Как оптимизировать расходы и увеличить прибыль: универсальные советы

5 Июля 2018

Как снизить затраты транспортной логистики

Для грамотного управления затратами в транспортной логистике необходимо оптимизировать все этапы транспортно-логистического процесса – от выбора вида транспорта и построения цепи поставок до планирования маршрутов и контроля выполнения заданий. Транспортные расходы во многом зависят от вида используемого транспорта. Автомобильный транспорт наиболее выгоден для перевозок относительно небольших объемов грузов на относительно небольшие расстояния.
Как снизить затраты транспортной логистики? На что обратить внимание в первую очередь? Какие инструменты и средства использовать для оптимизации расходов на перевозки? – С этими вопросами рано или поздно сталкивается каждая компания, имеющая собственный транспорт или пользующаяся услугами сторонних перевозчиков. В этой статье мы поговорим о том, как найти резервы для снижения затрат на логистику с помощью современных средств автоматизации.

Способы сокращения затрат в логистике

Рациональный выбор вида транспорта

Транспортные расходы во многом зависят от вида используемого транспорта. Автомобильный транспорт наиболее выгоден для перевозок относительно небольших объемов грузов на относительно небольшие расстояния. Железнодорожный транспорт удобен, если нужно по экономичным тарифам перевезти крупную партию грузов на дальнее расстояние. Морской и речной транспорт оптимален для перевозки очень больших объемов грузов без жесткого ограничения по срокам. Авиаперевозки – самый дорогостоящий способ, но он незаменим, если груз нужно доставить максимально быстро.

Зачастую самым выгодным по срокам и стоимости вариантом оказывается мультимодальная перевозка, когда в одной цепи поставок задействовано несколько видов транспорта.

Планирование загрузки транспорта, формирование оптимальных цепей поставок, маршрутов и рейсов

Для сокращения затрат в логистике нужно минимизировать количество простоев и порожних пробегов транспорта, сократить необоснованные потери времени при стыковках и перевалке грузов. Для этого необходимо грамотно управлять загрузкой транспорта, строить оптимальные маршруты с учетом временных окон клиентов и подрядчиков, планировать работу таким образом, чтобы выполнять как можно больше заказов силами как можно меньшего количества транспортных единиц.

Контроль выполнения транспортных заданий

Для оптимизации затрат на логистику необходимо оперативно контролировать выполнение транспортных заданий. Это позволяет избегать потерь, связанных со срывами сроков поставок, простоями, отклонениями от графика работы транспорта по причине незапланированных и форс-мажорных ситуаций. Онлайн-мониторинг местонахождения транспорта, маршрутов движения, времени прохождения контрольных точек и т.п. дает диспетчеру возможность быстро реагировать на любые возникающие отклонения и корректировать ситуацию.

Контроль топливных расходов.

По оценкам разных экспертов, ГСМ могут «забирать на себя» до 50% себестоимости перевозок, при этом не всегда такой объем топливных расходов обоснован. Например, если речь идет об автомобильных перевозках – потери могут быть связаны с нецелевым использованием транспорта и сливами топлива. Чем выше уровень контроля – тем меньше вероятность завышения затрат на топливо.

Оперативное планирование техосмотров и сервисного обслуживания транспорта

Для снижения затрат на обслуживание транспорта необходимо следить за соблюдением правил эксплуатации ТС, контролировать пробег, своевременно планировать прохождение ТО.

Все вышеобозначенные задачи взаимосвязаны. Поэтому к оптимизации общих затрат в логистике нужно подходить комплексно. В первую очередь, необходимо:

Улучшить планирование перевозок и управление цепями поставок, оптимизировать маршруты движения транспорта;
Усилить контроль за всеми этапами транспортно-логистического процесса;
Организовать детальный учет транспортных расходов;
Повысить дисциплинированность мобильного персонала.

Единственный способ добиться всего этого в кратчайшие сроки – комплексная автоматизация транспортной логистики.

Применяйте доступные средства удешевления связи

По моему опыту, каждая третья компания в российских регионах еще не перешла на IP телефонию и переплачивает за услуги связи. Когда мы перешли на нее, то сразу начали экономить примерно 50% бюджета, который выделялся на связь. Исходящие звонки (их у нас около 30 000 минут в месяц) стали стоить 0,7-2,5 рубля за минуту. Но и это был не предел.

Как-то раз я наткнулся в интернете на очень хорошую идею уменьшения исходящей стоимости звонков, — использование GSM шлюза. Это устройство, в которое можно вставлять сим-карты (2, 4, 8, 16 штук и так далее) с очень выгодными тарифами на исходящие звонки. Данное устройство можно интегрировать с вашим IP АТС и обеспечивать работу через эти сим-карты на исходящие звонки.

