Расчетная ведомость по зарплате — образец заполнения, бланк формы Т-51

Оформление выплаты заработной платы

Однако утвержденный порядок не отменяет требований, касающихся оформления ИП документов по выплатам наличными зарплаты, – здесь требования законодательства к предпринимателю идентичны нормам, применяемым в отношении юридических лиц.

Итак, индивидуальный предприниматель-работодатель обязан в случае выплат наличными деньгами вознаграждений физическим лицам формировать расчетно-платежные (или платежные) ведомости.

Что же это за документ и зачем он нужен? Давайте попробуем разобраться на примере оформления расчетной ведомости по заработной плате.

К содержанию

Зачем нужна форма Т-51, если есть другие зарплатные ведомости?

Если работодатель выдает зарплату наличными денежными средствами, то каждая выплата должна быть зафиксирована в расчетно-платежно ведомости по форме Т-49 (п. 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Либо — в платежной ведомости по форме Т-53. Дело в том, что выдача зарплаты — кассовая операция, и потому регулируется Указаниями (как следствие, должна соответствовать им).

А если зарплата выдается не наличными — то есть, на карту или просто на счет работника в банке, то соответствующие «кассовые» документы уже не нужны. Общераспространено при этом использование расчетной ведомости — по форме Т-51. Но в чем заключается цель ее применения — при том, что законодатель прямо не предписывает задействовать подобную ведомость при безналичных расчетах? Здесь играет роль сразу несколько факторов.

Расчетная и расчетно-платежная ведомости

Расчетная ведомость (РВ) – это основной документ, который используется при расчете оплаты труда работникам. Он отражает не только начисления, но и все удержания, следовательно, та цифра, которая выходит в графе «К выплате», и является суммой, которую сотрудник должен получить на руки.

Соответственно, выдачу заработной платы можно оформить как при помощи платежной ведомости (составленной на основе расчетной), так и при помощи расчетно-платежной.

К содержанию

Порядок оформления РВ

Постановлениями Государственного комитета статистики установлены следующие унифицированные формы:

расчетная ведомость т 49 – это форма расчетно-платежной ведомости, которая утверждена Постановлением от 05.01.2004 года № 1 и не требует предоставления расчетных и платежных документов по другим формам;
расчетная ведомость т 51 – эта форма утверждена Постановлением от 05.01.2004 года № 1, документ применяется для расчета с работниками;
расчетная ведомость т 53 – это платежная ведомость, форма которой также утверждена Постановлением от 05.01.2004 года № 1.

К содержанию

Заполнение и утверждение

Ведомость составляется и оформляется бухгалтером. На вопрос, кто подписывает расчетную ведомость, ответ однозначный: только бухгалтер, который ее составляет. Поскольку РВ не является документом, по которому выдаются средства, подпись руководителя не требуется.

РВ по заработной плате составляется в единственном экземпляре на основе данных первичных документов по учету рабочего времени и расчетов с сотрудниками. Если сотрудники получают заработную плату на пластиковые карты, также составляется РВ.

К содержанию

Титульный лист

Бланк расчетной ведомости по зарплате имеет титульную сторону и лист с таблицей на обороте. Если сотрудников много, таких листов несколько, они все нумеруются, а в ведомости в специальной графе отмечается их количество.

На титульном листе указывается наименование предприятия / ФИО предпринимателя (при необходимости указывается также наименование структурного подразделения), дата составления ведомости, код ОКПО и общая сумма, которая планируется к выдаче.

Также указывается расчетный период – обычно это календарный месяц, за который начисляется заработная плата.

К содержанию

Табличная часть

В табличной части РВ формы т 51 заполняют следующие 18 граф:

Порядковый номер.
Табельный номер работника согласно его личной карточке.
Фамилия, имя и отчество работника.
Должность работника.
Размер оклада или тарифной ставки.
Общее количество фактически отработанных рабочих часов, на основании данных табеля учета рабочего времени.
Часы, отработанные в праздничные и выходные дни.
Начисления повременной оплаты.
Начисления сдельной оплаты.
Прочие начисления.
Сведения о стоимости распределенных социальных и материальных благ.
Подсчитывают и указывают общую сумму начислений.
Сумма удержанного налога на доходы.
Все прочие удержания (алиментные выплаты, взносы в профсоюзный комитет, удержания, сделанные по заявлению работника, и так далее).
Сумма всех удержаний (по графам 13 и 14).
Долг работодателя перед работником по результатам расчетов за прошлые периоды.
Долг работника по результатам расчетов за прошлые периоды.
Итоговая сумма к выплате.

