Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

Чем регулируются вопросы трудовых книжек

О трудовых книжках, правилах их ведения и заполнения говорят нормативные акты.

Главные нормы об этом содержатся в статье 66 Трудового кодекса РФ, часть 4 которой говорит о том, что в этот документ заносится следующая информация о работнике и его труде:

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

  • Что делать работнику, если работодатель потерял трудовую книжку
  • Трудовая книжка перевод на другую должность: образец 2020 года
  • Трудовая книжка заверенная работодателем для банка: образец 2020 года
  • Срок действия копии трудовой книжки для банка
  • Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку
  • Работник не хочет электронную трудовую книжку
  • Пример и порядок заполнения электронной трудовой книжки
  • о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
  • о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
  • об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
  • о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

В развитие ст. 66 ТК РФ изданы Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв.

Читайте также:  Как открыть свой бизнес на выращивании клубники в теплицах: полезные советы

Мнение эксперта

Поляков Пётр Борисович

Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г.

N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Что содержит бланк трудовой книжки

Чтобы знать, как заполнить трудовую книжку, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием бланка, определенным согласно ст. 65 ТК РФ:

  1. Личные сведения о сотруднике.
  2. Место трудоустройства.
  3. Должность.
  4. С какого года идет рабочий стаж.
  5. Кадровые перемещения в пределах одного предприятия.
  6. Увольнения, приемы на другие предприятия.
  7. Периоды работы.
  8. Достижения работника.

Оформление формуляра следует вести согласно нормам, определяемым положениями закона №255-ФЗ, принятого 29 декабря 2006 года. В России предусмотрено заполнение трудовой книжки на русском, кроме тех субъектов РФ, где установлен местный национальный язык.

Инструкция по ведению трудовых книжек предусматривает четкое соблюдение последовательности заполнения, исходя из текущей структуры формуляра:

  1. Титульным листом.
  2. Основными сведениями о труде на протяжении жизни.
  3. Награждениями человека за отличные результаты.

Титульник

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

Эта страница формуляра заполняется сведениями о владельце:

  • ФИО (полностью) согласно данным в паспорте;
  • дата рождения (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование (уровень законченного образования на момент первого оформления);
  • специальность согласно сведениям из диплома;
  • дата заведения;
  • подпись сотрудника, уполномоченного вести кадровые документы;
  • печать.

Трудовая деятельность

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

Раздел состоит из нескольких разворотов, оформленных в виде таблицы со столбцами:

  1. Номер по порядку.
  2. Время приема на работу.
  3. Название юрлица (включая сокращенный вариант).
  4. Должность человека с квалификацией.
  5. Подразделение.
  6. Название кадрового документа-основания, дата, № (строго в этой последовательности).

Помимо информации о начале и завершении работы указывают все кадровые изменения – переводы на новые места, должности и т.д. На оформление новых сведений по закону отводится не более 7 дней после издания соответствующего внутреннего приказа, а при увольнении запись датируют днем ухода.

По усмотрению работающего на двух работах гражданина, вносят записи при совмещении согласно подтверждающих справок от другого работодателя. Процесс внесения записей при совмещении аналогичен, однако заполнять графы в период трудоустройства вправе только основной работодатель.

Читайте также:  Способы создания бизнеса в интернете с нуля — реальные идеи для построения стабильного источника дохода в сети

Любые изменения в квалификации, получение новой специальности, разряда также вносят в книжку.

При смене наименования организации делают новые записи с упоминанием документа, ставшего основанием для изменений. Это позволит впоследствии вносить новые записи от того же работодателя с заверением новыми печатями.

Если компания реорганизуется, делают отметку о прекращении сотрудничества, а далее о приеме в штат нового юрлица.

Награждения

Все важные достижения, по усмотрению работодателя, могут быть внесены в формуляр работника на основании изданного приказа, где указано о необходимости оформления записи в документе. В действующем формате книжки не вносятся сведения о проступках и наказаниях.

Кто вносит записи в трудовые книжки

Запись в трудовой книжке производится работодателем, с которым у работника в данный момент существуют трудовые отношения.

