Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге.Джим Рон
Если понаблюдать за разными людьми в течение хотя бы одного рабочего дня или недели, станет заметно, насколько важно планирование времени как способ самоорганизации. Имея в сутках те же 24 часа, кто-то успевает совмещать работу, учебу, спорт и личную жизнь, а кто-то даже с одной работой справляется неудовлетворительно. Одни строят карьеру, учат иностранный язык, получают второе высшее образование, а другие уже год не могут заставить себя заняться английским или начать бегать по утрам. Виновата всегда нехватка времени: даже если вы ничего не делаете, вам все равно его не хватает. Знакомо?
Давайте посмотрим правде в глаза: в нехватке времени виновато не количество часов в сутках, а человек, который не умеет правильно ими пользоваться или не хочет.
Что же именно мешает многим из нас успевать делать все задуманное? Как правило, это одна из двух основных проблем или обе сразу:
- Психологический фактор. Пассивность, уныние, лень, низкий уровень мотивации или страх провала – все это заставляет нас раз за разом откладывать важные дела и искать оправдания. Самое удобное оправдание – нехватка времени.
- Неорганизованность. Целеустремленный человек тоже может хронически не успевать. Виной тому неумение планировать и упорядочивать дела, а также оценивать ресурсы и возможности.
Читайте также: Когда проводится внеплановый инструктаж по охране труда
Какой метод планирования рабочего времени выбрать
При планировании и анализе рабочего времени важно выбрать подходящую именно вам методику. Любимая техника друга может вам не подойти, но вы об этом не узнаете, пока не попробуете. Собрали вам для изучения самые популярные правила планирования рабочего времени.
Метод Айви Ли
Эту методику еще в начале ХХ века придумал американский журналист и основатель такой области как PR. Суть в том, что в конце рабочего дня вы намечаете 6 главных дел на завтра, обязательно располагая их по степени важности — от самого важного к менее. На следующий день вы беретесь за выполнение первого в списке дела и не бросаете его, пока не выполните. Недоделанные задачи переносятся на следующий день.
Плюс метода в его простоте — вы наглядно видите, что нужно делать и в какой последовательности действовать. Но если в вашей работе постоянно происходят непредвиденные ситуации и задачи поступают хаотично, метод можно не сработать на все 100%. К тому же, на наш взгляд, число задач может быть и меньше и чуть больше 6 — навряд ли оно имеет магическую силу.
Метод оценок
Еще одна методика для эффективного планирования рабочего времени, которая основана на сортировке задач по важности. Нужно выписать все задачи на день в список и выставить им баллы. Авторы метода предлагают такую систему: 2 балла — самые важные задачи; 1 балл — те дела, которые можно выполнить позже; 0 баллов — мелкие задачи и повседневные дела. В конце дня предполагается подсчет своих успехов. Мы считаем, что повседневные дела тоже должны оцениваться, поэтому предлагаем немного изменить систему: 3 балла — за важные задачи, 2 балла — за дела средней важности, 1 балл — за мелкие задачки. Метод оценок хорошо подойдет тем, кто сильно зависел от оценок в школе — у таких людей будет мотивация «зарабатывать» как можно больше баллов за день.
Метод 1–3–5
Следующая методика рационального планирования рабочего времени подходит людям, которые боятся слова «многозадачность». Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют сокращать все дела до 9 задач: одна самая важная задача, 3 дела, которые нужно решить в течение рабочего дня, 5 мелких задач, которые выполняются по возможности. Авторы методики считают, что мелкие задачи могут переноситься на следующий день, а вот самая важная задача и 3 средних — нет.
GTD — Getting Things Done
Эту методику разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен. Эксперт считает, что не нужно разделять задачи на важные и нет — нужно выполнять их все. Getting things done. Методика предполагает фиксацию абсолютно всех дел в тематические списки. Вспоминаете про задачу — и сразу же ее записываете.
Также важно четко описать задачу. Не просто «написать статью», а «найти три источника, собрать информацию, набросать план статьи, продумать иллюстрации» и т.д. Чем более развернуто вы пропишете дело, тем понятнее вам самому будет порядок действий. Еще важно для каждой задачи устанавливать дедлайн.
Техника Pomodoro
Наверно, хоть раз в жизни об этой технике слышал каждый. Рассказываем принцип: 25 минут усиленной работы, затем 5 минут отдыха. После каждого 4 периода работы — длинный перерыв 20-25 минут. Важно заниматься в «рабочий» отрезок только делами и отдыхать в минуты перерыва. Таким образом, вы чередуете работу и отдых и избегаете переутомления. Необычное название техники объясняется просто — создатель, Франческо Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.
Поедание лягушек
Еще одна сверхпопулярная методика. «Лягушка» в тайм-менеджменте — это самое неприятное дело, которое вы должны сделать. Принцип метода в том, что вы должны заставить себя «съесть лягушку» — совершить самое неприятное и сложное дело, чтобы сделать и забыть о нем. Метод может не сработать, если коварная задача пришла в середине или под конец дня — большинство людей автоматически перенесет «лягушку» на следующий день. Также многим людям нужно основательно подготовиться перед выполнением сложного дела и просто так расправиться с «лягушкой» у них не получается.
Метод салями
А еще его можно назвать методом пачки семечек/ чипсов/ брикета мороженого. Вроде бы вы едите маленькие порции и кусочки, а потом оказывается, что вся палка колбасы съедена, а от килограмма пломбира не осталась и следа
Авторы метода предлагают «порезать» важное и большое дело на маленькие кусочки-составляющие и планомерно их выполнять. Сами не заметите, как освоите большую задачу!
Метод 10 минут
Как давно вы хотели изучить французский язык, освоить сальсу или прочитать «Анну Каренину»? Уверены, у каждого есть такое дело, на которое никак не получается выделить достаточно времени. Этот метод помогает решить проблему — потратьте на задачу хотя бы 10 минут. Хотя бы посмотрите один видеоурок по изучению французского, погуглите ближайшие школы танца или прочитайте хотя бы одну главу книги. Начав с малого, будет легче продолжить.
