Хранение бланков строгой отчетности в кассе кратко

Понятие бланков строгой отчетности

Бланками строгой отчетности называют бумажные документы, которые выдают некоторые организации вместо товарных и кассовых чеков в подтверждение принятия денег от населения. Видов бланков существует множество, а в качестве примеров можно привести железнодорожные билеты, билеты в театр, квитанции за ремонт обуви и т. д.

На данный момент использование бланков строгой отчетности (сокращенно — БСО) возможно при оказании любых услуг, даже не перечисленных в ОКУН.

Организации, пользующиеся такими документами, должны вести их строгий учет, так как БСО являются определенной отчетностью перед налоговыми органами.

Хранение бланков

В связи с тем, что бланки строгой отчетности подлежат учету, организация их хранения требует самого пристального внимания со стороны предпринимателя. В частности, законодательство предусматривает, что хранение БСО должно исключать возможность их получения неуполномоченными лицами. Для этого все документы должны храниться в сейфе или специальном помещении, которые ежедневно опечатываются. Читайте пример хранения трудовых книжек.

К содержанию

Срок хранения

Срок хранения БСО законодательством регламентируется только в отношении копий использованных бланков, а также их корешков. Они должны храниться не менее пяти лет, но при этом их уничтожение допускается только по прошествии месяца со дня последней инвентаризации. Относительно неиспользованных бланков никаких сроков не предусмотрено, поэтому они могут храниться любое время.

К содержанию

Забалансовый счет 006

Забалансовые счета предназначены для учета различного имущества, которое находится в компании временно, на хранении или на правах аренды, например. Особенностью учета на этих счетах является отсутствие метода двойной записи, то есть в Дт или Кт счета не будет корреспонденции. Аналитический учет ведется в регистрах, разработанных компанией самостоятельно и отраженных в учетной политике.

Кстати, узнать, что нового в учетной политике предусмотрено на следующий год, можно узнать здесь.

Для учета именно бланков строгой отчетности действующим планом счетов предусмотрен счет 006. Он забалансовый, то есть его сальдо никак не будет влиять не валюту баланса, тем не менее этот счет не позволит забыть о некоторых материальных ценностях в компании.

По дебету данного счета отмечается поступление бланков в условной оценке, по кредиту — расход. Предполагается, что учет ведется в разрезе наименования каждого бланка и по местам их хранения. Таким образом, если у вашей компании есть обособленное подразделение, то у вас будет 2 места хранения на этом счете. Условную оценку (например, 1 руб.) компания устанавливает самостоятельно.

К ведению забалансовых счетов требования практически те же, что и для балансовых. Узнать про инвентаризацию таких счетов можно в нашей статье «Предусмотрено ли для забалансового счета проведение инвентаризации?».

Прочитать в целом о бухгалтерском учете забалансовых счетов можно здесь.

Давайте рассмотрим учет бланков строгой отчетности на примере.

Инвентаризация бланков

Периодически осуществляется инвентаризация БСО, которая позволяет выявить их недостачу или нарушение правил хранения. Инвентаризация проводится комиссией, состав которой утверждается предпринимателем.

Также целями инвентаризации является уничтожение бланков строгой отчетности. Оно является обязательной процедурой по истечении сроков хранения, а также в отношении поврежденных или испорченных бланков.

В этом случае составляется акт списания БСО.

К содержанию

Пример учета БСО на счете 006

Чаще всего БСО приобретаются самостоятельно компанией и выдаются в подотчет работникам. Учет расходов на приобретение таких бланков ведется на счетах затрат по стоимости их приобретения согласно документам. Сами БСО учитываются на счете 006.

Пример

работает с населением за наличный расчет. Согласно действующим нормативным актам при получении денежных средств компания выдает квитанции, которые являются БСО. Партия БСО, закупленная 3 апреля, приобретена по 25 коп. за штуку без НДС, 2000 штук — согласно накладной. Квитанции сразу выданы в магазины для работы с клиентами. Бухгалтер в учете покажет такие проводки:

Дт 10 «Материалы» Кт 60 «Расчеты с поставщиками» — оприходованы бланки (квитанции на оказание услуг) по стоимости накладной — 500 руб. (0,25 руб. × 2000 шт.);
Дт 20 «Основное производство» Кт 10 «Материалы» — списаны выданные в работу квитанции — 500 руб.