Эти функции осуществляет специально уполномоченное должностное лицо, назначенное приказом работодателя ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых.

Назначается оно приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно работающего с трудовыми книжками (но не просто на лицо, занимающее должность инспектора по кадрам, например).

Никакая другая организация не вправе вносить записи в трудовую гражданина, не состоящего с ней в трудовых отношениях. Исключение составляют только случаи при оформлении дубликата трудовой: тут записи могут вноситься правопреемниками ликвидированной организации – бывшего работодателя, а также действующим работодателем при внесении записи в этот документ на основании справок о прежних местах его работы.

Поэтому априори мошенническими являются рекламируемые в интернете услуги по внесению записей в трудовые книжки (типа «поможем сделать запись в трудовой книжке» и «подскажем, где это сделать».

Оформление дубликата

Правила оформления дубликатов трудовых книг регламентированы законодательством. В период, когда человек официально не работает, документ хранится у него. Во время поездок на собеседования, переездов трудовые книжки часто теряются. На основании написанного сотрудником заявления работодатель должен выправить дубликат. Заявление пишется на имя руководителя компании в свободной форме. В нем указывается просьба об оформлении дубликата, а также причина утери.

Записи о предыдущих местах работы вносятся согласно справкам, которые сотрудник предоставляет либо работодатель запрашивает самостоятельно. Прежде чем принять на работу и сделать запись в трудовой, необходимо указать все места работы, где принимаемый сотрудник когда-либо трудился официально.

Титульный лист трудовой книжки

Первая страница трудовой, или титульный лист, содержит информацию о владельце документа. Заполняется она только на основании личных документов работника (паспорта, удостоверения, диплома, свидетельства и пр.).

Неверное заполнение титульного листа грозит работнику большими проблемами в будущем (вплоть до обращения в суд за установлением факта принадлежности документа), поэтому тут необходимо проявить предельное внимание.

Вопросам записей на титульном листе посвящены пункт 9 Правил и раздел 2 Инструкции.

Как аннулировать запись

В некоторых случаях понадобится аннулировать ее, поскольку человек проработал менее 5 дней или запись внесена:

Читайте также:  Как набрать фоловеров в твиттере НЕ массфоловингом

  • по ошибке (из-за невнимательности);
  • обоснованно, но в ней есть ошибки/неточности;
  • обоснованно, но содержит помарки/исправления/нечитаемый текст;
  • обоснованно, но ее нужно аннулировать по решению суда или инспекции, другого надзорного органа.

Если необходимо аннулировать ее по любому из представленных оснований, работодатель должен издать соответствующий приказ. Затем на основании этой бумаги кадровый специалист в присутствии сотрудника (владельца книжки) делает такую отметку в ней.

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Традиционно это самый используемый раздел, ведь именно сюда вносится важная информация о трудовом стаже.

Первая запись в трудовой книжке – это практически всегда внесение наименования работодателя. Оно осуществляется таким образом: в графе 3 заголовком указывается полное, а также сокращенное (при его наличии) наименования организации; порядковый номер не ставится (п. 3.1 Инструкции).

Далее в трудовой книжке следует запись о принятии или назначении на работу.

Для этого в графе третьей документа указываются информация о приеме в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если такое условие включено в трудовой договор), название должности (работы), специальности, профессии и квалификации. В графу четвертую записываются дата и номер приказа (распоряжения), по которому работник трудоустроен.

В этот же раздел вносятся записи о постоянных переводах работника внутри организации, переменах наименования работодателя, присвоении работнику нового разряда (класса, категории), запись о работе по совместительству (по просьбе работника) и запись об увольнении в конце периода работы у данного работодателя.

Скачать образцы формулировок записей в трудовую книжку

Общие обязательные правила внесения записей

  1. Заполнение книжки производится ручкой черного, фиолетового или синего цвета.
  2. Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначный.
  3. Вся соответствующая информация вносится на государственном языке Российской Федерации –русском. В соответствии с пунктом 6 Правил, для отражения сведений дополнительно может быть использован государственный язык республики, входящий в состав российской федерации. Последний вариант возможен в , случае, если работодатель располагается на территории данной республики.
  4. Все данные, в том числе и запись о приеме в трудовую книжку, вносятся не позднее недельного срока после издания соответствующего приказа.
  5. Сведения вносятся в соответствии с текстом приказов.
  6. Запись об увольнении должна быть оформлена в день увольнения.
  7. Работник должен быть ознакомлен с каждой записью, вносимой в трудовую книжку под подпись в личной карточке.