Принцип 60/40
Этот принцип предполагает такое планирование рабочего времени: все задачи вы распределяете в 60% рабочего дня, а оставшиеся 40% оставляете свободными на случай непредвиденных обстоятельств.
Энергетический список
Суть метода в том, чтобы поделить все необходимые задачи по степени энергетических усилий, которые потребуются на их выполнение. После оценки сложности нужно проанализировать, какие дела вам будет комфортнее выполнить в какое время дня.
Читайте также: Три дня для выплаты отпускных: раньше можно, позже запрещено
Пример: вам нужно в течение дня забить данные в табличку Excel, обзвонить клиентов и подготовить отчет. Пик вашей работоспособности — 10 утра и 4 часа дня, а самый сильный упадок сил вы ощущаете в обед. Значит, вам нужно перенести задачи, которые требуют максимум сил и концентрации на 10 утра и 4 часа дня. Например, это будет обзвон клиентов (телефонные разговоры высасывают столько сил!) и подготовка отчета. А вот в обед вы можете спокойно заняться рутинными добавлением данных в Excel — эта работа больше автоматическая, чем интеллектуальная. Еще и YouTube на фон можно включить
Инструменты и методы
Начать реализацию тайм-менеджмента, в результате чего сотрудник либо вся организация станет рационально использовать рабочее время, следует с выбора методов и инструментов.
Планирование рабочего времени
Об этом инструменте слышал практически каждый предприниматель, однако далеко не каждый планирует свое время правильно. В результате чего ощущаются потери времени, а результат работы неудовлетворителен. Есть простые, но эффективные способы планирования времени.
Важно планировать свой рабочий день вечером, подводя итоги пройденного дня, и расписывать план на следующий день с учетом форс-мажоров. Делать это можно в блокноте, в таблице личного ПК или смартфона, используя гугл или мэйл-календарь. Важно, чтобы вы видели своими глазами, что вам надо сделать и что вы сделать не успели. Вариант «все держать в уме» не подходит – слишком большой риск пропустить важную встречу либо срочное дело.
Важно планировать свой рабочий день вечером, подводя итоги пройденного дня, и расписывать план на следующий день с учетом форс-мажоров.
Планирование – это инструмент № 1 в тайм-менеджменте человека. Ведь благодаря этому методу эффективность повышается минимум на 25% уже в первые дни, что доказано исследованиями.
Исключаем «пожирателей» времени
У каждого человека в жизни и трудовой деятельности присутствуют эти привычки или постоянное влияние извне, которое отнимает массу полезного времени. Речь идет о разговорах по телефону с подругой или другом, частые перерывы на кофе или курение, игры онлайн либо сплетни с коллегами. Казалось бы, это невинная забава, но следует знать, что именно она отнимает массу ценного времени и не позволяет выполнить ваш план вовремя.
Важно обнаружить, например прописать на листе бумаги, бесполезные временные затраты в течение дня и избавиться от них один за одним.
Расстановка приоритетов
Это ключевой момент планирования рабочего времени. Отличным инструментом для его реализации является матрица Эйзенхауэра. С помощью простого квадрата, разбитого еще на 4 квадрата, человек за 10-15 минут сможет определить, что для него действительно важно, раскидав задачи на 4 пункта:
- Срочное и важное.
- Несрочное и важное.
- Срочное и неважное.
- Несрочное и неважное.
Все задачи будут перед глазами в течение дня, выставленные по приоритетности. Это позволит реализовать срочные и важные дела, не отвлекаясь на менее приоритетные задачи.
Закона Парето 80/20
Его суть состоит в том, что 20% потраченных усилий приносят 80% результата. Необходимо из общей массы задач отфильтровать неэффективные и ненужные, чтобы сконцентрировать свои усилия на 20% действительно эффективных и результативных пунктах плана.
Мотивация
Очень важна в любой работе мотивация. Ставя цели на день, необходимо понимать, что вы получите в результате. Внутренняя мотивация – это самый сильный рычаг достижения поставленных целей.
Инструментов и методов планирования рабочего времени очень много. Наиболее значимые мы расписали в этой статье. Но какие бы методы ни использовались, обязательно в конце рабочего дня необходимо подвести итоги, выявить слабые места и четко сформировать план на следующий день с учетом результата конкретного дня.
Читайте также: Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
Популярные инструменты для планирования времени
Ну куда же без них — полезных приложений и инструментов, которые помогают эффективно планировать рабочее время и выжимать максимум производительности. Но помните, приложения — не панацея от всего: скачав их хоть 20 штук, вы не станете успевать больше, если сама не постараетесь. Используйте приложения как дополнительную помощь, но не забывайте воспитывать в себе дух ответственности.
Wunderlist
У приложения понятный дизайн, в интерфейсе легко разобраться. Можно синхронизировать его с почтой и подключить совместно решение задач. А еще можно ставить напоминалки!
Todoist
Этот ресурс синхронизируется со всеми устройствами — можно использовать и на ноутбуке, и на телефоне. В Todoist можно ставить дедлайны, сортировать дела по важности, добавлять файлы.
Any.Do
В Any.do вы можете создавать задачи с помощью голосового набора — удобно! Также здесь вы сможете устанавливать фильтры по спискам, ставить дедлайны, отслеживать дела в календаре.
Google Calendar
Да-да, обычный сервис от Google отлично подходит для планирования дел. Понятный интерфейс, возможность группировать дела, добавлять участников, комментировать задачи и отслеживать общее количество дел на день/неделю/месяц.
24me
Приложение хранит заметки, to-do листы, напоминания о важных датах и делах, советует во сколько лучше выйти, чтобы успеть на важную встречу, и даже оплачивает счета.
