Какие задачи решает информационное письмо
Основная задача информационного письма — рассказать получателю, что что-то произошло. Например:
- оповестить партнёров об изменениях внутри компании;
- напомнить контрагентам об исполнении обязательств по договору;
- рассказать клиенту о внедрении новых услуг или расширении ассортимента.
Информационное письмо просто констатирует факт и не предполагает мотивации к действию.
Объём инфо-письма варьируется от одного предложения до нескольких страниц. Как правило, информационное письмо подписывает руководитель организации или ответственное лицо. В случае массовой рассылки наличие ручной подписи необязательно.
Нередко информационные письма носят типовой характер — их оформляют по утверждённому шаблону. В содержании могут присутствовать рекомендации или цитаты из официальной документации. Также информационные письма могут содержать различные приложения — фотографии, документы, таблицы, pdf-файлы.
Разновидности информационных писем
Классификация информационных писем весьма условна, поскольку одно послание может выполнять сразу несколько функций. Но в целом существует несколько основных видов.
Читайте также: Учредительные документы акционерного общества
Письмо-уведомление
Сообщает о каком-либо факте, событии или процессе. Например: о смене руководства организации или ее реквизитов, об изменении политики компании или цен на товары.
Образец:
Уважаемый Имя Отчество,
ООО «Н» информирует вас о повышении цен на наш ассортимент на 10% в связи с подорожанием сырьевой продукции.
Подробно ознакомиться с изменениями вы можете в приложенном прайсе. Если есть вопросы — звоните по телефону +7 xxx xxx xx или пишите нам на email
С уважением, …
Письмо-напоминание
Сообщает адресату про то, что ему нужно сделать. К примеру, выполнить договорные обязательства, дать ответ на предложение, явиться на встречу в указанное время.
Образец:
Уважаемый Имя Отчество,
Напоминаю, что 30.08.2020 г. пройдёт семинар по теме «…».
Чтобы подтвердить участие, не забудьте зарегистрироваться по ссылке.
С уважением, …
Письмо-подтверждение
Зачастую выступает гарантией ранее оговоренных условий и обещаний. Пример: «товар получили
», «
оплату провели
», «
ваше предложение утвердили
».
Образец:
Читайте также: Какая ответственность у индивидуального предпринимателя (ИП) по долгам?
Уважаемый Имя Отчество,
Получили ваше коммерческое предложение.
О принятом решении сообщим до 01.09.2020 г.
С уважением, …
Письмо-заявление
Уведомляет адресата о планах автора, разъясняет причины сложившейся ситуации, формулирует позиции автора по определённому вопросу. Например: «мы решили пересмотреть условия сотрудничества
», «
по данному вопросу я считаю
…», «
сообщаю, что намерен предпринять следующие действия
…».
Образец:
Уважаемый Имя Отчество,
Я изучил ваше предложение об изменении условий сотрудничества. Сообщаю, что…
С уважением, …
Рекламно-информационное письмо
Эти письма зачастую самые объёмные и похожи на коммерческие предложения. Они содержат информацию о товарах и услугах, о расширении ассортимента, об изменениях ценовой политики. От обычных коммерческих писем их отличает то, что в них отсутствует призыв к действию. Это просто констатация факта. Тем не менее, послания должны быть интересными, чтобы их прочитали.
Образец:
Уважаемый Имя Отчество,
Мы расширили ассортимент. Теперь вы можете купить… Подробнее читайте в приложении.
Приложение: «Каталог товаров»
Читайте также: Азбука фандрайзинга: как собрать пожертвования без попрошайничества
С уважением, …
Письмо за подписью руководителя раскрывающее специализацию образец
8-917-121-12-12 (которая предназначена для исповедывающих стиль кадрового менеджмента европейских и американских организаций) составляется по аналогичной схеме.
В связи с этим хотел бы предложить для рассмотрения свою кандидатуру на вакансию, связанную с осуществлением функции санитарно-ветеринарного контроля, контроля качества готовой продукции и сырья.
Личные контакты и знание бизнес-инфраструктуры Липецкой области позволит успешно представлять интересы компании в регионе. Созданные мной системы управленческого учета и хорошее знание бухгалтерии позволят своевременно реагировать на текущее изменение дебиторской и кредиторской задолженности.
За период своей трудовой деятельности я изучил тактику ведения переговоров, бизнес-стратегию, основы логистики. Ваша организация отвечает моим представлениям о серьезной и успешной компании имеющей перспективы развития на рынке.
В случае принятия положительного решения по моей кандидатуре, готов к встрече для собеседования. Подробная информация в резюме (прикрепленный файл).
Как написать информационное письмо
Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки.
Например, для информационных писем часто используют такую структуру:
- В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа.
- В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф.И.О., должность, название и адрес компании.
- По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая … (имя-отчество)».
- Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас…», «Наша компания предлагает…»
- В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата.
- В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
- Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату.
- Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.
Образец информационного письма:
В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4.
Образец формы письма-напоминания
В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало рекомендациям ГОСТа:
- Предусмотрите наличие полей. 10 мм — по правому краю. 20 мм — по левому краю. сверху и снизу.
- Выровняйте содержание письма по ширине страницы.
- Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
- Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине.
- Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом.
- Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа.
- Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13.
- В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10.
Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений.
Шаблоны и фразы деловой переписки
Шаблон означает постоянное применение одного и того же приема структурирования текста при однотипных посланиях.
