Приказ о наличном денежном обращении в организации (вариант)

Когда понадобится документ

Хранить в кассе наличные деньги разрешено лишь в пределах лимита, который согласован с обслуживающим банком. Утверждать этот лимит нужно ежегодно (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 05.01.1998г. № 14-П). Разрешение банка лучше получить перед началом нового года. Хотя на практике банки иногда согласовывают лимит в начале нового года задним числом.

Если банк не установит лимит для компании, то вся наличность в кассе с 1 января будет считаться сверхлимитной и ее придется полностью сдавать в банк. Если же лимит будет своевременно согласован, зачислять на счет потребуется лишь суммы наличных, которые будут его превышать. Отступление от этих правил допустимо лишь в дни выдачи зарплаты. В таких случая хранить в кассе наличные деньги сверх лимитов можно. Но не более трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — пяти дней). За превышение лимита кассового остатка предусмотрена ответственность по статье 15.1 КоАП РФ.

Стоимость инкассации

Она зависит от ряда факторов:

• суммы перевозки;
• времени инкассации;
• сложности маршрута;
• удаленности от точки инкассации;
• наличия вооруженной охраны.

Обычно есть такие варианты тарифов:

• фиксированная ставка (за каждый заезд);
• процентная ставка (оговоренный процент от сдаваемой суммы, но не ниже некоторого минимума);
• комплексный – «такса» за заезд + процент от суммы.

Рассмотрим комплексный вариант. Он складывается из фиксированной платы за выезд и процента от суммы, сдаваемой инкассаторам. Но это только прямые расходы.

Читайте также:  Как правильно заполнять инвентаризационную опись ТМЦ?

Чтобы понять, во сколько действительно обходится инкассация, нужно учитывать стоимость времени каждого сотрудника, вовлеченного в процесс сбора наличных от приема средств до зачисления на счет и отражения в учетных системах, а также стоимость самого дорогого ресурса – административного. Опытным путем установлено, что менеджер одновременно может эффективно управлять 5-9 процессами. Чем больше процессов, не приносящих прибыль, в ответственности сотрудника, тем дороже процесс для бизнеса в целом.

Также нужно учитывать количество точек для инкассации: чем их больше, тем сложнее организация процесса. Кроме того, многие компании не учитывают стоимость денег в периоде и стоимость дополнительного финансирования для поддержания оборотных средств. В конечном итоге, стоимость всех затрат компании на инкассацию наличных может достигать 1-2% от оборота и выше.

В каком виде составить расчет и что в нем указать

Лимит наличных утверждают на год. Для этого составляют Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на ___ год (форма N 0408020; далее — Расчет). Типовая форма данного Расчета приведена в приложении 1 к Положению ЦБ РФ N 14-П. Расчет нужно составить в двух экземплярах, с подписью руководителя и главного бухгалтера.

Эту бумагу следует подать в банк, обслуживающий фирму. Если же предприятие работает сразу с несколькими банками, то Расчет можно представить в любой из них. После того как лимит будет установлен, уведомление об этом нужно направить в остальные кредитные организации, где открыты расчетные счета.

{{getInfoText()}}

Также держателям карт будут доступны программы специальных предложений и скидок от платежных, которые позволят экономить на оплате товаров и услуг в разных направлениях ведения вашего бизнеса.

Кроме этого в случае утери карты средства на ней не будут потеряны, т.

1. В главном меню устройства по приему наличных выберите пункт «Платежи наличными».
2. Из списка вариантов выберите «Кредиты и финансовые услуги».
3. Перейдите в раздел «Самоинкассация».
4. Укажите идентификационный код.
5. Выберите расчетный счет, на который необходимо внести наличные.
6. Подтвердите согласие на операцию.
7. При необходимости введите дополнительную информацию по операции – например, назначение и период платежа.
8. Выберите источник взноса.
9. Проверьте правильность введенных данных.
10. Поместите деньги в купюроприемник и нажмите «Оплатить».
11. Получите чек.

