Журнал выдачи масок сотрудникам при коронавирусе

Специальной одеждой и обувью считаются предметы одежды, призванные защитить работника от загрязнений, предотвратить или уменьшить влияние вредных факторов на организм работника. Например, к специальной обуви относятся резиновые, специальные утепленные сапоги, а к специальной одежде – непромокаемые комбинезоны, защитные халаты и т.д.

Специальная одежда выдается, в частности, работникам, которые трудятся на работах, связанных с загрязнением, в условиях особых температурных режимов, на предприятиях с вредными условиями труда.

При выдаче специальной одежды и обуви работодателю стоит руководствоваться типовыми нормами, которые устанавливаются Минтрудом России. Так, например, для работников действующих и строящихся шахт, разрезов и организаций угольной и сланцевой промышленности нормы выдачи специальной одежды и обуви утверждены Приказом Минтруда России № 341н от 2 августа 2013 г.

Роль средств защиты

На предприятиях требуется обеспечить строгий контроль за сроками применения средств защиты (по дням), а особенно — за соблюдением нормативных сроков носки.

Периодичность выдачи средств защиты устанавливается в зависимости от особенностей производства и требований к защите сотрудников от вредных воздействий. Под понятием СИЗ понимается:

спецодежда;
спецобувь;
головные уборы;
перчатки или рукавицы;
беруши;
респираторы;
противогазы;
лицевые щитки;
страховые пояса и прочее.

Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 12.01.2015 г. №2 (далее – приказ) внесены изменения в Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утверждённые приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 г. №290н (далее – правила).
Согласно изменениям (п. 13 правил)– личные карточки учёта выдачи средств индивидуальной защиты могут вестись в электронной форме при обязательной персонификации работника. Работодатель также может организовать выдачу СИЗ и их сменных элементов простой конструкции, не требующих проведения дополнительного инструктажа, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). При этом требуется персонификация работника и автоматическое заполнение данных о выданных СИЗ в электронную форму карточки учёта выдачи СИЗ.
Вендинговое оборудование – информационная автоматическая система для хранения, учета выдачи и обработки данных для ведения личных карточек учета выдачи средств индивидуальной защиты в электронном виде, синхронизированная с АСУ организации со считывателем электронных карт для персонификации работника.
В приказе также указано, что работники сторонних организаций при выполнении работ в производственных цехах и участках, где имеются вредные и (или) опасные производственные факторы, способные воздействовать на работников, должны быть обеспечены своим работодателем СИЗ в соответствии с типовыми нормами, предусмотренными для работников соответствующих профессий и должностей организации, в которую их направляют. Согласно приказу руководителям и специалистам, которые в соответствии с должностными обязанностями периодически посещают производственные помещения (площадки) и могут в связи с этим подвергаться воздействию вредных и (или) опасных производственных факторов, должны выдаваться соответствующие СИЗ в качестве дежурных (на время посещения данных объектов).
ЧТО УКАЗЫВАТЬ В КАРТОЧКЕ УЧЕТА ВЫДАЧИ СИЗ, КОТОРАЯ ВЕДЕТСЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ, ВМЕСТО ЛИЧНОЙ ПОДПИСИ РАБОТНИКА?
Электронная форма карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учёта выдачи средств индивидуальной защиты.
В электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, в котором имеется личная подпись работника.
Следовательно, в электронной форме карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, в котором присутствует личная подпись работника.
В Федеральном законе от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” указано, что слова индивидуальный и персонифицированный употребляются как синонимы.
Значит, карточки учета выдачи СИЗ в электронной форме должны быть оформлены на каждого работника с указанием сведений о нём.
Это и будет персонификация работника, т. е. – указание конкретных сведений о конкретном работнике (персоне).

Назначение личной карточки учета выдачи СИЗ

Корректный учет и контроль производится благодаря ведению личной карточки выдачи СИЗ, образец которой приводится в бухгалтерской документации. Форма документа утверждена законодательно. Такая карточка открывается на каждого сотрудника при:

его устройстве на работу;
переводе на иное рабочее место этом же предприятии;
изменении условий его труда (ранее не требовалось применение СИЗ, а при новых – подобные средства используются).

