Как сделать расчет лимита кассы в 2018 году?
Так как предприятия обязаны провести расчеты самостоятельно, необходимо знать, как рассчитать лимит кассы на 2020 год. Базироваться нужно на Указания Центробанка № 3210-У.
Установление лимита кассы на 2020 год осуществляется, исходя из параметров оборота денег. Берутся реальные цифры (на новых предприятиях плановые), так как их проверяют инспекторы Налоговой инспекции. С банком расчеты и полученный результат согласовывать не нужно. Все оформляется на основании приказа руководителя.
Ответ на вопрос, как установить лимит кассы в 2020 году, зависит от того, есть ли на предприятии наличная выручка. Если есть, то используется формула из п. 1 Приложения к Указанию N 3210-У:
Лимит=объем поступлений /расчетный период*количество дней между инкассациями
В качестве расчетного периода выбираются любые 1-92 дня. Дни между инкассациями установлены в договоре, заключенном с банком (до 7-и дней, если в населенном пункте банк есть, или до 14-и дней, если банка нет).
Если деньги поступают только из расчетного счета (наличной выручки нет), в формуле объем поступлений заменяется объемом выдачи наличности.
Читайте также: Ведомость выдачи документов под роспись образец. Журнал выдачи расчетных листков
Образец расчета лимита кассы на 2020 год для торговой компании
В октябре выручка 300 600 руб., в ноябре – 350 700 руб., в декабре – 500 000 руб., инкассация проводится ежедневно. Минимальный объем денег должен быть:
(300 600+350 700+500 000)/(21+22+21)*1=1 151 300/64=17 989 руб.
Пример расчета для компании, оплачивающей наличными товары и услуги
За октябрь выдано под отчет 25 000 руб., за ноябрь – 30 000 руб., за декабрь – 52 000 руб., со счета средства снимаются каждые 3 дня. Расчет лимита:
(25 000+30 000+52 000)/(21+22+21)*3=1 672 руб.
Заключительный этап – приказ руководителя, утверждающий расчеты.
Нужно ли пересматривать
Пересмотр лимита кассы является добровольным, его можно не менять длительное время. Если же оказалось, что таких денег недостаточно для покрытия текущих нужд предприятия в наличных деньгах, его можно пересматривать хоть ежемесячно. Главное: при этом не забыть передать в банк приказ об изменении лимита.
Знаете ли вы? Если не хотите периодически издавать постановления об утверждении лимита и следить за окончанием срока их действия, не вписывайте в приказ период, на который устанавливается ограничение, — тогда оно будет действовать бессрочно.