Еще советуем изучить подборку 10 приложений для повышения продуктивности.
Планирование времени: работать, чтобы жить, а не жить, чтобы работать
Чтобы чего-то достичь, нужно много работать.
Чтобы много и эффективно работать, нужно управлять временем, т.е. следовать плану.
Чтобы не превратиться при этом в механизм и не получить психическое расстройство, вплоть до потери интереса к жизни и отсутствия сексуальности (очень распространённое явление среди успешных карьеристов), нельзя планирование времени делать культом и законом собственной жизни.
Эффективное планирование рабочего времени имеет несколько простых этапов, при которых сохраняется свобода маневра и, как следствие, отступают риски срывов.
Целеполагание как общий принцип планирования времени
- Обозначьте главную цель, ради которой вы работаете (на полгода или год).
- Распишите задачи, необходимые для её достижения, разделите их на ежедневные и «точечные», укажите время реализации.
- Планируя завтрашний день, вписывайте в него задачи из обеих групп.
Методы планирования рабочего времени
В основе прибыльного в широком смысле слова планирования рабочего времени лежит принцип Парето «80:20». Образно это выглядит так: работали 80 минут — получили 20% от цели, работали 20 минут — получили 80% от цели.
Малоэффективные дела всё равно придётся выполнять, главное — поставить их на «своё место». Для этого планируем время в 3 этапа.
- Составляем список всех дел на завтра.
- Возле каждого дела ставим пометки: важное («прибыльное»)/неважное, срочное/несрочное.
- Записываем дела в следующем порядке:
- важные + срочные;
- неважные + срочные;
- важные + несрочные;
- неважные + несрочные.
Такой метод планирования времени (метод генерала Д. Эйзенхауэра) даёт возможность не только всё успевать и при этом ощутимо двигаться к цели, но и оставляет место маневру, оставляет место человеку в человеке — отдыху, семье, друзьям, развлечениям и увлечениям.
Особенную эффективность и жизненность это планирование времени обнаруживает, когда вы исключите пункт 4: «неважные + несрочные». Подумайте трезво: нужно ли вам тратить время на эту пустую по сути работу? Может быть, лучше отдохнуть в это время и на свежую голову, с новыми силами приступить к важным делам?
Читайте также: Кросс-мерчандайзинг или «С этим товаром покупают…»
В реальности вашему планированию будут постоянно встречаться противодействия.
Как бороться и бороться ли?
- Ваша лень: бороться и побеждать! Каждая победа — доказательство силы вашего характера и способности влиять не только на себя, но и на других.
- Ваше окружение: разделить это противодействие на жизненно важное и нет. Первому подчиняться безоговорочно — дела будут всегда, а родные и близкие, увы…
- Ваш начальник: анализировать. Если он непредсказуем подобно ветреной красавице, начальника (работу) нужно менять. Запланируйте это и осознанно двигайтесь к цели.
Актуальные курсы 163 валют с графиками их изменений Вы можете увидеть на сайте наших партнёров currency.events.
Какие книги о планировании рабочего времени почитать
«Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть», Тимоти Феррисс
Название книги вызывает безудержное желание читать
Книга американского писателя, оратора и инвестора, в которой он раскрывает секреты продуктивности богачей и учит управлять временем.
«Тайм-драйв: Как успевать жить и работать», Глеб Архангельский
Книга основоположника российской школы тайм-менеджмента, как заявляет он сам
Глеб действительно эксперт в области управления временем, и помогает многим крупным , «Вимм-Билль-Данн» и др.) налаживать тайм-менеджмент среди сотрудников.
«Когда. Научные секреты идеального выбора времени», Дэниел Пинк
Если хорошо знаете английский, рекомендуем прочитать эту книгу — она того стоит, но на русский язык, к сожалению, не издавалась. В книге автор глубоко разбирает мысль о значении правильного момента выполнения дела. Пинк рассказывает, как правильно планировать день, месяц и собственную жизнь.
«Принцип рычага. Как успевать больше за меньшее время, избавиться от рутины и создать свой идеальный образ жизни», Роб Мур
Роб Мур обещает в книге раскрыть секреты стремительного роста по карьерной лестнице, достижения больших целей и все это без ущерба для личной жизни. А все дело в правильном планировании! Автор точно знает, о чем говорит. Он — один из самых известных предпринимателей Великобритании, миллионер, автор нескольких бестселлеров Amazon, счастливый муж и отец самого успешного пятилетнего гольфиста в мире. Счастливые мамочки из Instagram завидуют!
Почему важно планировать свое время
В первую очередь поймите главное: времени никогда не станет больше, в сутках всегда будет 24 часа, а в неделе – 7 суток. Если вам кажется, что сейчас вы слишком загружены, и чтобы подступиться к бесконечному списку несделанного, следует подождать более свободных дней, не обманывайте себя. И через месяц, и через год вы будете загружены точно так же, только другими делами, ведь жизнь не дает передышек, у нее всегда будет чем вас занять. Откажитесь от выжидающей тактики сразу, ваш единственный вариант – действие. Если вы не верите, что сможете совмещать работу, учебу и спорт, посмотрите на людей, которые это делают.
Главное отличие успешных людей от неуспевающих – грамотное планирование дня для максимального использования времени.
Люди, которые все успевают, не супермены. Они так же ограничены во времени и вынуждены спать по 6–8 часов в сутки, так же устают, так же имеют семьи, друзей, увлечения и т. д. Все, что их отличает от вас, – они точно знают, когда и что сделают, и сколько времени у них это займет. Дисциплинированный человек всегда имеет:
- #1 Режим дня.
Вовремя вставать, значит, вовремя ложиться. Многие нерационально расходуют ночное время, из-за чего страдает их организованность и продуктивность днем.
#2 Распорядок дня.