Личная карточка заполняется при вступлении сотрудника в должность, на которой требуется выдача СИЗ. При смене работником структурного подразделения либо списка средств личной защиты, в карточку обязательно вносятся соответствующие отметки.

В документе указываются все типы средств защиты (спецодежда, спецобувь и прочее), выдаваемые работнику. Также фиксируется причины списания этих вещей (естественная амортизация, форс-мажорные обстоятельства, возвращение на склад).

Карточка учета выдачи СИЗ должна содержать подпись руководителя структурного подразделения и находиться у кладовщика в алфавитном порядке, в раздельных ячейках, выделенных для отдельного подразделения.

На современном предприятии от состояния, своевременной выдачи (замены) средств защиты зависит здоровье и безопасность работников. Карточка учета выдачи СИЗ является бланком отчетности, где отображается полная информация о работнике и выдаваемых ему средствах защиты. Использование этого документа дает возможность контролировать количество СИЗ и сроки их носки.

Образец карточки выдачи СИЗ демонстрирует все графы, необходимые для заполнения.

При работе во вредных условиях положена защита

Работа, связанная с вредными или опасными условиями труда, подразумевает выдачу сотрудникам СИЗ – средств индивидуальной защиты. Право на получение СИЗ имеют сотрудники, чья работа связана (ст. 221 ТК РФ):

с вредными и опасными условиями труда;
особыми температурными условиями;
загрязнением.

Для данных категорий персонала использование СИЗ необходимо. При этом обеспечение средствами индивидуальной защиты работников организации – обязанность работодателя (организации или индивидуального предпринимателя).

Подробнее об этом см. «Обязанность работодателя обеспечить выдачу СИЗ».

Учтите, что выдача СИЗ, в том числе спецодежды исполнителям по договору подряда или иному договору ГПХ действующим законодательством не предусмотрена.

Подробнее об этом см. «Спецодежда по договору подряда».

Средства индивидуальной защиты – это технические средства и материалы, которые используют для уменьшения воздействия на работников вредных или опасных производственных факторов или полного их предотвращения.

Правильное оформление бланка

В личную карточку заносятся о конкретном работнике:

ФИО;
табельный номер;
название структурного подразделения;
пол;
рост;
размеры;
должность:
дата устройства на работу;
дата смены должности (если меняется подразделение либо перечень применяемых средств защиты).

В таком стандартном бланке указываются исключительно индивидуальные средства защиты. Сама форма утверждена законодательно, образец заполнения карточки СИЗ можно найти в Интернете, бухгалтерских документах либо создать самостоятельно. Здесь также фиксируются:

сроки применения СИЗ (по установленным нормам);
годность (в процентах) на момент выдачи.

Бухгалтеру необходимо тщательно отслеживать сроки (по дням). Особенно за соблюдением нормативных сроков носки.

Как правильно заполнить документ?

Личные карточки содержат всю информацию относительно того или иного сотрудника. Это касается:

Даты вступления в должность или времени изменения должности.
Роста, размера СИЗ.
Пола.
Участка.
Номера в табеле согласно данным из ведомости.
Занимаемой должности.
Полных ФИО.

Пример карточки учета выдачи СИЗ.
Внесение данных в карточки предполагают знакомство кладовщиков с особенностями той или иной отрасли, которая востребована на конкретном предприятии. Ведь у каждого работника есть свои ограничения по сроку, на протяжении которого служит средство индивидуальной защиты.

Организация учёта СИЗ и типовой бланк

У работодателя в этой сфере имеется свой набор обязанностей.

Информирование каждого работника о том, какие ему по нормам положены средства.
Применение только СИЗ с соответствующими сертификатами.
Приобретение или аренда средств за свой счёт, выдача их сотрудникам.

Столкнулись с требованием-накладной? Здесь вы найдете полную информацию о ней.

Но есть и определённые права, связанные с этим направлением. Например, на предприятиях можно разработать собственные нормы, касающиеся индивидуальной защиты работников. Или заменять модели на иные, с аналогичными свойствами.

Как организовать обеспечение СИЗ?