Например, в обращениях, запросах, ответах, гарантийных посланиях в шапке письма указываются сведения отправителя и получателя. В одних случаях достаточно перечислить название компании, ФИО адресата, его должность.
В расширенном варианте дополнительно указываются:
- адрес;
- контактный телефон;
- расчетный счет;
- регистрационный номер.
При запросах и ответах обязательно наличие исходящего номера и даты отправления. Такие письма регистрируются для контроля над своевременностью ответа и выполнения обязательств.
Фирменные бланки выполнены на основе шаблона, что облегчает ведение официальной переписки.
По их оформлению становится понятно, для чего они предназначены. В каждой организации, компании разрабатывают свои формы бланков.
Несмотря на отличие в отдельных элементах, документы имеют одинаковую информативность:
- наименование фирмы;
- адресные данные;
- телефон/факс;
- электронная почта;
- сайт.
Стандартные слова, словосочетания и фразы, применяемые в официальной корреспонденции:
- согласно пункту… договора от …;
- оказать поддержку;
- на протяжении …;
- пишу Вам, обращаюсь к Вам;
- с уважением;
- с наилучшими пожеланиями;
- принять к сведению;
- к сожалению, у нас нет возможности…;
- нам искренне жаль;
- вынуждены…;
- не можем удовлетворить;
- в соответствии;
- просим Вас.
Это неполный перечень терминов, обязательных при написании писем для сторонних организаций.
Читайте также: Как узнать в какой налоговой зарегистрирована организация
Как правильно отправить информационное письмо
Для отправки инфо-письма в бумажном виде — почтой или курьером — используют фирменный конверт с логотипом и реквизитами компании. На нём указывают данные адресата — имя, должность. При использовании обычного конверта, лучше выбрать продолговатый конверт того же цвета, что и само письмо.
Но всё чаще деловую переписку ведут в электронном формате. Отправляя электронное информационное письмо:
- Укажите тему письма. Постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Например, тема «Супер выгодное предложение для вас» ни о чём не говорит адресату — от кого предложение, чем выгодно. А вот тема «Компания N снижает цены на 15% на весь ассортимент» понятно поясняет содержание.
- Желательно использовать email, который содержит название компании или вашу фамилию.
- При отправке ответа цитируйте исходное письмо.
- Не прикрепляйте много приложений к сообщению без запроса.
- Не забывайте про подпись.
Для электронной деловой переписки применяют практически все те же нормы, что и для бумажной корреспонденции. Но учитывайте, что чрезмерно длинные послания могут просто проигнорировать, особенно если это первое письмо и адресат его не ждёт. Старайтесь сделать электронное информационное письмо максимально лаконичным — 1-2 страницы.
Для кого эта статья?
Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке.
Если вы:
- предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
- сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
- человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.
Особенности деловой переписки:
- ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
- общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
- небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;
- соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
- особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.
Необычные идеи для малого бизнеса
Начните новый год в качестве предпринимателя!
Подробнее
Информационные письма в email-маркетинге
Чёткое определение информационного письма в email-маркетинге отсутствует. Кто-то называет так исключительно транзакционные сообщения — уведомления об оплате или статусе заказа, подтверждение регистрации. Но в большинстве случаев информационными письмами считают контентные рассылки, которые несут полезную информацию для пользователя.
Контентные письма в email-маркетинге помогают:
- удерживать внимание подписчиков;
- поддерживать регулярный контакт;
- подтверждать статус эксперта;
- периодически напоминать о продукте или компании;
- привлекать трафик на сайт.
Некоторые компании полностью строят стратегию email-маркетинга на инфо-письмах. Но чаще информационные письма применяют в комплексе с промо-рассылками. Это позволяет продавать менее агрессивно — подписчики не устают от переизбытка коммерческих предложений и одновременно не забывают о компании.
Хотя информационные письма могут не содержать call to action (призыва к действию), направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.
Пример информационного письма в email-маркетинге. Дайджест интересных статей за неделю от Elle
О чём писать в инфо-письмах
Информационные письма в email-рассылках используют для информирования аудитории и привлечения потенциальных клиентов.
Инфо-письма могут содержать:
- истории о вашем бизнесе;
- истории и отзывы клиентов;
- «закулисье» деятельности;
- полезные для клиентов статьи;
- ссылки на интересные материалы;
- новости вашего бизнеса;
- анонсы новых товаров и услуг;
- напоминания об акциях.
Как быстро создавать информационные письма для email-рассылки
Допустим, вы уже решили, какой именно информационный контент вы хотите представить подписчикам. Вам нужно лишь «упаковать» материалы. Для этой цели можно использовать готовые шаблоны писем.
В сервисе UniSender предусмотрены шаблоны для самых разных типов писем — для e-commerce, по отраслям, универсальные. Для создания инфо-писем можно выбрать шаблоны категории «Блоги и новости» или «Универсальные».
Страница выбора готовых шаблонов в UniSender
Чтобы создать информационное письмо, вам нужно просто заменить шаблонный текст на свой. При необходимости можно доработать шаблон — добавить или удалить отдельные блоки, вставить видео или изображение и прочее.
Редактирование информационного письма в UniSender
Как создать письмо в UniSender
Регулярная рассылка полезных и интересных информационных писем укрепит отношения с подписчиками, удержит потенциальных клиентов и повысит лояльность со стороны читающей аудитории.