Последовательность внесения сведений работе

  • Первоначально в третью графу раздела «Сведения о работе» необходимо внести полное и сокращенное наименование организации. Наименование должно соответствовать имеющимся учредительным документам — уставу, учредительному договору или положению.

На практике, для облегчения работы кадровой службы, допускается изготовление специального штампа, содержащего полное и сокращенное наименование организации. В случае достаточно большой текучести кадров, оттиск такого штампа может быть внесен вместо рукописной записи. Такой способ заполнения сокращает количество используемых строк, в случае если наименование организации включает в себя большое количество символов.

Все последующие записи должны производиться только от руки.

  • Под указанием названия организации, в первую графу вносится порядковый номер записи. Для определения порядкового номера следует обратиться к номеру последней зафиксированной записи по предыдущему месту работы, как правило, это запись об увольнении.

Например, если последний порядковый номер был 27 (запись об увольнении), при приеме на работу должен быть присвоен очередной порядковый номер — 28.

  • После определения порядкового номера, во вторую графу вносится дата приема на работу сотрудника.

Внесение даты приема на работу является важным моментом, поскольку в дальнейшем подсчет трудового стажа ведется согласно датам, отраженным во второй графе. Неправильное внесение указанной даты, может повлечь за собой необоснованное сокращение и увеличение страхового стажа. Указанный алгоритм суммирования стажа, закреплен в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа (Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 № 555).

  • В графе третьей должна быть отображена информация о принятии или назначении на должность с указанием, наименования структурного подразделения организации, должности, специальности или профессии.

Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку кадровой службой по основному месту работы, после предоставления документа, который подтверждает факт работы по совместительству (п. 20 Правил).

Следует обратить внимание, что при внесении информации категорически запрещены какие либо сокращения и наименование должности или работы должно строго соответствовать штатному расписанию.

Порядок оформления трудовой книжки при приеме на работу

Основным документом, который содержит всю информация о взаимоотношениях с работодателем и подтверждает наличие трудового стажа, является трудовая книжка. Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу и увольнении регламентируется следующими нормативными актами:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ с изменениями (далее – ТК РФ)
  • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «>О трудовых книжках»> (далее – Правила)
  • Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «>Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых»> (далее – Инструкция).

Рассмотрим основные нормы, закрепленные в указанных документах касающиеся вопросов введение, учета и хранения документа, содержащего записи о трудоустройстве.

Нормы ТК РФ, которые регламентируют ведение, учет, хранение и порядок выдачи трудовых книжек

Среди документов, которые должен предъявить кандидат при поступлении на работу в обязательном порядке присутствует трудовая книжка (ст. 65 ТК РФ). Если по каким либо причинам у лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует (утрата, повреждение), на основании письменного заявления ему оформляется новая.

Мнение эксперта

Поляков Пётр Борисович

Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Исключение составляют случаи, когда данное место работы является для работника первым либо происходит оформление на работу на условиях совместительства. При таких обстоятельствах работодатель обязан оформить документ самостоятельно.

В статье 66 ТК РФ, закреплено положение о том, что трудовая книга является основным документом, в котором содержится информация о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о выполняемой работе, переводах и увольнениях, сведения о награждениях. Следует обратить внимание, что информация о наличии взысканий не отражается, исключение составляют только случаи, в виде взыскания происходит увольнение.

В соответствии со статьями 80 и 84.1, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день, с внесенной информацией об основаниях и причинах прекращения трудового контракта. Запись должна быть сформулирована в соответствии с нормами ТК РФ, и содержать указание на конкретную норму.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.
Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

  • Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
  • Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения. Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде. При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

Читайте также:  Как заработать на комментариях в интернете. Видео+реальные отзывы

  • ТК оформили неверно;
  • ТК потеряли;
  • Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

  • Подтверждённый рабочий стаж;
  • Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП).