Использовать бывшие в употребления средства тоже можно, если это не станет нарушением санитарных норм. Для учёта этих приспособлений допустимо применять электронные системы.

В соответствующую графу вносят номера по ГОСТу, которыми наделены сами приспособления. Работники должны ознакомиться не только с количеством, но и со стоимостью того, что им выдали. Свою подпись работники ставят только в том случае, если никаких серьёзных разногласий не выявлено.

Отдельная графа посвящена предметам, которые выдаются на определённый срок, а потом возвращаются. Обычно для заполнения карточек используют бланки формы Т2.

Образец личной карточки можно скачать тут.

Виды карточек

Существуют карточки двух типов, которые различаются наличием (или отсутствием) графы о стоимости СИЗ. Какой вариант карточек заполнять всегда решает предприятие. Когда руководители не желают распространяться о стоимости средств защиты, то учет ведется по карточкам без цены.

Но стоимость широко используется в бухгалтерском и налоговом учете. Поэтому целесообразно выбирать вариант карточки с графой, где указывается цена. Образец заполнения личной карточки СИЗ можно найти в бухгалтерской документации.

Ранее личная карточка выдачи и карточка сдачи (на тыльной стороне) были одним документом. Сегодня ведутся два разных документа. Это необходимо знать кладовщику и бухгалтеру, отвечающему за учет средств защиты. Кроме карточки на предприятии ведется ведомость выдачи и возврата СИЗ.

Для упрощения документооборота и ведения бухгалтерии рекомендуется вариант карточки со стоимостью. Выбор бланка обязательно фиксируется распоряжением по предприятию. Чтобы при проверках не возникало претензий к заполнению, необходимо полностью указывать отраслевые нормы.

Что это за документ?

Жизнь и здоровье сотрудников часто зависят от того, насколько хорошо оснащено предприятие средствами защиты. Такие средства выдаются тем, кто выполняет служебные обязанности, способные повлиять на состояние организма. Личные карточки помогают документально подтвердить факт того, что средства были выданы.

Что такое спецификация к договору и зачем она нужна, вы узнаете по ссылке.

Личные карточки становятся главным инструментом для контроля по средствам индивидуальной защиты. Помогают определить сроки использования, качество и количество приспособлений.

Особенность и специфика производства определяют, с какой периодичностью выдают данные документы. Профильные нормативы разработаны для каждой из существующих отраслей.

Карточки помогают отследить, насколько строго соблюдаются данные нормативы. И позволяют организовать корректный учёт.

Кто отвечает за ведение и оформление личной карточки?

Согласно законодательству, ответственность за обеспечение сотрудников всем необходимым несёт работодатель.

Потому в его должностные функции входит и контроль заполнения личных карточек учёта. Можно эту обязанность переложить на другие должностные лица. Но для этого требуется издать отдельный приказ.

Личная карточка учета выдачи средств индивидуальной защиты в электронном виде.

Инженер по труду на предприятиях следит за тем, чтобы карточки заполнялись правильно, в соответствующие сроки.

Какая форма признана унифицированной?

Бланк карточки утверждён на законодательном уровне. Согласно требованиям нормативов, личные карточки учёта СИЗ заводятся на всех сотрудников, чья деятельность напрямую связана с использованием соответствующих приспособлений.

Как правильно заполнить отчет о финансовых результатах? Пошаговую инструкцию содержит эта статья.

Недопустимо применение руководством образцов советского времени. Это прямое нарушение. Изменения за последнее время коснулись преимущественно лицевой стороны документа.

Перестала быть обязательной колонка, где указывали стоимость всех средств. Эту колонку теперь руководство может не заполнять, в зависимости от своих потребностей. Обычно она остаётся нетронутой, что упрощает бухгалтерский учёт.

Как оформить журнал выдачи СИЗ

Ответственным лицом за хранение и распределение защитных средств и, соответственно, за ведение журналов учета назначается руководитель подразделения.

Если бланк журнала признан первичным учетным документом (это должно быть закреплено в локальным акте), необходимо оформить его надлежащим образом: пронумеровать, прошить, скрепить печатью организации, которую ставят на бумажную полоску с указанием количества страниц и заверительной подписью руководителя. Оттиск печати при этом частично попадает на полоску, которая наложена на концы шнуровки, а частично на последнюю страницу.