Одновременно с этой проводкой появляются другие, для контроля использования бланков (в разрезе мест хранения):

Дт 006 «Магазин № 1» — часть бланков передана по акту: 250 руб. — 1000 штук;
Дт 006 «Магазин № 2» — часть бланков передана по акту: 250 руб. — 1000 штук;
Кт 006 «Магазин № 1» — списаны с места хранения 50 бланков (по отчету магазина с 3 по 10 апреля): 12,5 руб. (50 × 0,25 руб.);
Кт 006 «Магазин № 2» — списаны с места хранения на основании отчета 200 бланков: 50 руб. (200 × 0,25 руб.).

Учет бланков строгой отчетности (Волкова М.)

Каждое автономное учреждение при осуществлении своей деятельности сталкивается с учетом бланков строгой отчетности, основные нюансы которого утверждаются при формировании учетной политики. В представленном материале расскажем, какие документы относятся к бланкам строгой отчетности и как организовать их учет и хранение.

К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг, квитанционные книжки, голограммы, аттестаты, дипломы, бланки удостоверений, бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 118 Инструкции N 157н <1>), а также квитанции (ф. 0504510).

———————————

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ <2> учреждения могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности. Порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков установлен Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (далее — Постановление N 359).

———————————

<2> Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Согласно п. 2 Постановления N 359 к БСО также относятся билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам. Эти документы должны быть изготовлены типографским способом или сформированы с использованием автоматизированных систем.

К бланкам строгой отчетности законодательством установлены определенные требования, одним из них является наличие следующих реквизитов (п. 3 Постановления N 359):

— наименования документа, номера (шестизначного) и серии;

— наименования и организационно-правовой формы;

— места нахождения постоянно действующего исполнительного органа;

— идентификационного номера налогоплательщика, присвоенного учреждению, выдавшему документ;

— вида услуги;

— стоимости услуги в денежном выражении;

— размера оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

— даты осуществления расчета и составления документа;

— должности, фамилии, имени и отчества лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личной подписи, печати учреждения;

— иных реквизитов.

Обратите внимание! При оказании услуг учреждениями культуры (учреждения кино и кинопроката, театрально-зрелищные предприятия, концертные организации, коллективы филармоний, цирковые предприятия и зоопарки, музеи, парки (сады) культуры и отдыха), включая услуги выставочного характера и художественного оформления, и услуг физической культуры и спорта (проведение спортивно-зрелищных мероприятий) при необходимости из формы бланка документа могут быть исключены такие реквизиты, как размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать учреждения (п. 6 Постановления N 359).

Формы бланков документов, используемых при оказании услуг населению, утверждаются соответствующими федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности.

Серия и номер на бланке документа, изготовленного типографским способом, проставляются изготовителем. Дублирование этих реквизитов допускается только на копии (отрывной части) документа.

Наши читатели часто задаются вопросом, может ли учреждение распечатывать бланки строгой отчетности не типографским способом, а, например, с помощью ПК.

Пункт 4 Постановления N 359 допускает формирование бланков документов с использованием автоматизированной системы. Но для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа учреждением должны соблюдаться следующие требования (п. 11 Постановление N 359):

— автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;

— при заполнении бланка документа и его выпуске автоматизированной системой должны сохраняться уникальный номер и серия бланка.

Таким образом, при соблюдении учреждением перечисленных выше требований печать бланков строгой отчетности с помощью компьютера допускается, но при этом учреждение обязано по требованию налоговых органов представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах (п. 12 Постановления N 359).

Бланк документа нужно заполнять четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный бланк документа перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором он заполнялся.

Хранение бланков строгой отчетности. Бланки строгой отчетности хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу при хранении. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.

Копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, упаковываются в опечатанные мешки и хранятся в систематизированном виде не менее пяти лет. По окончании срока копии документов уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, в таком же порядке уничтожаются испорченные бланки строгой отчетности.

Бухгалтерский учет. Учет бланков строгой отчетности в автономных учреждениях ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (п. 337 Инструкции N 157н).

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, оплата договоров на приобретение и изготовление бланков строгой отчетности осуществляется автономными учреждениями по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Аналитический учет. Учет на забалансовом счете осуществляется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк, один рубль, а в случаях, установленных учреждением при формировании учетной политики, — по стоимости приобретения бланков.

Аналитический учет БСО ведется в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам. В книге указываются дата получения (выдачи), условная цена, количество и проставляется подпись получившего лица. На основании данных по приходу и расходу выводится остаток на конец периода.

Внутренне перемещение бланков в учреждении отражается на основании первичных документов (требование-накладная ф. 0315006) путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие БСО производится при их выдаче, передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), также в связи с выявлением порчи, хищения, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении). Выбытие бланков производится по стоимости, по которой они были приняты к учету, на основании оправдательных документов: акта приема-передачи, акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Списание осуществляется по решению комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, при этом акт (ф. 0504816) подписывают члены комиссии и утверждает руководитель учреждения.