Оформление трудовой книжки работнику впервые

Оформление трудовой книжки лицам, для которых данное место работы является первым, начинается с титульного листа. Категорически не рекомендуется вносить какие либо сведения без наличия подтверждающих документов. При этом необходимо помнить следующее:

1. Данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения вносятся в точном соответствии с документом, удостоверяющем личность. Как правило, в качестве такого документа предъявляется паспорт.

Это важно знать: Трудовая книжка заверенная работодателем для банка: образец 2020 года

2. Сведения об образовании, специальности, профессии вносятся только после предоставления диплома, свидетельства, удостоверения, сертификата и др.

Особенности оформления в разных ситуациях

В целом процедура оформления выглядит одинаково, однако есть несколько случаев, имеющих определенные особенности.

Трудоустройство совместителя

Если оформляется совместитель, его книжка хранится у другого работодателя или в другом подразделении той же фирмы (если речь идет о внутреннем совместителе). Поэтому оформление осуществляется только по желанию сотрудника. Это означает, что он может самостоятельно принести книжку, чтобы представитель компании, где он совмещает должность, сделал отметку.

Однако на практике чаще поступают иначе. Компания издает распоряжение о трудоустройстве, после чего человек вправе бесплатно потребовать его копию. На копии обязательно должна стоять подпись ответственного лица (директора), а также о. Именно этот документ послужит основанием внесения записи в будущем.

Трудоустройство несовершеннолетнего

Внесение пометки здесь происходит по общим правилам, причем чаще всего фирма самостоятельно заводит книжку на несовершеннолетнего. Подписи в бумагах (трудовой договор, нормативные акты компании, личная карточка и другие) ребенок ставит самостоятельно. Однако если ему менее 14 лет (например, артист театра, кино, цирка и т.п.), правом подписи обладает только законный представитель (любой из родителей или опекун).

Особенности приема иностранного гражданина

В этой ситуации книжка заводится на общих основаниях, причем она обязательно должна быть российского образца (т.е. обычного формата). Документ оформляется даже в тех случаях, когда у оформляемого:

  • вообще нет книжки (ввиду того, что законодательство его страны не требует ее наличия или же он устраивается впервые);
  • есть документ, но он оформлен в другом государстве (например, трудовая книжка Беларуси).

При этом все прежние отметки из иностранной книжки не переносятся в новый – достаточно зафиксировать только запись о текущем трудоустройстве.

Прием в порядке перевода

Наконец, возможен и случай приема в порядке перевода. Оформление осуществляется в соответствии с фактической ситуацией – т.е. указывается следующая формулировка.

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

Распространенные ошибки, которых следует избегать

Отображение названия должности

В случае, когда федеральным законодательством предусмотрено предоставление льгот или установление ограничений по определенным должностям, их наименования должны строго соответствовать тем, которые предусмотрены нормативно правовыми актами. Если запись в трудовой книжке о приеме на работу, а именно название должности отличается от предусмотренного наименования в Законе, у работника могут возникнуть сложности при назначении пенсии.

Например, в случае подсчета периода работы, связанного с вредным производством, сотрудники пенсионного фонда могут отказать в назначении льготной пенсии только лишь на основании того, что среди должностей, по которым предоставляется право на льготное начисления, данная должность отсутствует.

На сегодняшний день действуют:

  • Квалификационный справочник должностей служащих, утвержденный постановлением от 21.08.1998 № 37
  • Единый тарифно-квалификационный справочник профессий рабочих, отдельные выпуски которого утверждались ранее, а общие положения были приняты постановлением от 31.01.1985 № 31/3-30.

Отображение порядка приема на работу

Указанные документы помогут также определить, какие наименование относится к категории должностей, а какие к профессиям. Очень часто работники кадровых служб вносят ошибочные записи о принятии на должность лиц рабочих профессий, например: «Принят на должность водителя». Между тем как правильной будет запись: «Принят водителем».