Так как у нас своя IP АТС, то мы без труда интегрировали GSM шлюз на 16 сим-карт. Используя тариф одного из провайдеров, мы сократили стоимость исходящих звонков до 30 копеек за минуту! Причем отдел телемаркетинга отметил, что клиенты отвечают на звонки с мобильных номеров гораздо охотнее, чем с городских московских, как было до использования GSM шлюза. Так мы не только значительно сократили расходы на связь, но и увеличили конверсию ответов на холодные звонки нашего колл-центра.

Структура затрат

Расходы компании оказывают непосредственное влияние на размер фиксируемой прибыли, следовательно, чем интенсивнее ведется работа по контролю за ними, тем больше заработает предприятие. Для того чтобы получить рычаги влияния на уровень затрат,необходимо использование методик по их учету. Одной из таких методик является классификация расходов с последующим анализом. Существует несколько вариантов группирования затрат, однако выделяют 3 основных класса в рамках унификации учета.

Классификация делает системным контроль и анализ затрат, что позволяет своевременно выявлять отклонения для последующей отработки причин их возникновения.Классификацию производственных затрат принято производить по следующим категориям:

Расчет оптимизации затрат за нарушения условий доставки

В рассматриваемом примере компания доставляет клиентам собственные грузы, и за невыполнение условий доставки (срыв сроков, недоставка продукции) предусмотрены штрафы, которые связаны с компенсациями клиентам и прочими издержками. Размеры штрафов различаются в разных регионах, мы рассмотрим пример с Москвой.

Штраф за нарушение условий доставки в розничные точки по Москве – 150 руб., по Московской области – 250 руб, в сетевые магазины – 1200 руб.

Внедрение TMS позволяет строить оптимальные маршруты объезда точек для соблюдения условий доставки, кроме того, использование мобильного клиента позволяет улучшить сервис доставки – контролировать водителей, производить корректировки в ходе выполнения маршрутов, предупреждать клиентов о скором прибытии, перестраивать маршруты. Рассмотрим расчет экономии на штрафах на примере Москвы (рис. 6).

Компенсация опозданий в день рассчитывается исходя из суммы штрафов и количества опозданий по Москве и Московской области. После внедрения системы количество опозданий снизилось, что позволяет компании экономить денежные средства и сохранять лояльность клиентов.

Составление плана по снижению себестоимости

Снизить себестоимость выпускаемой продукции и вывести производство на новый уровень могут только четкие контролируемые действия. Для этого необходимо составить план мероприятий, направленных на экономию бюджета производства. Во-первых, нужно будет собрать все данные о затратах предприятия. Тут важно учесть все мелочи. Ведь очень часто именно они и являются причиной неоправданных затрат.

Во-вторых, необходимо все затраты разделить на следующие категории.

Условно-постоянные;
Условно-переменные.

В-третьих, все полученные данные нужно проанализировать и составить план снижения себестоимости за счет каждого вида расходов. Составить его можно, используя следующие советы:

Определите желаемый процент снижения абсолютно всех расходов и издержек на единицу продукции;
Составьте перечень действий и мероприятий, благодаря которым будет экономиться бюджет предприятия. Назначьте ответственных за выполнения каждого пункта и установите сроки;
Рассчитайте эффект, который планируете получить от выполнения каждого пункта. Он должен выражаться в денежной форме.

Приведем элементарные примеры снижения себестоимости. Старайтесь выдавать канцелярские принадлежности в меньшем объеме. От этого вряд ли пострадает качество выполняемой работы, но так вы сэкономите бюджет кампании.

Или еще пример, сейчас в каждом офисе проведен интернет. Пересмотрите договор предоставления услуг с компанией-провайдером. Обсудите с их представителем предоставление более выгодных для вас условий. Каждый поставщик связи дорожит клиентом, поэтому с большой вероятностью можно сказать, что вам пойдут навстречу.

В-четвертых, после внедрения плана по экономии и снижению себестоимости очень важно его контролировать. Без должного контроля нельзя добиться успеха. Это может занять немало времени у руководителя, но только так вы будете понимать, какой из пунктов вашего плана действительно работает.

Немаловажно заинтересовать рабочий персонал и заставить его включиться в режим экономии. Стимулировать сотрудников можно с помощью бесед, или всевозможных поощрений.

Факторы снижения себестоимости продукции

На снижение себестоимости влияет много факторов. Условно их можно разделить на следующие:

Внутрипроизводственные
– те, на которые руководители предприятия могут оказать непосредственное воздействие. К ним можно отнести: сокращение штата сотрудников, автоматизация отдельных процессов, мотивация персонала и т.д.
Внепроизводственные
– те, на которые не могут оказать влияние предприятие. Это стоимость топлива, сырья, тарифы, величина налоговых отчислений и т.д.

Расчет оптимизации затрат на наемный транспорт

Для расчета оптимизации затрат на наемный транспорт учитываются следующие параметры доставки, от которых зависит тариф:

средняя продолжительность рейса в часах;
среднее количество точек доставки;
среднее количество ТС, привлекаемых в день.