Чтобы что-то успеть, нужно хорошо знать, что именно нужно успеть, и как конкретно это сделать. Такую информацию нельзя хранить в голове, т. к. память ненадежна, и нельзя формировать по ходу дня, т. к. невозможно учесть все.
#3 Упорядоченный список дел.
Список важных дел на день сам по себе ничего не дает. Нужно расположить эти дела в оптимальном порядке друг за другом и определить временной интервал для выполнения. Чем точнее и подробнее список, тем меньше времени вы тратите впустую.
Принципы планирования рабочего времени успешных людей
И немного секретов планирования задач и дел от людей, которые с этим точно справляются — бизнесменов, предпринимателей и руководителей.
Тайм-менеджмент как практическая дисциплина
Введение
В социологии управления в ХХI веке возрастает потребность в повышении адаптивности организации к неопределенности внешней среды, в повышении эффективности ее работы и скорости реакции на эти изменения. Такая адаптивность на данном этапе развития современного общества является ключевым фактором конкурентоспособности коммерческой организации, залогом ее выживания и развития. Одним из инструментов повышения эффективности работы коммерческого предприятия является внедрение в его организационную деятельность технологий тайм-менеджмента. Дисциплина тайм-менеджмент оформилось в самостоятельное направление менеджмента организации к концу 60-х гг. ХХ века. Тайм-менеджмент — это совокупность технологий планирования работы, которые человек применяет самостоятельно для повышения эффективности использования своего рабочего времени и для повышения контроля возрастающего количества задач. В настоящее время перед большим числом коммерческих организаций стоит задача внедрения технологий тайм-менеджмента. Причиной этому служат следующие факторы:
1) Тенденции изменений социальной и экономической среды диктуют руководителям коммерческих фирм необходимость пересмотреть в сторону повышения роль самоконтроля в принятии решений, расстановки приоритетов, в организации и планировании работы персонала, а также их самих.
2) В организационной системе коммерческого предприятия остро стоит проблема повышения эффективности работы и возрастает роль таких нематериальных активов, как интеллектуальный капитал, лояльность сотрудников по отношению к организации-работодателю, возможность творчества и самовыражения. В данном аспекте рассмотрения наиболее актуальной становится самостоятельность сотрудника в организации своей работы.
3) На данный момент система отношений «работодатель — наемный служащий» выходит на новый виток развития, когда в организационной системе повышается роль личности сотрудника. И внедрение технологий тайм-менеджмента как раз способствует созданию психологического комфорта, дает ему «моральную» свободу; при этом с выгодой для работодателя — повышение эффективности, скорости и качества работы персонала любого уровня иерархии.
В научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоорганизации в работе персонала, поэтому руководство организаций централизованно не внедряло использование технологий тайм-менеджмента. Классики теории менеджмента (напр., Ф.У. Тейлор, К. Макхэм, М.Х. Мескон) впервые поставили вопрос о внедрении технологий персональной организации труда.
Тайм-менеджмент как практическая дисциплина изначально разрабатывалась консультантами по менеджменту и психологии. Ряд отечественных и зарубежных специалистов по управлению, психологии и организационной культуре разрабатывали методологию планирования личного и рабочего времени в форме книг, статей и учебных курсов.
1.
Значение тайм-менеджмента в деятельности предпринимателя
Управление временем, организация времени (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.
Планирование и доверие.
Тайм-менеджмент предусматривает решение двух ключевых задач. Первая — грамотное планирование рабочего времени. Вторая — рациональное распределение обязанностей между сотрудниками.
Контроль.
Примерно раз в месяц важно анализировать, как сотрудники используют свое рабочее время. Это нетрудно. Самое главное — постоянно корректировать распорядок дня в фирме вслед за изменением производственной ситуации.
Плюсы. К
онтроль всех текущих дел. Концентрация на самых важных задачах.
Читайте также: Бухгалтерский учет и налогообложение агентского вознаграждения
Минусы.
Чтобы научиться планировать время, придется остановиться и объективно оценить все, что вы делаете. Для многих это сложно. Ведь придется доверить частичное управление своим бизнесом другим людям. Для дела это будет полезно, но, возможно, для вас — эмоционально тяжело.
Чтобы оценить место и значение тайм-менеджмента в процессе управления компанией, необходимо понимать, в чем конкретно проявляется управление временем, к каким результатам придет компания, если будет внедрена система тайм-менеджмента.
А именно:
1) правильно расставленные приоритеты на уровне компании, департаментов, отдельных сотрудников;
2) четко сформулированные цели и сроки, все совещания проводятся исключительно ради определенного результата;
3) рациональное использование сотрудниками не только своего времени, но и времени своих коллег, не существует понятий: «не успел», «забыл», заблаговременная забота о ресурсах, грамотное делегирование полномочий, сокращение сверхурочной работы, повешение мотивации сотрудников и т.д.
К сожалению, многие люди думают, что жить по заранее-составленному «сценарию» все время невозможно, многим не свойственна жесткая самодисциплина, в рамках которой не остаётся места творчеству. Но все эти страхи основаны на стереотипах и мифах. Тайм-менеджмент (далее — ТМ) — помощник, он учит освобождать время на то, что нам нужно, путем расстановки приоритетов, целей и затрат времени на них. Существуют различные алгоритмы внедрения ТМ в корпоративную культуру компании. Одна из первых и главных задач — выявление факторов, вызывающих потерю времени, далее, с помощью ТМ, начинается работа над ошибками. Система, учитывающая уже сложившуюся корпоративную культуру, затачивается под определенную компанию. Хочется отметить, что вводить систему , так как личный пример руководителя — лучший для его подчиненных.