Другой распространенной ошибкой является неправильное указание порядка оформления на работу, а именно употребление слов: «назначен» или «принят». Здесь следует помнить следующее:

— Назначение имеет место только в строго определенных случаях, когда это прямо предусмотрено регламентирующими документами (законом, уставом, положением). Во всех остальных случаях следует употреблять глагол – «принят».

Внесение лишних сведений

Еще одной распространенной ошибкой является неправильное толкование требования о точном соответствии записей про прием на работу приказу нанимателя. Часто сотрудники кадровой службы воспроизводят текст приказа (распоряжения) в трудовой книжке с указанием ненужных деталей, например:

  • сведений о срочном характере договора: «Принят на должность секретаря-референта по срочному трудовому договору» либо «Принят на должность экономиста на срок с 12.01.2012 по 31.05.2012»>
  • условия о наличии испытательного срока: «Принят на должность менеджера с испытательным сроком два месяца».

Несмотря на то, что все эти подробности действительно должны быть отражены в приказе приеме на работу, их отображение в трудовой книжке недопустимо, поскольку противоречит требованиям Инструкции и означает несоблюдение правил внесения записей в трудовую книжку.

Порядок заполнения трудовых книжек гласит о том, что запись о приеме на работу в трудовой книжке должна включать в себя только указание, места работы и кем принят человек. Особенности характера работы и другие условия трудоустройства у данного работодателя не должны быть отражены.

Внесение исправлений и изменений

В соответствии с пунктом 26 Правил, необходимые изменения относительно фамилии, имени, отчества, даты рождения и образования сотрудника, вносятся по последнему месту работы. Для внесения поправок должно быть предоставлено документальное подтверждение, например: паспорт, свидетельство о браке, о рождении, о расторжении брака и др.

При необходимости внесения изменения фамилии, следует на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию, и внести новые данные. Аналогичный порядок предусмотрен для изменения имени, отчества, даты рождения. Соответствующее указание на документы, послужившие основанием для внесения изменений, должно быть сделано на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверено печатью предприятия (п. 2.3 Инструкции).

Изменения относительно образования, профессии или специальности, осуществляется путем простого дополнения уже внесенных записей без зачеркивания (п. 2.4 Инструкции).

В случае внесения ошибочной записи, исправление должно производиться по месту работы, где она была внесена. Исправление по новому месту работы может быть внесено только после предъявления официального документа от работодателя, который допустил ошибку (п. 27 Правил). Если допустивший ошибку работодатель ликвидирован, исправление может быть внесено на основании подтверждающего данный факт документа.

Следует помнить, что в раздел, который содержит сведения о работе, категорически запрещено вносить исправления путем вычеркивания неправильных записей. В соответствии с пунктом 30 Правил, для внесения изменений в данный раздел, необходимо сделать запись о признании ошибочной записи недействительной, после чего внести правильные данные.

Общая информация

Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.

Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.

Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.

К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.

Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой.

Мнение эксперта

Поляков Пётр Борисович

Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Читайте также:  Как создать лендинг правильно: полное руководство для заказчика

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере, но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно. Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)

Образование

Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

Существуют три степени образования, по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

Это важно знать: Правильное заполнение трудовой книжки: образец 2020 года

Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.

Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации.

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору.

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать. Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Мнение эксперта

Поляков Пётр Борисович

Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Общие правила заполнения, оформления, внесения сведений

Распорядок ведения, хранения и правильное оформление трудовых книжек регулируются Постановлением Правительства РФ No 225 от 16.04.2003 года. Нередко начинающие кадровики допускают ошибки на первой же странице.

Заполнение титульного листа

Начальная страница (титульный лист) содержит важные сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, данные об образовании и квалификации, с обязательным указанием года и месяца от начала ведения документа. Подтверждаются эти сведения подписью сотрудника, работодателя и печатью организации.

Грубым нарушением являются всевозможные затирания ошибок на титульном листе. Как же исправить ошибочно внесенную запись? Зачеркните тонкой линией ложную строку, сверху над ней либо на внутренней стороне обложки напишите верный вариант, укажите на основании чего было внесено исправление. Ниже представлен образец заполнения трудовой книжки:

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу
Аналогично вносятся корректировки при изменении личных сведений, например, смены фамилии при вступлении в брак.