Процесс внесения наличных на расчетный счет юридического лица занимает считанные минуты и мало чем отличается от процесса пополнения обычной банковской карты физического лица.

Таблица 3.

Повышение лояльности работников предприятия Ваши сотрудники оценят удобство и простоту оплаты Бизнес-картами банка ВТБ и будут благодарны вам за экономию времени на получение подотчетных средств.

Рассчитайте среднюю вырочку и средние расходы

Сначала берут наличную денежную выручку за последние три месяца. Причем несмотря на то, что в Расчете говорится «выручка», на самом деле на практике бухгалтеры указывают все поступления в кассу. Это логично — ведь при проверке лимита считают всю наличность. Да и в банках, как правило, соглашаются с таким подходом.

Что касается вновь созданных организаций, то они исходят из ожидаемой выручки.

Затем трехмесячную выручку делят на количество рабочих дней в этом периоде. Это — выручка среднедневная. А чтобы рассчитать среднечасовую выручку, надо трехмесячную выручку разделить на количество рабочих часов.

После этого переходят к расходам. Тут прежде всего определяют, сколько было выдано наличными за последние три месяца (за исключением зарплаты, стипендий и пособий). Новые фирмы, так же как и в случае с доходами, исходят из предполагаемой величины затрат. Разделив результат на количество рабочих дней в этом периоде, получают среднедневной расход.

Когда нужна «обособленная» кассовая книга?

Каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений). Кстати, заметьте: в «кассовых» целях обособленными подразделениями являются филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя относительно этого имущества право оперативного использования или иное вещное право, предусмотренное законодательством Украины (п.п. 2 п. 3 Положения № 148

).

Читайте также:  Как восстановить ИП после закрытия: особенности и сроки

Так вот, обособленные подразделения кассовую книгу (п. 39 Положения № 148

):

— должны вести — если принимают наличные за проданную продукцию (товары, работы, услуги) по ПКО, а также выдают наличные на выплаты, связанные с оплатой труда, на хознужды и другие операции по расходным кассовым ордерам (РКО) и расходным ведомостям (абзац третий);

— не ведут — если проводят наличные расчеты через РРО или РК с КУРО, но не принимают и не выдают наличность по кассовым ордерам (абзац четвертый

).

Получается, в обособленном подразделении обязательно должна быть кассовая книга только в том случае, когда оно принимает/выдает наличку по кассовым ордерам.

К такому же выводу приходят и налоговики (см. https://zp.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/323847.html).

А как быть с оприходованием налички? Ведь оприходование — это учет наличности в полной сумме именно в кассовой книге. А если ее не заводить для обособленного подразделения, что тогда подтвердит факт оприходования?

На наш взгляд, такое послабление распространяется только на те обособленные подразделения, которые сдают выручку исключительно в кассу головного предприятия, где и происходит оприходование налички в его кассовой книге.

Причем, похоже, такие обособленные подразделения обязаны теперь всю выручку до копейки выгрести из ящика РРО и сдать головному предприятию, чтобы она считалась оприходованной, даже если не нарушен лимит.

Если же обособленное подразделение сдает выручку в банк или небанковское финучреждение, минуя головную кассу, без «обособленной» кассовой книги ему не обойтись. Иначе у него не состоится оприходование наличности. Этот вывод следует из системного прочтения п.п. 18 п. 3

и
п. 11 Положения № 148
.

Правда, налоговики «выдали на-гора» консультацию, где разъясняют: без оприходования в кассе предприятия (!) обособленные подразделения вправе сдавать наличную выручку (1) непосредственно в кассы юридических лиц или (2) банков, или (3) небанковских финансовых учреждений, которые получили соответствующую лицензию на перевод средств в нацвалюте.

См. консультацию в категории 109.15 ЗІР.