Приведем типовые операции по учету бланков строгой отчетности:

Читайте также: На обороты своя: розничная выручка приблизилась к докризисному уровню Содержание операции Дебет Кредит Документ-основание Поступление бланков

строгой отчетности на

склад

03 — склад Накладная, счет-фактура Передача бланков строгой

отчетности в кассу

03 — касса 03 — склад Требование-накладная

(ф. 0315006)

Списание (выданных,

испорченных) бланков

строгой отчетности с

забалансового учета

03 — касса Акт о списании бланков

строгой отчетности

(ф. 0504816)

Пример. В мае автономное образовательное учреждение за счет субсидий приобрело бланки строгой отчетности: трудовые книжки — 10 шт. на сумму 2000 руб., аттестаты — 500 шт. на сумму 125 000 руб. (НДС поставщиком не предъявлен). По договору поставки учреждением был перечислен аванс в размере 30%.

В соответствии с учетной политикой учреждения трудовые книжки хранятся в кассе учреждения, а бланки аттестатов у материально ответственного лица — завуча О.О. Ивановой. В июне 490 аттестатов были израсходованы по назначению, 4 аттестата при заполнении были испорчены. (Цифры в примере приведены условные.)

Корреспонденция счетов по учету бланков строгой отчетности составляется согласно требованиям Инструкций N N 157н, 183н <3>:

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,

руб.

Пункт

Инструкции

N 183н

Перечислен аванс за

изготовление бланков

строгой отчетности

4 206 26 000 2 201 11 000

38 100 100 Отражены расходы

на приобретение бланков

строгой отчетности

4 401 20 226 4 302 26 000 127 000 138 Получены бланки строгой

отчетности (трудовые

книжки) в кассу

учреждения в количестве

10 шт.

03 — касса Получены аттестаты

материально

ответственным лицом в

количестве 500 шт.

03 — Иванова Зачтен аванс за

изготовление бланков

строгой отчетности

4 302 26 000 4 206 26 000 38 100 101, 157 Произведен расчет

с поставщиком за

изготовление бланков

строгой отчетности

4 302 26 000 4 201 11 000

88 900 157 Списаны выданные бланки

аттестатов и испорченные

бланки в общем

количестве 494 шт.

03 — Иванова

———————————

<3> Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Оформление инвентаризации. Инвентаризация бланков осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.

Согласно п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Результаты инвентаризации отражаются в Инвентаризационной описи (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). В данном документе путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Инвентаризационная опись составляется комиссией учреждения по видам документов и материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.

В описи отражаются наименование и код бланков строгой отчетности, единица измерения, сведения о фактическом наличии (цена, количество), сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма), сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма).

Инвентаризационную опись подписывают председатель и все члены комиссии учреждения, осуществлявшей инвентаризацию.

Правильное ведение учета БСО. Книга учета, хранение и инвентаризация

При оказании услуг населению индивидуальным предпринимателям можно воспользоваться правом применения БСО. Бланк строгой отчётности является документом, который подтверждает оплату предоставленной услуги.

При некоторых видах деятельности, в частности, непривязанной к определённому месту (оказание услуг выездного видео-/фотооператора, визажиста и т.п.), БСО являются наиболее приемлемым вариантом.Но как бы не был сложен порядок работы с ККТ, взаимодействие с бланками строгой отчётности также требует внимательного и вдумчивого отношения. является важным моментом в процессе работы с бланками. Некоторые считают, что работа с БСО намного проще, чем с ККТ.

Но на деле происходит не совсем так. Скорее затраты на бланки меньше, чем на обслуживание ККТ.

А вот о простоте использования говорить не приходится.

В законодательстве работа с БСО строго регламентирована. Бланки строгой отчётности — важные документы, которые подлежат учёту и хранению в соответствии с установленными правилами.

Необходимые сведения, касающиеся порядка обращения с бланками, содержатся в Постановлении Правительства от 6.05.2008 № 359 (далее по тексту Постановление).СодержаниеПрименять бланки строгой отчётности вправе ИП и организации, которые оказывают населению услуги, полный перечень которых представлен, например, в утверждённом классификаторе услуг ОК002-93. А также индивидуальные предприниматели:О том как должны использоваться бланки строгой отчетности при ведении деятельности читайте в этой статье:

применяющие патентную систему (при осуществлении определённых видов деятельности);
уплачивающие ЕНВД;
находящиеся в удалённых местностях и оказывающие услуги (перечень утверждается каждым субъектом РФ).

ИП применяют бланки при произведении расчётов за наличные суммы с другими индивидуальными предпринимателями или с населением (при оказании услуг).