Пример заполнения расчетной ведомости можно посмотреть в интернете.

К содержанию

Что нужно знать для составления документа

Ведомость составляется на основании нескольких документов:

Табель учета рабочего времени. Количество отработанных работником часов обязательно отражается в регистре, на основании этого значения производится расчет начисленной ему суммы.
Бухгалтерские расчеты по всем дополнительно начисленным суммам и пособиям по временной нетрудоспособности.
Налоговые карточки – в ведомости обязательно указывается сумма удержанного подоходного налога.
Платежные ведомости, в которых указана сумма ранее выданных авансов.
Решения судебных органов о сумме удержаний из заработной платы работника.

В программе «1С: Зарплата и кадры» форма расчетной ведомости заполняется в электронном виде. Занимается этим, как правило, бухгалтер организации или лицо, исполняющее его обязанности. Вручную в ведомости проставляется только должность и подпись с расшифровкой лица, составившего данный документ. Составляется этот регистр в единственном экземпляре для бухгалтерии.

Формирование и заполнение документа в одной из программ вы можете посмотреть на следующем видео:

Настройка Универсального отчета Взаиморасчеты с сотрудниками

Заполнение шапки отчета

В шапке необходимо заполнить:

Период
– месяц, за который сформирована
Расчетная ведомость Т-51
с ошибкой.
Регистр накопления
– тип источника данных.
Взаиморасчеты с сотрудниками
-наименование регистра, по сведениям которого формируются данные в графе 18 отчета Т-51.
Остатки и обороты
— данные для построения отчета.

Настройка отчета

Перейти к настройкам можно нажатием кнопки Настройки

в шапке отчета. После того, как откроется панель настроек, нажать кнопку
Вид
–
Расширенный
.

Вкладка Отборы

На вкладке Отборы

можно задать дополнительный отбор по объектам.

В нашем примере отбор задан (в базе ведется более одной организации):

Поле
–
Организация
.
Условие
–
Равно
.
Значение
–
Уютный дом ООО
.
Способ вывода поля отбора – звездочка
, т. е. в шапке отчета.

По заданным настройкам при формировании отчета будет автоматически установлен отбор по организации Уютный дом

. При необходимости организацию для отбора можно изменить непосредственно в шапке отчета.

Вкладка Поля и сортировки

На данной вкладке задаются поля, которые отобразятся в графах табличной части отчета:

Сортировку можно задать по Подразделению – По возрастанию

, т. е. в алфавитном порядке.

Вкладка Структура

Вкладка Структура

устанавливает набор группируемых полей и порядок, в котором заголовки табличной части будут отображаться в отчете.

При клике на значениях Группируемых полей

открывается
Состав группировки
, где можно задать ее тип. В нашем примере:

Подразделение
–
Без иерархии
;
Сотрудник
–
Без иерархии
.

После чего можно Завершить редактирование

. После завершения настройки
Универсального отчета
необходимо нажать кнопку
Закрыть и сформировать
. Программа сформирует отчет.

Возможности применения расчетной ведомости Т-51

Во-первых, заработная плата, как правило, относится к расходам, подлежащим налоговому учету. Так, во многих случаях организация-работодатель работает на ОСН либо УСН 15%, при которых налоговая база уменьшается на задокументированные в установленном порядке расходы.

Основной инструмент такого «документирования» расходов — первичный оправдательный документ. В рассматриваемом случае — когда зарплата переводится на карту, им и выступает форма Т-51.

По своим основным признакам форма соответствует признакам первичного документа, что определены Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В свою очередь, если реестр не соответствует признакам первичного документа, то ФНС не примет его в качестве оправдательного и не разрешит уменьшить налоговую базу. Вообще налоговики во многих случаях очень приветствуют применение как раз унифицированных форм — которые привычны им и, как следствие, сокращают время проверок.