Для оптимизации собственного времени ТМ предлагает различные способы и приемы. Начать можно с использования ежедневника, планирования дня в программе. Но есть и нестандартные подходы. Многие специалисты рекомендуют кроме составления плана на день или неделю, использовать так называемую «стратегическую картонку». На плотном листе бумаги выписываются задачи, темы для размышления, список самых актуальных на данный момент контактов, которые не привязаны к конкретному дню. «Картонка» должна находиться на видном месте. Она позволит вам ничего не пропустить или забыть. Например: «заехать в техцентр, поменять масло в машине» или «купить подарок к дню рождения сына», «распланировать летний отдых» и т.д. У многих из нас практически ежедневно выдаются чрезвычайно загруженные часы, в которые, к нам, как назло обращаются коллеги с абсолютно несрочными и неважными делами и вопросами. Чтобы, с одной стороны, не обижать коллег, а с другой, не отвлекаться от работы и не терять концентрации, ТМ предлагает использовать метод «красного флажка». Его суть очень проста: на своем рабочем столе, на видном для окружающих месте, Вы устанавливаете любой предмет. Это может быть что угодно: игрушка, магнит и т.п. Пока «красный флажок» находится на Вашем столе, это означает, что в данный момент Вы очень заняты и, без необходимости, вас не нужно отвлекать. Это экономит и Ваше время, и время коллег. Естественно, это нужно оговорить заранее со всем коллективом.
2. Методы рационального использования времени
Время является важнейшим жизненным ресурсом, который расходуется нами по-разному, и успех в жизни в большей степени зависит от эффективности его использования. Многие великие личности понимали ценность времени, поэтому старались не разбрасываться этим ресурсом. Некоторые из них ограничивали время на сон, отдых, обеды и т.к. Но, это уже крайности. На самом деле можно не лишать себя простых бытовых радостей, а просто рационально распределить свое время. Но, как известно многие даже не понимают с чего начать.
На самом деле проблема нехватки времени беспокоит умы ученых и простых людей уже достаточно давно. Для выработки наиболее универсальных методов рационального использования времени был изучен опыт многих успешных людей, которые обычно успевали делать больше других. Это стало фундаментом для разработки простых правил по организации своего рабочего времени.
Итак, простые правила рационального использования времени:
1) Написать список важных дел в порядке их важности. Это элементарное планирование рабочего дня. Потом этот список дел можно легко анализировать для понимания правильности расходования времени. После выполнения какого-нибудь пункта в плане зачеркните его и поставьте рядом количество времени затраченного на дело.
2) В первую очередь уделите свое внимание только срочным и важным делам. Как правило, маловажные дела отнимают у нас 80% времени, а результативными мы занимаемся лишь 20% от своего времени. Также, есть маленькие вопросы, которые могут зародить довольно большие. Поэтому их нужно решать еще вначале. Здесь стоит опасаться, чтобы они не превратились в большую текучку малых дел, которые в итоге не принесут значимого результата и зародят ощущения зря проведенного дня.
Занимайтесь только одним делом, не набрасывайтесь на мелочи, не отвлекайтесь.
3) Не переходите на решение другого вопроса пока не решите первый. Ведь он по плану расположен выше и имеет статус важного. Переключая свое внимание от одного к другому, вы теряете прямую логику решения первого вопроса, в который позже придется вникать заново. При этом подобные действия плохо сказываются на здоровье. Мы быстро утомляемся, начинаем делать больше ошибок, раздражаемся, что в итоге приводит к низкому качеству работы.
4) Постарайтесь хотя бы на час спрятаться от текучки. Самым эффективным при решении серьезных вопросов, подготовке документов считается практика закрытых дверей. Запритесь, попросите не беспокоить вас, включите автоответчик или вообще отключите телефон. Для этого могут подойти свободный кабинет, конференц-зал, библиотека или любое другое свободное и относительно тихое помещение. Как показывает практика, во время уединения решаются наиболее важные и необходимые задачи.
5) Предпочитайте звонок самим посещениям. Бывает так, что личное посещение не имеет преимущества перед телефонным звонком. Помните, что многие сопутствующие вопросы можно узнать по телефону.
6) Учитесь читать быстро. Иногда много времени занимает чтение специальной литературы, различных документов, брошюр и т.д. Поэтому, наиболее эффективно будет, если вы освоите специальную технику быстрого чтения. Благо, что сейчас достаточно много курсов и книг, которые учат технике чтения. Помимо всего, руководителю желательно поручать сортировку корреспонденции отдельному лицу. Это сократит время на просмотр и выборки важных для вас бумаг.
7) Не забивайте свой рабочий стол различными бумагами. Как правило, по большинству бумаг можно принять решения сразу после прочтения. Но такое происходит только в 30% случаев. Наиболее важные документы чаще всего откладываются, чтобы позже в спокойной обстановке поработать над ними. Но как оказывается, времени на их решение в итоге не достаточно, и важное дело превращается в срочное. Таких случаев желательно не допускать.
Применяйте метод эффекта мелочей. Записывайте нужную информацию, не надейтесь на память. Перед поездкой — позвоните, и уточните всю необходимую информацию. Выезжайте туда, где собралось несколько важных для вас дел. Работайте во время поездок, ожиданий приемов, в очередях. Старайтесь группировать свои звонки. Всегда носите с собой ручку и записную книжку для важной информации. Не жалуйтесь на неудачи. Проанализируйте их и сделайте выводы.
Еще один важный момент. После решения важной задачи — отдохните. Не хватайтесь сразу за решение новой. Расслабьтесь, соберите все мысли. Насладитесь своим успехом. Это позволит накопить новую энергию для работы. Не думайте, что все ваши методы работы лучшее. Постоянно ищете способы улучшить распределение своего времени. Постоянно анализируйте свои действия, успехи и неудачи. Алан Лакейн, один из лучших в мире консультантов по методике рационального использования времени, на основе собственного опыта составил великолепный список, который содержит 61 способ экономии времени.