Рекомендуем прочесть: Сопоставить сцены уличной жизни в романе преступление и наказание

При расчёте с организациями использование БСО запрещено.Бланки строгой отчётности следует заказывать в типографии. Можно воспользоваться

Правила и сроки хранения бланков строгой отчетности в организации – где и как хранить БСО?

» » » » 22.08.2020 Организационные и процедурные аспекты хранения (БСО) регламентируются нормами действующего законодательства. Эти правила являются общеобязательными – они действуют для всех хозяйствующих субъектов, применяющих расчетные документы, подлежащие строгому учету.

Прежде всего, речь идет о правильной регистрации таких бумаг и обеспечении их сохранности.

Основные нормативные требования, предъявляемые к хранению БСО, следует рассмотреть более детально. Документы БСО, изготовление которых осуществляется в порядке, установленном общеобязательными нормативными требованиями, приобретаются непосредственно у поставщика или, как вариант, через организацию почтового сервиса.

Каждая партия таких бумаг обязательно сопровождается приложением копии накладной или иной документации, в которой указываются названия, серии/номера, количество и покупная стоимость бланков строгой отчетности. Приемка документов БСО, полученных от поставщика (изготовителя), должна выполняться уполномоченным должностным лицом в присутствии особой комиссии, состав и полномочия которой определяются распорядительным актом руководства. Такая приемка осуществляется в день поступления бланков строгой отчетности.

Назначенная комиссия сопоставляет реальное количество, серии и номера полученных документов с соответствующими данными сопроводительной документации.

Составляется акт, удостоверяющий зачисление БСО на приход. Этот же акт считается документальным основанием для принятия документов строгой отчетности к учету. Если в процессе приемки комиссией обнаруживаются какие-либо несоответствия (излишек, недостаток, брак), копия составленного акта пересылается поставщику (изготовителю) в порядке письменной претензии.

Полученные и оприходованные бланки передаются на склад для их дальнейшего хранения. Поступление БСО на склад оформляется приходным ордером, в котором отражаются названия, серии, номера и количество расчетных документов (квитанций, чеков, прочих бланков). Количественный учет бланков строгой отчетности ведется работниками склада по наименованиям бланков.

Сущность, реквизиты и формы бланка строгой отчетности

Для лучшего понимания начнем с определения БСО. Так, бланк строгой отчетности — бумага особой важности, в которой оформляется получение наличных от покупателя по факту представления товаров (услуг). Простыми словами БСО — альтернативный вариант кассового чека.

По законодательству БСО может оформляться в свободной форме. Главное требование — наличие в документе необходимых реквизитов:

Название документа, его серия и номер (состоит из шести цифр).
Наименование и форма организации (для юрлиц) и личные данные для ИП.
Вид предоставляемых услуг.
Местоположение (адрес юрлица).
ИНН, полученный компанией или ИП.
Цена услуги (в финансовом эквиваленте).
Величина выплат, которые производятся наличными или с применением «пластика».
Дата, когда осуществляется расчет (дата составления БСО).
ФИО и должность лица, отвечающего за проведение операции, подпись и печать компании (ИП).
Прочие реквизиты, характеризующие особенности предоставляемой услуги.

Отдельного внимания заслуживают формы бланков строгой отчетности. Здесь можно выделить ряд вариантов:

Туристическая путевка (туруслуги).
Форма А-7 (квитанция, подтверждающая факт получения страховки) — для сектора страхования.
Квитанция по оплате услуг ветеринара — ветуслуги.
Залоговый билет (ломбард).
Квитанция по форме 0504510 (бюджетные компании).

Акты приема и передачи

Выдача всех бланков строгой отчетности сопровождается оформлением специальных документов. Но, прежде чем бланки будут получены должностными лицами, должна осуществиться их приемка ответственным лицом. Прием бланков из типографии также осуществляется комиссией, данный факт подтверждает акт приемки.

Форма такого акта утверждена Постановлением правительства и носит обязательный характер. Выдача бланков сотрудникам также подлежит документированию, в этом случае составляется акт передачи.

Любой акт содержит информацию о форме полученных и выданных бланков, их количестве и заверяется подписями лиц, получающих и выдающих.

Акты приема и передачи БСО хранятся вместе с журналом их учета на протяжении всего периода его использования.

Проверка данных актов осуществляется при проведении инвентаризации.

Законодательство позволяет оформлять как временной акт приема бланков строгой отчетности, когда сотрудники получают их на определенный период времени, например, один рабочий день, так и количественный, когда бланки выдаются в определенном количестве на неопределенный срок.

К содержанию