Необходимые документы для оформления новой книги

Правильное заполнение новоиспеченной книжки оформляется не со слов сотрудника, а на основании представленных бумаг. Кадровику понадобится паспорт и «корочки» об образовании принятого работника (диплом, аттестат, сертификат). Данные в трудовой и представленных документах должны совпадать. При отсутствии паспорта (например, находится на прописке или обмене), фамилию, имя, отчество и дату рождения сотрудника можно заполнить на основании СНИЛС, но при условии, что Ф. И. О., указанные в личной карточке страхования, идентично сведениям в других документами (ИНН, военном билете, дипломе и прочими).

Принятие на работу

Запись в трудовой книжке о зачислении в штат организации вносится непосредственно после наименования структуры, в которую устраивается гражданин. Все данные заполняются шариковой ручкой одного цвета начиная с первой строчки.
Информация! Разрывы между строками недопустимы. Печать на записи о приеме на работу, а также подпись работодателя не ставится.
Пример записи о трудоустройстве:

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу
На странице указываются:

  • порядковый номер;
  • дата заполнения, которая может отличаться от даты издания приказа;
  • сведения о зачислении сотрудника на определенную должность в указанное структурное подразделение;
  • приказ о приеме на работу, как причина внесения записи.

Информация! Основанием для зачисления является трудовой договор между сотрудником и нанимателем, но в графе основания внесения записи указывается именно приказ.

Правильное оформление переводом

Возникают случаи, когда сотрудник оформляется в новую организацию в порядке перевода из другой компании. Обязательно указание информации о том, что сотрудник непросто устроился на работу, а был переведен из организации, это поможет ему сохранить непрерывный трудовой стаж. Как внести запись в трудовой в этом случае покажет образец:

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу
Исправление ошибочно внесенных данных

Документы заполняют не роботы, а потому имеют место опечатки, погрешности. Неверно внесенная запись о приеме подлежит исправлению. Недопустимы перечеркивания. После ошибочной информации следует фраза «Запись под номером … внесена ошибочно». Далее прописывается нужный вариант. Пример исправления записи:

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу
Аннулирование неверной информации

Нередко кадровые работники путают трудовые книжки и неправильно указывают в них записи о переводе либо увольнении работника, который продолжает трудиться на прежней должности. Возникает вопрос, как аннулировать ошибку? Достаточно прописать «Запись под номером… недействительна», поставить печать организации, указать должность, Ф. И. О. и подпись лица, заполнившего трудовую книжку. Данная информация указывается под следующим порядковым номером.

Дополнительно читайте о правилах прохождения медкомиссии и нужен ли военный билет при устройстве на работу.

Трудовые книжки: образцы записей, порядок ведения, исправления 2020

В настоящем разделе опубликованы материалы книги

«Трудовые книжки. Большой справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей» (Ливена С.В., Поздеев А.С.) по основным вопросам работы с трудовыми книжками: общим вопросам, заполнению титульного листа, внесению записей о приеме на работу, об увольнении и др. Все образцы записей соответствуют требованиям законодательства на 1 января 2020 г.

Если Вам необходима информация об электронных трудовых книжках

, то она находится в другом разделе сайта — Всё об электронных трудовых книжках >>

Когда и зачем оформляют

Первичное оформление трудовой книжки с записью о приеме на работу – обязанность нанимателя, если человек устраивается на работу впервые. Как правило, чистые бланки уже хранятся на предприятии в отделе кадров или бухгалтерии. Впервые заключая трудовой договор, гражданин пишет заявление на выдачу новой трудовой книжки, на основании которого она оформляется и ведется длительный период до момента выхода на пенсию, а иногда и после этого. А для чего вообще нужен такой документ и что он предоставляет сотруднику и работодателю?

  1. Отражает стаж, что влияет на размер начисления пенсии и пособий.
  2. Фиксирует сведения об образовании, занесенные в документе. Это помогает восполнить пробелы при утере диплома, выданного в учебном заведении, если такое случилось.
  3. Специальный раздел помогает понять, имеются ли у работника благодарности и награждения, на каких предприятиях человек трудился, как часто меняет производственные места, причины его увольнений.