Правила ведения журнала учета и содержания средств защиты

На каждом листке ставится индивидуальный порядковый номер. Скрепляются кончики нити с оборотной стороны. Хвостики не должны быть больше пяти сантиметров. Сверху на ник наклеивается специальная наклейка. Она содержит дату создания и окончания документа, подпись и расшифровку должностного лица, ответственного за журнал. Также здесь ставится печать, немного заходящая на наклейку.

Титульный лист должен содержать:

дату начала ведения документа;
название предприятия в полной либо официально сокращенной форме;
наименование структурного подразделения;
дата окончания, заполняется по завершению страниц.

Общее оформление документа может корректироваться в зависимости от внутренних правил организации.

Когда выдаются средства, это обязательно отражается специальной карточкой.

Журнал учета и содержания средств защиты

В подразделениях предприятий и организаций необходимо вести Журналы учета и содержания средств защиты.

Средства защиты, выданные в индивидуальное пользование, также должны быть зарегистрированы в Журнале.

Наличие и состояние средств защиты проверяется периодическим осмотром, который проводится не реже одного раза в 6 месяцев ( для переносных заземлений — не реже одного раза в 3 месяца) работником, ответственным за их состояние, с записью результатов осмотра в Журнале учета и содержания средств защиты.

Форма журнала учета и содержания средств защиты установлена Инструкцией по применению и испытанию средств защиты, используемых в электроустановках, утвержденная приказом Минэнерго РФ от 30.июня 2003г.

Важно

Словом, это распространенная и часто заполняемая бумага.

Что относится к СИЗ

Для того чтобы избежать спорных моментов, в трудовом законодательстве (а конкретнее – в 209 статье) четко прописано, что относится к средствам индивидуальной защиты. Например, к этой категории относятся противогазы, защитные перчатки, очки, пояса, другая специализированная одежда и обувь.

Основной критерий – это защитная функция.

Защищать можно разные человеческие органы. По этому признаку СИЗ и классифицируются. Так, бывают защитные средства для глаз, кожи, головы целиком, органов дыхания.

Отдельно выделяют приспособления от падения с высоты (страховки).

Также выделяют фильтрующие и изолирующие средства индивидуальной защиты.

Одновременно, поскольку, как упоминалось, установленной формы нет,
можно добавлять и иные колонки со сведениями либо размещать указанные в ином порядке, как на примере ниже.
Если в компании имеется значительное количество элементов одного типа, то их общее наименование допускается указывать внизу, не отводя целую графу, соответственно колонка «обозначение» в таком случае не требуется. Инвентарный номер все изделия получают в бухгалтерии. Их проверка на предприятии производится в лаборатории.

Правила хранения

Хранение журнала учёта и содержания средств защиты требуется осуществлять в несгораемом бронированном ящике.

Правила заполнения журнала учета и содержания средств защиты

Первые фильтруют поступающие в легкие и к коже воздушные массы, вторые предохраняют от воздействий электрического тока, химических веществ, повышенной или пониженной температуры и пр.

Не стоит забывать, что к СИЗ также могут относиться смывающие, обезвреживающие средства и иные жидкости. Есть комплексные виды защиты: комбинезоны различной комплектации и назначения. Полный перечень средств защиты на производстве можно найти в ГОСТ 12.4.011-89.

Как выдавать

Трудовой кодекс не регламентирует, каким именно образом и в какие сроки необходимо выдавать средства индивидуальной защиты. Руководитель организации либо ответственный за это работник вправе решать самостоятельно форму и периодичность выдачи.

Результаты этой процедуры заносятся в нужную графу.

При этом для определённых защитных элементов может устанавливаться более частая проверка их исправности. В частности, указывается, что для переносных заземлений подобную процедуру следует проводить один раз каждые три месяца. Аналогичные нормы могут вводиться и для иных изделий.

Следует особо отметить, что перед выдачей для применения сотруднику компании средства индивидуальной защиты требуется осматривать в любом случае, даже если с момента последнего осмотра шести месяцев ещё не прошло, и они по умолчанию считаются годными к использованию.