3. Основные причины стрессов у предпринимателей
Что чаще всего становится причиной психологических перегрузок в работе предпринимателя и как с ними бороться с точки зрения обывателя, человек, владеющий собственной фирмой, должен быть надежно защищен от стрессовых ситуаций. Над ним нет начальства, которое запросто может лишить премии. Он работает в благоустроенном кабинете, который не нужно делить с десятком коллег. Наконец, его никто не может уволить. Но любой, кто хоть раз пытался наладить свое дело, знает, как далеки эти представления от реальности.
Любой бизнес — это риск и непредсказуемость, это десятки ответственных решений, которые приходится принимать ежедневно. И даже от самого успешного бизнесмена работа нередко требует очень высокого напряжения и эмоциональных и физических сил.
Психологи выделяют шесть основных причин,
порождающих стресс у предпринимателей:
Причина №1. Финансовые проблемы. Вечный и, пожалуй, основной источник волнений для любого владельца фирмы. С финансовыми затруднениями сталкиваются даже самые удачливые бизнесмены. Причем чем перспективнее проект, тем больнее неудача и сильнее стресс, который она вызывает.
Причина №2. Плохая организация бизнеса. Стрессовую ситуацию порождают ошибки, связанные с управлением компанией. Например, важное поручение оказалось невыполненным из-за нечеткого разделения обязанностей между сотрудниками. И главный виновник этой неразберихи — руководитель, который не сумел наладить работу.
Причина №3. Человеческий фактор. Директор может стать жертвой конфликта с сотрудниками своей компании. Конечно, подчиненные редко идут на открытое противостояние, но быть объектом глухой ненависти — вещь весьма неприятная. Кроме того, шефу по долгу службы положено выступать миротворцем или третейским судьей, что тоже чревато изрядным нервным напряжением. Причина №4. Переутомление. Извечная беда подавляющего большинства российских руководителей, которые стремятся держать под личным контролем все участки работы компании. Не желая предоставить больше полномочий заместителям и менеджерам, начальники обрекают себя на работу по 15 часов в сутки. И стресс не заставляет себя ждать.
Причина №5. Гиперответственность. Руководители остро переживают любой, даже самый незначительный промах, допущенный кем-то из сотрудников фирмы. Они полагают, что это нормально. Но на самом деле, такая гиперответственность — явное отклонение от нормы. Люди, испытывающие такое чувство, постоянно недовольны собой и окружающими, и как результат часто испытывают стресс, который далеко не лучшим образом отражается на их работе. Причина №6. Повышенная восприимчивость. Не самый частый порок в среде успешных бизнесменов, но иногда и он становится причиной стресса. Руководители испытывают сильнейшее волнение от любого конфликта — с подчиненными, партнерами, клиентами, представителями государственных служб. Исследователи, изучающие стрессовые ситуации, выделяют в каждой из них три фазы: мобилизация, дезадаптация и дезорганизация. В целом, стресс разрушительно действует на человеческий организм. Но нет худа без добра: его начальная стадия нередко становится катализатором, позволяющим в считанные минуты собрать все силы и решить сложнейшую проблему.
Давно замечено: в момент мобилизационной фазы стресса у человека улучшается реакция, повышается четкость и оригинальность мышления. Поэтому некоторые руководители, не понаслышке знакомые с прикладной психологией, специально вызывают стресс у себя и своих подчиненных, чтобы воспользоваться «скрытыми резервами».
Доктор медицинских наук, врач-психотерапевт Петр Новиков считает, что человек, научившийся управлять этим психологическим механизмом, может показать фантастические результаты: — Стрессы закаляют, помогая более эффективно действовать в последующих нестандартных ситуациях. Главное — избегать длительных, непрерывных стрессов, которые затрудняют адаптацию к постоянно изменяющимся условиям. Нужно уметь вовремя переключаться, давая организму возможность вернуть измененные стрессом функции к норме. В случае если стресс продолжается и усиливается, за фазой мобилизации следует фаза дезадаптации. Человеку становится сложно формулировать свои мысли, он начинает совершать многочисленные ошибки. Наконец, если стресс на этой стадии не удалось побороть, наступает фаза дезорганизации, когда полностью теряется контроль над ситуацией. Наступает состояние вялости, апатии, расслабленности, пассивности и безнадежности. Если стресс дошел до фазы дезадаптации, то высока вероятность серьезной депрессии.
Так что не стоит принимать за благо постоянные стрессы, считая их нормальным состоянием бизнесмена. Как правило, люди, добившиеся успеха в бизнесе, отличаются недюжинной силой воли и отменным боевым духом. А об опасностях, подстерегающих остальных, хорошо сказал доктор Алексис Каррель, лауреат Нобелевской премии по медицине: «Деловые люди, не умеющие бороться со стрессом, умирают молодыми»
предприниматель время стресс планирование
Заключение
Управление временем (Time Management) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности. Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат — повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени.
В данной работе были рассмотрены вопросы использования «Тайм-менеджмента», его значение, а так же роль в работе сотрудников.
Итоги
Изложим итоги в виде тезисов. Итак:
- Выбирать, как планировать рабочее время, только вам. Изучите все методики и выберите подходящую;
- В основе большинства методик — принцип ранжирования дел и задач по важности. Умейте анализировать и выделять важное;
- Если боитесь сорваться в хаос, попробуйте приложения для тайм-менеджмента с системой уведомлений и напоминалок;
- Приложения не помогут, если вы не будете первое время заставлять себя планировать и придерживаться плана;
- Важно записывать задачи хоть где-нибудь — на листке бумаги или в приложении. Все, что не записано, может забыться.
Классный час «Рациональное распределение времени в течение дня»
Воспитание
Класс делится на 3 группы (групп может быть и больше), отдельно группа родителей. Орг. момент (эмоциональное начало урока) Ребята и родители похлопайте те, кто сегодня выспался. Помашите ручками те, кого вчера похвалили в школе или на работе. Поднимите веселого смайлики те, кто вчера провел не больше одного часа за компьютером или телевизором. Поднимите грустного смайлика те, кто просидел за компьютером или любимой телепередачей больше одного часа. Спасибо. Актуализация, выход на тему урока Продолжить классный час хочу со строк стихотворения С. Я. Маршака. Мы знаем: время растяжимо. Оно зависит от того, какого рода содержимым Вы наполняете его. Бывают у него застои, А иногда оно течет Ненагруженное, пустое, Часов и дней напрасный счет. Пусть равномерны промежутки, Что разделяют наши сутки, Но, положив их на весы, Находим долгие минутки И очень краткие часы. ? Как вы думаете, о чем пойдет речь на этом классном часу? (о потраченном времени на различные важные и не очень важные дела). ? На что вы тратите свое время и сколько? Всегда ли оправданы эти затраты? Что бы вы хотели изменить в этом распределении времени? ? Уточните тему классного часа. Тема классного часа «Рациональное распределение времени в течение дня». ? А как вы думаете, чему мы сегодня должны научиться? (Правильно распределять время). Ребята, время очень дорого в жизни каждого человека. Неслучайно говорят, что время — наше богатство. Иногда мы принимаем очень важные решения за одну секунду, а на очевидное тратим недели. Но умеем ли мы правильно распоряжаться нашим временем, чтобы его хватало на самое главное, чтобы мы тратили его только с пользой. Тема утраченного времени во все века была актуальна. На эту тему писали сказки, стихи, афоризмы. Давайте познакомимся с афоризмами, посвященными времени. (можно выбрать несколько) Средний человек озабочен тем, как бы ему убить время, человек же талантливый стремится его использовать. Артур Шопенгауэр. Время, затраченное впустую, есть существование, время, употребленное с пользой, есть жизнь. БальтасарГрасиан-и-Моралес Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай. Антон Чехов Одна из самых тяжелых потерь — потеря времени. Жорж –Луи-Леклерк Бюффон Время не любит, когда его тратят впустую. Генри Форд Безделье на уроках , отсутствие умственного труда там, где он должен быть,-главная причина отсутствия свободного времени. Василий Сухомлинский. «Устают и изнемогают не столько от того, что много работают, а от того, что плохо работают» Н. Е. Введенский «Небрежный человек все делает вдвойне» А. В. Суворов «Кто не умеет с толком употреблять свое время, тот первым жалуется на его нехватку» Жан де Лабрюйер ? Чему учат все эти афоризмы? Наша с вами задача провести эти сорок минут с пользой, а чтобы мы не тратили наше время впустую, давайте еще раз вспомним правила работы в группах (на столе правила). Пробное действие. Составление эталона Было проведено анкетирование среди ребят в возрасте от 12 до 16 лет (в зависимости от возраста детей в классе). Вот как они распределили свое время (в идеале можно провести тестирование заранее в своем классе). Сначала учащиеся предлагают свои варианты, потом записывается в таблицу согласно опросу. Сон-6 часов Школьные занятия -6 часов Прогулка-2 часа Домашнее задание-1 час Дневной сон- 0 часов Кружки (секции)-1,5 часа Помощь по дому- 30 минут Компьютерные игры -3 часа Телевизор — 2 часа Пассивное время препровождение-1,5 часа. Можно оформить на доске так Распорядок дня Статистика Норма Сон 6 8 Школьные занятия 6 6 Прогулка 2 2 Домашнее задание- 1 2 Дневной сон- 0 1 Кружки (секции)- 1,5 1-2 Помощь по дому 30 1 Компьютерные игры 3 1 Телевизор 2 1 Пассивное время препровождение 1,5 Вначале классного часа таблица закрыта, время вставлять в таблицу по ходу обсуждения, колонка НОРМА пока пустая. Ребята, как вы думаете, это норма? А можем мы прямо сейчас сформулировать норму? А почему нет? (у нас нет точных сведений или эталона) А давайте мы вместе с вами составим этот эталон. (ученикам заранее раздаются стихи, они их читают, учитель вписывает время в эталон). Группы получают стихотворение, по которому составляют эталон Чтобы утром бодрым встать, нужно вовремя лечь спать. А не чатиться полночи, аватарки не менять. Часов около восьми ты, пожалуйста, проспи. И тогда твой новый день не начнется словом лень. На уроках не зевай, а в учение вникай. Шесть часов пройдут тогда с пользой дела для тебя. Все усвоил и из школы можешь смело выходить Только помни, что прогулкой должен ты свой путь продлить. Чтоб не пухла голова, погуляй часа ты два. Ну а дома, пообедав, за компьютер не спеши, а желательно, поспи. Через час, проснувшись вновь, ты к урокам будь готов. Два часа, отличный срок, чтобы выучить урок. Все уроки позади, можно в секцию идти. Тут еще часок другой промелькнут перед тобой. Дома вечером семья ждет за ужином тебя. А поужинав, пора приниматься за дела. Например, помыть посуду или комнату убрать, час по дому помогать. Все уладишь это ты и конечно отдохни, Можешь книжку почитать, аватарку поменять или с другом поболтать. Можешь эти два часа, смело тратить на себя. По исходу двух часов, ты к отбою будь готов. Ребята, какой эталон у вас получился? В чем он отличается от школьной статистики учеников? А как вы думаете, каких цифр лучше придерживаться? К чему приводит соблюдение правильного распорядка? Первичное закрепление (на столах ватман, фломастеры, клей, раздаточный материал) Попробуйте в своей группе рационально распределить время и составить распорядок дня, согласно предложенной ситуации. И не забудьте, что в сутках 24 часа. (Если групп учащихся больше, чем 2, то одно и тоже задание можно дать двум группам и сравнить, что получилось у каждой или придумать еще ситуации) Ситуация 1 Семиклассник, учащийся в первую смену в школе, посещает бассейн и увлекается резьбой по дереву. Общается с друзьями по интернету. В обязанности входит уборка