Для примера рассмотрим расчет показателей в Московском и Санкт-Петербургском филиалах. В этих филиалах принцип оптимизации затрат на наемный транспорт будет отличаться из-за разницы в тарификации услуг наемных перевозчиков.

В рамках рассматриваемого примера перевозчики работают по следующим тарифам:

• В Москве перевозчик тарифицирует потраченное на перевозку время в часах и количестве точек в рейсе, т.е. применяется ставка за суммарное количество отработанных часов, а также за каждую дополнительную точку, начиная с одинадцатой. Доплата за каждую точку после десятой составляет 200 руб., сумма за час работы – 900 руб.

• В Санкт-Петербурге перевозчик берет фиксированную сумму за выезд транспортного средства на рейс – 5500 руб., а также дополнительно плату за каждую точку после двенадцатой – 300 руб.

Расчет производится исходя из условий тарификации и входных параметров.

Дальнейший расчет выполнялся на основании показателей до и после внедрения и разницы между средними затратами в день. Примеры расчета оптимизации затрат на наемный транспорт будут выглядеть следующим образом (рис. 4, 5).

Снижение себестоимости продукции

Пути снижения себестоимости продукции, в первую очередь, включают в себя непрерывный технический прогресс. Это явление выражается во внедрении новой техники и технологии, комплексной механизации и автоматизации производства, совершенствовании технологии, внедрении прогрессивных видов материалов. Использование технического прогресса дает возможность в значительной мере уменьшить стоимость готовых изделий.

Серьёзный резерв пути снижения себестоимости продукции заключён в расширении специализации и кооперации. Специализированное предприятие обладает массовым поточным производством, их себестоимость значительно ниже, чем у предприятия, которое вырабатывает данную продукцию в небольшом количестве. Развитие такого понятия как специализация, требует установки наиболее рациональной кооперации между организациями.

Пути снижения себестоимости также заключаются в повышении производительности труда. Увеличивая производительность, труда можно сократить затраты по единице продукции и, следовательно вес зарплаты в структуре себестоимости. Успех, заключённый в пути снижения себестоимости продукции, в первую очередь, состоит в увеличении производительности труда рабочих, которая обеспечивает экономию на заработной плате в определенных условиях. Можно сказать, что чем больше будет выпуск продукции, тем меньше будет доля цеховых и общезаводских расходов в себестоимости продукции.

Издержки производства предприятия

Процесс производства с экономической и организационной точки зрения достаточно сложный и многогранный процесс, требующий от предприятия достаточных усилий и труда. Любое производство – это затраты или их называют еще издержками.
Определение 1

Издержки производства – это расходы, которые, так или иначе, несет предприятие при изготовлении (производстве) товара, которой в дальнейшем продается на рынке.

Деятельность, направленная на снижение издержек предприятия очень важна, так как чем меньше будет потрачено расходов на изготовление товара, тем больше заработка будет у компании.

Существует множество возможностей, как снизить издержки на предприятии при производстве товаров. Эти возможности можно применять как в комплексе, так и отдельным перечнем, в зависимости от выбора стратегии руководящего состава компании.

Как еще можно снизить затраты производства

Каждая компания выбирает линию оптимизации производства исходя из своей специфики или отраслевых особенностей. Общими действиями для всех предприятий можно считать такие экспертные рекомендации по снижению затрат производства:

Рассмотреть возможность интеграции производства с партнерами, передав им часть технологического цикла;
Грамотно распоряжаться производственными запасами. Следует осуществить расчет необходимого объема МПЗ, минимального и мобилизационного (если это предусмотрено), объема готовой продукции и товаров в пути, с подготовкой графиков поставок и платежей по ним;
Планирование логистических процессов. Например, некоторые компании экономят на хранении товаров, используя грузовой транспорт. Не менее важным является правильный выбор поставщика транспортных услуг.

Кроме перечисленных методов, от любой компании требуется планирование снижения затрат, предусматривающее соблюдение финансовой дисциплины, эффективную организацию учета и осуществление периодических проверок с анализом понесенных потерь.

Себестоимость продукции является основным ценообразующим фактором, поэтому анализ себестоимости дает возможность оценить эффективность использования ресурсов и определить резервы снижения цены за единицу готовых изделий. Анализ себестоимости осуществляется по нескольким направлениям: динамика себестоимости и факторы изменения, влияние объема и структуры изделий на выпуск каждой единицы, оценка структуры себестоимости и динамики.

Анализ себестоимости продукции может быть ретроспективным, оперативным предварительным и перспективным. Для того чтобы анализировать динамику себестоимости продукции нужно сравнивать фактическую себестоимость и плановую себестоимость, а также себестоимость по прошлым годам. На себестоимость оказывают воздействие определённые факторы, изменение которых нужно отслеживать и устранять их отрицательное воздействие.