Должностная инструкция (заместителя директора по коммерческим вопросам)

Крупные компании имеют обширный список руководства, который может корректироваться в зависимости от направленности деятельности. У каждого начальника, как правило, имеется свой зам, который разделяет его функциональные обязанности. Но, к примеру, должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам и должностная инструкция помощника генерального директора несет разную смысловую нагрузку, но обозначает ряд однотипных функций и инструкций по исполнению этими сотрудниками должностных обязанностей. Типовой документ, который регулирует эти вопросы, предлагаем подробно рассмотреть в рамках представленного материала.

Образец типовой должностной инструкции заместителя директора

Принимая сотрудника на столь ответственную вакансию, работодатель руководствуется сводом правил, которые регламентирует типовой документ, определяющий обязанности и ответственность заместителя начальника. В зависимости от своих потребностей и особенностей деятельности, руководство может корректировать некоторые нюансы в типовой инструкции, но они в любом варианте должны соответствовать букве закона, и не нарушать права и свободы сотрудников.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Работа с документацией

Довольно много функций исполняет заместитель генерального директора по общим вопросам. Обязанности, связанные с документацией, являются, наверное, наиболее распространенными в работе специалиста.

В частности, работник обязан подавать следующие бумаги:

Рабочий план на следующий месяц — до пятого числа ежемесячно; получателем является директор.
Финансовый месячный отчет — до первого числа ежемесячно; получателем является главный бухгалтер.
Итоговый месячный отчет о произведенных работах — до пятого числа ежемесячно. Получатель — генеральный директор.
Инструкции и положения — по мере поступления приказаний. Пользователями являются сами сотрудники организации.

Общие положения

Типовой документ допускает принимать на эту должность сотрудников, соответствующих основным требованиям:

наличие высшего профильного образования;
опыт на аналогичной (либо близкой к ней) должности от 5 лет;
зам. начальника назначается или снимается с должности только по приказу руководства компании и подчиняется директору своего направления или непосредственно гендиректору;

Заместитель начальника должен владеть знаниями:

основ производства;
нормативно-правовых документов по экономической, хозяйственной и производственной деятельности предприятия/организации;
ведения деловой документации;
порядки по согласованию различных планов по улучшению/реализации/совершенствованию и пр.

Также в этом разделе инструкции есть указание на категорию должности заместителя директора – руководитель.

Охрана труда

I. Общие положения.

1. Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам относится к категории руководителей.

2. На должность заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в аналогичной должности не менее 2-х лет.

3. Назначение на должность заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам и освобождение от нее производится приказом директора организации.

4. Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания;
Структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития;
Порядок ведения табельного учета;
Средства связи, вычислительной и организационной техники;
Порядок и сроки составления отчетности;
Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
Основы экономики, организации труда, производства и управления;
Организацию финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Административное, трудовое и хозяйственное законодательство.
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты строительных объектов.

5. Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам подчиняется непосредственно руководителю организации.

6. На время отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности.

Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам должен:

Осуществлять руководство хозяйственной деятельностью организации.
Контролировать хозяйственное обслуживание и следить за надлежащим состоянием в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения организации, а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
Контролировать рациональное расходование материалов и финансовых средств, выделяемых для хозяйственных нужд организации.
Руководить работами по благоустройству, озеленению и уборке территории.
Координировать работу подчиненных ему служб и структурных подразделений.
Принимать меры по расширению хозяйственной самостоятельности организации, своевременному заключению необходимых договоров.
При необходимости организовать проведение ремонта помещений, осуществлять контроль за качеством выполняемых ремонтных работ.
Обеспечивать структурные подразделения организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществлять наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
Организовать оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивать ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
Выполняет отдельные служебные поручения руководителя организации.

III. Права

Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам имеет право:

Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им обязанностей и знакомится с проектами документов по вопросам своей деятельности.
Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений организации, при необходимости привлекать к решению возложенных на него задач сотрудников других отделов.
Запрашивать лично или по поручению директора организации от руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить предложения по совершенствованию работы организации.
Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении сотрудником его должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностные обязанности

Заместитель директора имеет следующие должностные обязанности:

разработка, согласование и координация воплощения принятых планов совместно со своим прямым руководством;
налаживание работ и производительности предприятия/организации;
контроль ведения финансовой отчетности и ее своевременное поступление к руководству;
утверждение штатного расписания;
ресурсообеспечение;
обеспечение соблюдения договорных обязательств: внутри компании, с поставщиками, потребителями и пр.;
ведение переговоров в период отсутствия руководства;
совершенствование экономических показателей и пр.