в комнате и помощь в выполнении домашней работы младшему брату, ученику начальной школы. Ситуация 2 Девятиклассница, учащаяся в первую смену в школе, посещает музыкальную школу и увлекается вязанием. Уделяет достаточно времени на подготовку к выпускным экзаменам, в том числе прорешивает варианты ГИА в сети интернет. В обязанности входит – выгуливать собаку и помощь родителям на кухне. Ситуация 3 Второклассник, учащийся во вторую смену, посещающий секцию легкой атлетики, увлекается игрой на гитаре. Гуляет с друзьями во дворе. В обязанности входит следить за хомяком и рыбками в аквариуме. Ситуация 4 Родители, воспитывающие двоих детей, учеников школы. Семья проживает в отдельной квартире. Родители, служащие на предприятии, имеющие автомобиль и огород. Представление проектов. Каждая группа, представляет проект (распорядок дня). Памятка разумного труда и отдыха (можно раздать каждому или вынести на слайд) • Первое условие отдыха — хорошая работа. Когда вы сделали что-то полезное, остались довольны своим трудом, вы чувствуете потребность в отдыхе, который честно заслужили. • Сочетайте труд с отдыхом, переключайтесь с физического труда на умственный или с одного вида учебного труда (математики, физики, химии) на другой (историю, литературу, географию). • Начинайте с простого дела или с того учебного предмета, который вам дается легко. Помните, что переход от отдыха к труду требует перестройки всего организма, а для этого необходимо время. • Не допускайте переутомления. Это достигается с помощью рациональной организации труда, а именно: при ясном понимании цели труда, точном расчете сил и времени, при строгой дозировке работы, применении рациональных приемов чтения, письма, счета, работы с книгой и т. д. • Помните, что одинаково вредно в любой работе как торопиться, так и медленно раскачиваться. • В основе отдыха должна лежать активная деятельность — движение, ускоряющее обмен веществ, повышающее жизненный тонус и быстро снижающее усталость. Рефлексия Ребята, я надеюсь, что все провели время классного часа с пользой и не потратили свое драгоценное время зря. Оцените свою работу. Выберите картинку, согласно своим ощущениям и расположите картинку на своих ватманах. Я с пользой провел время классного часа. Получил много полезной информации. Я понял, что значит рационально распределить время в течение дня. Буду стараться в дальнейшем придерживаться норм, чтобы эффективно использовать свое время. Я получил много полезной информации. Я понял, что значит рационально распределить время в течение дня. Сделал выводы. Я не вижу смысла, следовать каким — либо нормам рационального распределения времени. Я сам знаю, как лучше потратить свое время в течение дня.
Разработка: правильное распределение времени
Введение
Многие программисты-одиночки зачастую очень много времени проводят сидя «с головой» в работе и к концу дня мозг совершенно отказывается работать, особенно при постоянной нагрузке. От этого менее страдают те, кто работают в свое удовольствие, без установленных сроков, однако если работа идет на заказ с определенным сроком разработки, то подобная проблема практически неизбежна. Так же с этой проблемой связаны многие стрессы и неправильный режим дня.
Решение проблемы
На основе полного объема работы нужно составить конкретный план разработки, распределяя все по пунктам и подпунктам, при этом желательно составить небольшую таблицу. Важное условие: план должен быть распределен четко до полного окончания работы иначе на последних этапах можно затянуть окончание разработки. Далее, на основе окончания срока разработки нужно распределить план равномерно нагружая весь срок разработки. Таким образом получаются конкретные границы работы за определенную единицу времени, выбранную вами. Человек психологически может правильно оценить объем работы и может строить планы на день не зацикливаясь на работе.
Полезность способа
Способ позволяет правильно распределять нагрузку за единицу времени. Этим способом мы можем оценивать работу за промежуток времени и знать, когда работа на сегодня закончена. Нагрузка равномерно распределяется на срок и человек не испытывает дискомфорт и отсутствие продуктивности за день. Получается организованный график работы.
Во время составления плана важно правильно распределить объем работы по пунктам, так как многие разработчики страдают «приступами лени» и чтобы этого избежать нужно большую задачу распределять по небольшим пунктам, таким образом работа будет более продуктивная.
Дополнительно
Так же во время работы я советую использовать одну технику, которая называется Pomodoro Technique / Техника помидоров. Основные плюсы этой техники:
1.
Выбор приоритетных задач. Вы сможете правильно оценить работу и прогнозировать время решения задачи.
2.
Повышается внимание, восприятие, концентрация на определенной задаче.
3.
Технику можно использовать как своеобразный хронометраж – в конце дня у вас есть информация для анализа сделанной работы за единицу времени.
4.
После решения работы у вас есть возможность оценить свою работоспособность и в следующий срок усовершенствовать, ускорить или изменить способ работы.
Каждые 25 минут таймер останавливается и вы должны на 5-20 минут отойти от компьютера и немного поразмышлять над проблемой и сделанной работой. Человек психологически будет стараться сделать как можно больше за эти 25 минут.
Для использования техники за компьютером в основном используют программы-таймеры. Вот несколько из них:
Таймеры для Mac OS X: Focus Booster
— www.focusboosterapp.com
Tomatoist
— tomatoi.st/azhx
TimeBoxed
— www.macmation.com
Таймеры для Windows: Keep Focused
— keepfocused.codeplex.com
MaToMaTo
— www.vivasoftware.it/PomodoroTimer/MaToMaTo
Pomodoro Windows 7 Gadget
— sharovatov.wordpress.com/2009/12/03/pomodoro-windows-7-gadget
Tomighty
— www.tomighty.org (Этим я сам пользуюсь)
Более подробное описание всех таймеров под разные операционные системы на википедии: en.wikipedia.org/wiki/List_of_Pomodoro_technique_software_timers