Расчетная ведомость

________________________________________ (наименование организации) РАСЧЕТНАЯ ВЕДОМОСТЬ N ___ _________________________________________ (наименование cтруктурного подразделения) с _____________________ по _____________________ 20___ г. —————————————————————————————————————————————— ¦N ¦Табель-¦Фами- ¦Профес-¦Оклад, ¦Отработано ¦Начислено за текущий месяц, ¦Удержано и зачтено за текущий ¦Сумма задолжен-¦К вып-¦ ¦п/п¦ный ¦лия, ¦сия ¦тарифная ¦дней (часов)¦руб. ¦месяц, руб. ¦ности, руб. ¦лате ¦ ¦ ¦номер ¦иници-¦(долж- ¦ставка +————+——————————-+——————————-+—————+ ¦ ¦ ¦ ¦алы ¦ность) ¦(часовая,¦рабо-¦выход-¦по видам оплат ¦все-¦по видам удержаний ¦все-¦за орга-¦за ра-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дневная),¦чих ¦ных и +—————————+го +—————————+го ¦низацией¦ботни-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦руб. ¦ ¦празд-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ком ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ничных+———+———+———+ +———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ча-¦сум-¦ча-¦сум-¦ча-¦сум-¦ ¦ча-¦сум-¦ча-¦сум-¦ча-¦сум-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сы ¦ма ¦сы ¦ма ¦сы ¦ма ¦ ¦сы ¦ма ¦сы ¦ма ¦сы ¦ма ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+——-+——+——-+———+——+——+—+—-+—+—-+—+—-+—-+—+—-+—+—-+—+—-+—-+———+——+——+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10¦ 11 ¦12 ¦ 13 ¦ 14 ¦15 ¦ 16 ¦17 ¦ 18 ¦19 ¦ 20 ¦ 21 ¦ 22 ¦ 23 ¦ 24 ¦ +—+——-+——+——-+———+——+——+—+—-+—+—-+—+—-+—-+—+—-+—+—-+—+—-+—-+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+——-+——+——-+———+——+——+—+—-+—+—-+—+—-+—-+—+—-+—+—-+—+—-+—-+———+——+——+ ИТОГО ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——+——+—+—-+—+—-+—+—-+—-+—+—-+—+—-+—+—-+—-+———+——+——- Ведомость составил ____________ _________ ___________________ (должность) (подпись) (инициалы, фамилия)

КОММЕНТАРИЙ

Форма настоящего документа приведена в качестве примера. Применение данной формы не обязательно, так как она не включена в перечень первичных учетных документов, утвержденный Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 N 360.
Перечень обязательных сведений, которые должны содержать первичные учетные документы предусмотрен подп. 1.4 Указа Президента Республики Беларусь от 15.03.2011 N 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов».

Сохранение настроек

В открывшейся форме следует в полях:

Наименование
– дать название отчету, например,
Взаиморасчеты с сотрудниками
.
Доступен
– выбрать кнопку:
Только для автора
– отчет с данными настройками будет доступен только пользователю, создавшему его.
Всем пользователям
– отчет будет доступен всем пользователям базы.

При таком сохранении Универсального отчета
Взаиморасчеты с сотрудниками
форма будет доступна из разделов:

Что важно знать о расчетной ведомости по зарплате?

Составляют расчетную ведомость за несколько дней до выплаты зарплаты. Конкретные сроки ее оставления законодательно не установлены, их определяют внутренними нормативными актами организации. Перед днем перечисления заработной платы ведомость передают в банк, в котором открыт расчетный счет, после этого деньги переводят с расчетного счета на карточные счета работающих на основании данных, указанных в ведомости.

Зарплатные карты работникам оформляют чаще всего в том же банке, в котором у организации есть расчетный счет. Однако сотрудник вправе получать зарплату на карту любого другого банка. Для этого ему нужно обратиться к работодателю с заявлением.

Смотрите также: Оплата больничного после увольнения

Период хранения

Хранятся ведомости начисления заработной платы в течение 5 лет, следующих за годом их составления. Эти документы могут затребовать при проведении налоговых проверок, проверок со стороны ФСС или Пенсионного фонда.

Процедура закрытия

Порядок закрытия особенно важен для расчетно-платежного и платежного документов. Из кассы зарплату выплачивают в течение трех дней. Если кто-то из сотрудников деньги не получил, то эти суммы депонируют, а ведомость закрывают. Для этого сотруднику, ответственному за выдачу денег, необходимо:

поставить о напротив фамилий тех работников, которые по какой-либо причине деньги не получили;
указать в итоговой графе выплаченные и депонированные суммы;
составить реестр сумм, которые депонированы, с указанием табельного номера и ФИО работника;
подготовить расходный кассовый ордер на выплаченные суммы.

Неполученные деньги сдают в банк и так же составляют расходный кассовый ордер.