То есть при таком либеральном подходе обособленные подразделения, которые используют РРО или РК и ведут КУРО, могут сдать наличную выручку в банк (самостоятельно или через инкассаторов), не приходуя ее в кассе предприятия.

Читайте также:  Производство кормов для кошек и собак как бизнес: перечень оборудования, описание технологии изготовления, нюансы организации дела

Какую именно кассу имели в виду контролеры — головную или обособленную? Или же одновременно и ту и другую?

Трактовать здесь можно по-разному. Так, если речь идет о кассе головного предприятия, то в ситуации сдачи полученной обособленным подразделением выручки в банк (самостоятельно или через инкассаторов) все логично — наличка в таком случае проходит мимо головной кассы и соответственно без оприходования в ней. А вот если обособленное подразделение сдает наличку непосредственно в кассу головного предприятия, то, понятно, там ее и оприходуют. Если же фискалы имели в виду обособленную кассу, то, по-видимому, они еще не вникли в произошедшие «кассовые» изменения .

Да, если по-честному, эта их консультация «до боли» повторяет отмененную, с той лишь разницей, что она теперь ссылается на нормы нового «кассового» Положения № 148

(ср. 025069200). В общем, без индивидуальной налоговой консультации (ИНК) в свой адрес пользоваться этим либеральным мнением, считаем, рискованно.

Повторим! Если обособленное подразделение с РРО (РК) и КУРО не ведет кассовую книгу (как разрешает п. 39 Положения № 148

), то его наличную выручку безопаснее сдавать в кассу головного предприятия и приходовать там.

Ведь запись в КУРО не считается оприходованием наличности.

Если же обособленное подразделение с РРО (РК) и КУРО сдает полученную выручку в банк (самостоятельно или через инкассаторов), то «обособленную» кассовую книгу ему лучше таки иметь!

Вероятно, как раз для подобного случая НБУ и задумал осуществлять записи в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков / данных расчетных квитанций. А норма о том, что обособленным подразделениям кассовая книга вообще не нужна, — просто атавизм, перекочевавший из старого «кассового» положения.

Поэтому пока загадка не разгадана, «обособленную» кассовую книгу, считаем, надо иметь в любом обособленном подразделении предприятия, которое не сдает наличку в головную кассу, независимо от того, применяет оно РРО (либо РК с КУРО) или нет.

По крайней мере, до того момента пока «на руках» у предприятия не появится «освобождающая» ИНК.

Периодичность сдачи наличных и способ доставки в банк

фирма указывает сроки, в которые хочет сдавать выручку. Это может происходить ежедневно, на следующий день, один раз в несколько дней. Чтобы потом банк определил, насколько обоснован выбор, бухгалтер приводит время работы фирмы, а также время сдачи выручки — в объединенную кассу при предприятии, инкассаторам, в кассу банка, на почту.

Если у фирмы стандартный рабочий день, скажем с 9.00 до 19.00, и отделение банка или почты расположено не очень далеко, то выручку можно сдавать ежедневно. В подобном случае банк устанавливает такой лимит, чтобы предприятие смогло нормально работать с утра следующего дня.

Но, допустим, фирма открыта допоздна и не укладывается в операционный день банка. Такой организации стоит узнать, есть ли в обслуживающем банке вечерняя касса или услуги вечерней инкассации. Если нет, то срок сдачи выручки будет «на следующий день».

Иначе дело обстоит с предприятиями, которые находятся далеко от банков и почтовых отделений. Такой фирме могут разрешить сдавать выручку раз в несколько дней и лимит сделают равным нескольким среднедневным выручкам.

Также в особой ситуации оказывается фирма, работающая в выходные и праздники. Если она расположена в крупном городе, то выручку все равно будут забирать ежедневно: условие об инкассации в выходные фирма пропишет в договоре с кредитной организацией. Если же предприятие находится вдали от «цивилизации», то оно может попросить, чтобы банк установил срок сдачи наличных «раз в ___ дней». Например, раз в три дня — тогда выручку за субботу и воскресенье можно сдать в понедельник.

Чего требует инкассация?

Нельзя просто позвонить в банк и сказать: приезжайте и заберите деньги. Нужно соблюсти ряд условий. Например:

1. Документы. Каждый раз, когда за деньгами приезжает машина, нужно готовить пачку сопроводительных документов. Поскольку у инкассаторов есть график и маршрут, у них немного времени на прием денег. Поэтому документы нужно готовить заранее, а это значит, что придется задействовать время отдельного сотрудника. Если он ошибся с документами, инкассаторы не будут ждать. Они не примут деньги, компании придется оформить отказ и в любом случае оплатить визит инкассаторов.

позволяет исключить человеческий фактор по той простой причине, что с ней нет потребности в заполнении кучи бумаг. А, значит, нет и ошибок при инкассации. Устройство позволит инкассировать выручку в любое время и зачислять ее на счет онлайн.

2. Комната. Для передачи денег инкассаторам нужно специально оборудованное помещение, которое должно запираться на ключ. В момент передачи там не должны присутствовать лишние люди. Если вы арендуете торговое помещение в центре, придется искать и комнату для инкассации. Плюс инкассаторы требуют свободный подъезд и место для парковки автомобиля рядом с входом/выходом.

Устройство для электронной инкассации можно установить в любом удобном месте. Хоть под столом кассира или бухгалтера, ответственного за соответствующие операции.

Учет денежных средств в аптеке

Учет денежных средств является обязанностью любого предпринимателя. В аптеке денежные расчеты с покупателями могут производиться как наличными, так и за безналичный расчет через банк. Порядок учета кассовых операций устанавливается ЦБ РФ (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У), но порядок и сроки внутренних проверок, а также способы сохранения наличности определяет аптечная организация.

Учет денежных средств осуществляется с учетом приходных и расходных ордеров. Расходные ордеры оформляются на операции, требующие изъятия из кассы некоторой суммы, например, при выдаче заработной платы или сдаче выручки в конце дня. Приходные ордеры оформляются на операции, при которых в кассу поступают дополнительные денежные средства, например, поступление средств от выручки, вливания на выплату заработной платы.

Поскольку аптеки проводят денежные операции с наличными средствами, они должны оборудовать кассу, ведение которой передается кассиру или фармацевту. Касса должна быть зарегистрирована в налоговом органе и быть исправна. К использованию допускаются только кассовые аппараты с фискальной памятью и средствами визуального контроля. После регистрации кассы предприятие заводит журнал кассира-операциониста. Страницы журнала должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера аптеки и печатью.

Кассир несет полную материальную ответственность за вверенные ему средства, поэтому к работе на ККМ допускаются только лица, хорошо знающие порядок и правила эксплуатации кассового аппарата.

Читайте также:  Больничный по беременности и родам 2020: сколько дней длится, как оформить и рассчитать?

В начале смены кассир и администратор вместе снимают показания счетчика ККМ и делают об этом запись в книге кассира-операциониста, заверенную подписями. Далее оформляется контрольная лента с указанием на ней следующих реквизитов:

— тип и заводской номер ККМ

— дату и время начало работы

— подписи кассира и администратора

В начале смены кассир должен проверить наличие чековой и контрольной ленты, при необходимости произвести замену. Обязательно нужно оценить качество четкости реквизитов на кассовом чеке, для чего производится печать нескольких пустых чеков.

1. Согласно показаниям ККМ определить общую стоимость покупки и сообщить ее покупателю
2. Получить денежные средства от покупателя, при этом важно четко проговорить сумму полученных денег и отложить их не в кассу, а на виду у покупателя. Очень важно никогда не убирать деньги до окончания расчетов: в спорной ситуации придется полностью «снимать кассу»
3. Произвести необходимые операции на кассовой машине, дождаться появления чека.
4. Вместе с чеком выдать покупателю сдачу, при этом четко проговорив ее сумму.