Первая группа обязанностей специалиста

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам закрепляет требования и функции. Приведем наиболее распространенные из них:

Своевременная разработка, внедрение и корректировка бизнес-планов, связанных с безопасностью в организации (насколько часто подобные планы разрабатываются, зависит от самой организации; как правило, это происходит один раз в год).

Формирование организационной кадровой политики; составление ежегодного кадрового плана.
Разработка и внедрение системы проверки соискателей на свободные вакансии; организация качественной системы проверки кандидатов на рабочие места.
Организация постоянной и эффективной работы по подготовке кадрового резерва.
Организация эффективных конкурсов для привлечения на работу в организацию наиболее перспективных и грамотных специалистов.

Естественно, выше были представлена лишь часть функций, которые обязан исполнять специалист. Вторая группа трудовых обязанностей работника будет представлена далее.

Права

Заместитель директора имеет право подписывать официальные документы и представлять интересы компании. Также он имеет почти неограниченные возможности в предъявлении требований к персоналу по части исполнения их обязанностей и вклада в развитие производства. Он уполномочен давать рекомендации руководству по части премирования отличившегося работника или целого подразделения пр. Если у зам. начальника появляются рационализаторские идеи, которые могут поспособствовать развитию предприятия либо отдельного его сектора, он может представить на рассмотрение высшей дирекции своих планов. Нужно отметить, что эта функция (разработка рацпредложений) входит в должностные обязанности зам. начальника.

О рабочем месте в организации

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам содержит в себе пункты и о месте представленного работника в структуре организации. Что здесь можно выделить?

Во-первых, рассматриваемый специалист отнесен к группе управляющих лиц. Назначается он на должность или освобождается от нее только согласно приказу директора.

Во-вторых, согласно документу, работник является руководителем второго уровня. Так, у специалиста нет собственного персонала, если речь идет об оперативном подчинении. Однако во всем, что касается темы кадровой политики и безопасности, рабочий персонал должен подчиняться именно ему.

Ответственность

Должностная инструкция гласит, что заместитель директора несет ответственность за выполнение всех своих функций в должном объеме. Предусмотрена ответственность зам. начальника и за нанесение мат. ущерба (намеренного или непреднамеренного). Отдельные меры ответственности лежат на этом сотруднике за несоблюдение законов (юридического, налогового и пр.) и разглашение коммерческой тайны. В этом варианте к нему могут предъявляться претензии вплоть до уголовного наказания.

№1 Основные положения

Должностная инструкция заместителя генерального директора содержит общие положения, ответственные меры за несоблюдение или неисполнение основных служебных обязательств.

Сотрудник данной профессии может назначаться на должность, как и быть освобожденным от нее, на основании действующего законодательства и данного документа.

Подчинение зама осуществляется непосредственно генеральному директору, с которым и происходит обсуждение текущих дел, планирования деятельности фирмы и так далее.

Что должен знать работник:

нормативные акты, в ходе которых осуществляется определение деятельности и направлений ее дальнейшего развития;
рамки и потенциал финансово-экономической деятельности предприятия в сложившейся экономической ситуации;
структурный управленческий аппарат Общества, в котором он осуществляет свою работу;
базовые используемые в производстве технологии;
порядок, в котором происходит разработка и утверждение планов;
общие и частные методики хозяйствования с целью улучшения деятельности фирмы;
особенности и азы транспортного обслуживания, сбыта продукции;
правила техники безопасности и взаимодействия с другими отдельными сотрудниками, структурами и подразделениями;
особенности взаимодействия и сотрудничества с другими структурными подразделениями фирмы.

Владение информацией, требуемой от сотрудника, позволит сотруднику начать быстрый карьерный рост и создать продуктивные условия для высокопроизводительной работы самого директора и наемных сотрудников.

Особенности работы замдиректора по общим вопросам

Полностью заменить функцию руководителя компании такие специалисты не в состоянии, но при их правильной работе, удаётся достичь максимальной эффективности управления предприятием. Наиболее ответственной должностью, является замдиректора по общим вопросам. Данный специалист не имеет чёткой специализации, и должен выполнять большую часть обязанностей директора, во время его отсутствия или чрезмерной занятости.

Замдиректор по общим вопросам

Должность замдиректора по общим вопросам очень ответственная и требует от кандидата не только наличия высшего образования по специальности, но и значительного стажа руководящей работы. Очень часто директором компании данному специалисту полностью поручается курировать какой-либо сектор производства. Данный специалист также замещает директора при отсутствии руководителя на рабочем месте.

Очень часто замдиректора по общим вопросам выполняет функцию урегулирования различных вопросов и конфликтов, которые возникают на ранней стадии развития.

Таким образом, не позволяя проблеме разрастись до масштаба, когда потребуется участие генерального директора, в процессе урегулирования возникшей проблемы.