Правовые документы, отражающие порядок заполнения

Прежде чем дать рекомендации по заполнению титульников трудовых книжек, уместно перечислить те правовые акты и документы, в которых закреплены основные положения о внесении записей в трудовые книжки.

  • Самый важный документ – это Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», где наиболее широко освещены все нюансы их оформления.
  • Другой документ — Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69. В нем отражены правила, которыми необходимо руководствоваться, если при заполнении титульного листа трудовой книги были допущены ошибки.

Инструкция по заполнению

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу
Нередки случаи, когда оформление первой же страницы может вызвать множество вопросов и стать причиной ряда ошибок
Как правило, заполнение титульного листа трудовой книжки осуществляется работодателем. Важно отметить, что она должна быть оформлена не позднее, чем через неделю после того, как сотрудник был принят на работу в организацию. и помарок.

Ничего странного в этом нет, поскольку при выполнении данной процедуры не исключается человеческий фактор, и допущение ошибок при заполнении документов является обыденной проблемой. Чтобы найти ответы на основные вопросы, возникающие при данном процессе, проще всего ознакомиться со следующими рекомендациями:

  1. Для начала необходимо определиться с цветом чернил, которыми будут вноситься записи в данный документ. Их разрешено осуществлять лишь чернилами синего, фиолетового и черного цвета.
  2. Необходимо учесть, что записи вносятся без сокращений. Поэтому все сведения нужно указывать компактным, но разборчивым почерком.
  3. На титульном листе, как правило, указываются фамилия, имя и отчество хозяина трудовой книжки.

Об инициалах на титульнике трудовой книжки нужно забыть.
Дата рождения прописывается только арабскими цифрами, никаких римских цифр, а тем более — слов. Обычно записывают число и месяц – двухзначными цифрами, а год – четырехзначными. Пример записи – 01.01.1970.Строка «образование» заполняется на основе данных из диплома или аттестата, которыми обладает владелец книжки. Как правило, здесь указывают либо «высшее образование», либо «среднее профессиональное образование», либо «среднее общее образование».В строке «Профессия, специальность» указывается полученная специальность, зафиксированная в дипломе или ином свидетельстве об образовании.В самом низу титульного листа отведено место для подписи владельца книги, а также ее расшифровки и печати, либо отдела кадров, либо самой организации, куда он трудоустраивается.

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

Не менее тщательно заполняется трудовая книжка для ИП. Титульный лист трудовой книжки — образец заполнения вы можете увидеть ниже:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Подробно как оформить трудовую книжку впервые узнайте здесь.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2020. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Дата заполнения

Пункт «Дата заполнения», в котором фиксируется день, когда трудовая книжка была оформлена, также располагается на ее титульном листе, однако упоминание о нем было вынесено из инструкции в отдельный подраздел.

Данному аспекту адресуется особое внимание, потому что организация может завести трудовую книжку на нового сотрудника не в течение пяти дней, как того требует Инструкция, а через длительный промежуток времени. Например, бланков в организации на тот момент не оказалось, а когда они появились, то в них данную дату решают проставить «задним числом».

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работуПравила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

В данном случае следует помнить, что каждая трудовая книжка, как и любой другой документ, имеет серию и номер, которые напрямую зависят от даты ее выпуска. Таким образом, может возникнуть анахронистическое несоответствие, если дата выпуска трудовой книжки окажется поздней, чем дата ее заполнения. Помните, дата заполнения также важна как и запись в трудовой книжке о принятие на должность.

Ответственность за ошибки

Как и в любой деятельности, ошибки при заполнении титульных листов трудовых книжек приводят к негативным последствиям. Их пресечение осуществляется при помощи следующих санкционных мер:

  • Должностные лица при первичном нарушении правил заполнения трудовых книжек несут ответственность в размере от 5 до 50 МРОТ, а при вторичном дисквалифицируются на 1-3 года.

Более подробно об особенностях внесения записи о работе в трудовую книжку читайте тут.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий