Как оформить платежную ведомость на выдачу зарплаты?

Одна из основ успешного ведения бизнеса – правильное составление и оформление документации. За исполнение трудовых функций выплачивается заработная плата, а чтобы провести её начисление, ввели такое понятие как платёжная ведомость на выдачу зарплаты.

Документ, фиксирующий все начисления и выплаты – ведомость зарплаты. Каждая организация обязана оплачивать труд своих работников, и проводить операции документально. В расчёт идёт своевременность и прозрачность, осуществляемых процессов в компании.

Платежная ведомость на выдачу заработной платы – бланк 2020

Существует две формы ведомости на выдачу зарплаты: платежная и расчетная. Применяются они для подтверждения факта выдачи трудящимся заработной платы наличными. При выдаче заработной платы заполняется платежная (зарплатная) ведомость формы Т-53, которая составляется на основании записей расчетной. Она официально подтверждает выдачу заработной оплаты и содержит всю информацию о размере выплачиваемой зарплаты сотрудника.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Минимальное значение

Стоит сказать о том, что в Российской Федерации существует такое понятие, как «минимальный размер оплаты труда». Что оно скрывает в себе и на что влияет?

Минимальный размер оплаты труда – это определенная планка, ниже которой работодатель не имеет права опускаться, начисляя зарплаты своим подчиненным. В данном случае рассматривается заработная плата с учетом всех возможных авансов и премий, выдаваемых сотруднику. Поэтому по итогу значение может быть несколько меньше.

На что же влияет данное значение? Выделим ключевые пункты:

В первую очередь, происходит регулировка оплаты труда граждан Российской Федерации как на определенной территории, так и по всей стране в целом. Разумеется, сотрудник может быть уверен в том, что меньше определенного значения он не будет получать. Это значительно укрепляет доверительные отношения и экономику в стране.
Выплаты женщинам, уходящим в декрет по воспитанию ребенка, какие-то пособия безработным или людям, временно утратившим свою трудоспособность.
Определенные денежные отчисления на государственные проекты или выплаты в фонды также рассчитывается с точки зрения минимального размера оплаты труда граждан.

Можно заметить, что влияние действительно значительное. Последнее время минимальный размер оплаты труда определяется для каждого субъекта Российской Федерации в индивидуальном порядке. При этом существует разница между бюджетными и внебюджетными организациями.

Правила заполнения платежной ведомости

В образце потребуется указать общую сумму оплаты труда работникам. Этот документ со сведениями о заработной плате оформляется в единственном экземпляре сотрудниками бухгалтерии и подписывается начальником данного предприятия. В перечень необходимых для указания реквизитов входят:

наименование организации или ИП;
период срока оплаты;
общая сумма оплаты (и словами, и цифрами), значение которой необходимо продублировать на первой и на второй страницах бланка;
ФИО начальника организации, его должностное положение и подпись;
ФИО бухгалтера, который составлял документ, и его подпись;
дата подписания данного документа;
в таблице номер документа, дата его составления, расчетный срок – оплачиваемый период работы сотрудников (например, обычно это месяц).

Далее следует вторая страница, начинающаяся объемной таблицей, в которой требуется внести реквизиты работников:

их табельные номера, фамилию и инициалы, отдельно выплачиваемый размер заработной платы каждого трудящегося, их подписи;
ФИО, должность и подпись того, кто напрямую осуществил (выдал наличными) зарплату работникам;
расходный кассовый ордер (РКО).

Изменения в ведомости и сроки закрытия

По необходимости в форме Т-53 разрешается внести корректировки, если того требует специфика трудовых отношений в данной организации. Но делать это нужно согласно установленным правилам. Все вносимые поправки следует сопровождать датой корректировки, а также сведениями и реквизитами лица, вносящего эти правки.

Важно то, что нельзя вносить никакие изменения в строку «Расходный кассовый ордер». В противном случае главному бухгалтеру понадобится выписать другой ордер. Завершительный этап оформления документа — это последний день выдачи заработной платы всем работникам: кассовый сотрудник выдает зарплату последнему получателю. В случае нехватки заработной платы всем работникам эта сумма обязана быть депонированной и упомянута в форме Т-53. Сроки закрытия будут зависеть от периода срока оплаты труда, указанного в ранее оформленной ведомости (на первой странице бланка). Но и у времени выплаты заработной платы есть срок – не более 5 рабочих суток. Срок хранения для этой категории бумаг не может превышать 5 лет.

Кто отвечает за хранение и учет?

В соответствии с законом «Об учете бухгалтерии» за организацию хранения бухгалтерской документации, в особенности связанной с выдачей зарплаты, обязуется отвечать исключительно начальник предприятия. Если имеется уполномоченное руководством лицо, то отвечать соответственно будет оно. В случае с индивидуальными предпринимателями за учет и хранение бухгалтерской документации отвечать должен каждый самостоятельно.

Само понятие

Итак, что же представляет из себя заработная плата сотрудника? Какие бывают виды? Начнем с определения. Заработная плата представляет собой денежное вознаграждение сотрудника за его труд на протяжении определенного периода. Но какого именно периода?

На этом этапе мы получаем первый способ классификации. Заработная плата может выплачиваться несколькими вариантами:

Привычный всем доход работающего гражданина, который он получает каждый месяц за отсиженные им 8 рабочих часов ежедневно пять дней в неделю. Иногда количество часов/дней, проведенных за работой, может различаться в силу определенных обстоятельств, мы берем самый типичный случай.
Следующим способом оплаты можно назвать денежные выплаты за выполнение недельной нормы. То есть на неделю, конкретнее, на пять дней, сотруднику дается определенный объем работы, который он должен выполнить. И в конце он получает оплату за свой труд.
Еще одним вариантом является ежедневная оплата. Такое возможно, например, при раздаче листовок на улицах. Человеку дается определенное количество бумажек, зачастую рекламных, которые он должен отдать прохожим. Как только данный объем заканчивается, человек идет за оплатой.

В данном перечне представлены самые частые ситуации, однако это не единственные возможные варианты. Первый случай зачастую требует заполнения ведомости по заработной плате, об этом мы поговорим несколько позже. Также стоит обсудить минимальную заработную плату.

Образец заполнения платежной ведомости

Образец должного оформления ведомости:

Требуется заполнить два листа формы Т-53:

на первом указываются общие сведения об организации, ее фигурантах и сумме выдаваемой заработной платы всех трудящихся;
на втором листе бланка – таблица, необходимая для заполнения. Туда вносится перечень сотрудников, которым выдается зарплата.

Как правильно составить зарплатную ведомость

Документы допускается оформлять в бумажном или электронном виде.

Титульный лист всех рассматриваемых ведомостей оформляется стандартным образом:

указывается название организации и отдел, служба или сектор;
в правый верхний угол вписываются все реквизиты: ИНН или КПП, ОКПО, корреспондирующий счёт;
отмечается порядковый номер документа, текущая дата и отчётный период;
фиксируется срок, в течение которого будет выдаваться зарплата (число, месяц и год);
записывается сумма, подлежащая к оплате, цифрами и прописью с точностью до копеек;
ставится подпись с расшифровкой от руководства и главного бухгалтера.

В расчётно-платёжной ведомости далее ведётся таблица, в ней указываются:

уникальный номер работника предприятия;
как зовут подчинённого (ФИО);
служебное место;
установленный оклад;
сколько отработано часов или дней;
сколько удержано, например, налогов;
объём задолженности за организацией или работником.

В последнем столбике (деньги получил) ставится ФИО и подпись, а также помечается информация о депонировании.

Внизу подводятся итоги: сколько выплачено денежных средств, сколько отправлено на сохранение, потому что сотрудник вовремя не получил расчёт.

Указывается, кто произвёл выплаты из кассы и ответственное лицо – главный бухгалтер, а также фиксируется дата проверки.

Ниже вы сможете посмотреть форму бланка расчётной ведомости по зарплате.

Срок хранения расчетной ведомости

Платежная ведомость хранится в архиве документов компании на протяжении 5 лет.

При этом обязательным условием считается проведение проверок указанного в бумаге отчетного периода.

Если в организации отсутствуют другие документы, в которых отображаются сведения о выплаченной заработной плате, срок хранения ведомости увеличивается до 75 лет.

Куда подшивается?

Платежные ведомости подшиваются к расходному кассовому ордеру. В указанной бумаге должна присутствовать информация о совокупном размере выплаченной заработной платы.

Оборотная сторона

На второй странице формы содержится таблица с такой информацией:

порядковый номер работника;
табельный номер работника (по данным внутреннего учета);
фамилия и инициалы;
сумма заработной платы;
графа для проставления подписи при получении денежных средств;
графа для примечания (например, можно указать номер удостоверения личности).

Форма Т-53, вторая страница
Под таблицей дается итоговая информация по всей ведомости. Здесь нужно указать:

количество листов формы;
общую сумму, которая выплачена по ведомости — прописью и цифрами;
общую сумму, которая депонирована (не выдана), также прописью и цифрами.

Далее указывается должность лица, выдавшего заработную плату, его фамилия и инициалы; это специалист должен поставить свою подпись. Тут же следует указать реквизиты расходного кассового ордера — его номер и дату. Последней строкой идет подпись бухгалтера, проверившего платежную ведомость, а также ставится дата.

После получения денег каждый работник ставит в соответствующей графе свою подпись. Если по какой-то причине причитающуюся сумму он не получил, в графе указывается «депонирована»и ставится подпись кассира.

Когда расчеты произведены, подсчитывается общая сумма выданной и депонированной заработной платы — именно она указывается на первом листе.

Первая страница

Первый лист является титульным — на нем отражается основная информация о работодателе, периоде выплаты заработной платы и ее общей сумме.

Платежная ведомость, первая страница

Здесь следует указать такие реквизиты:

Наименование организации, а также структурного подразделения, если бланк заполняется только в отношении его сотрудников. Указывается согласно учредительным документам, можно добавить сокращенную форму.
Код ОКПО. Номер присвоен Росстатом и содержится в информационном письме.
Корреспондирующий счет. Обычно это счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
В кассу для оплаты в срок. Здесь следует указать две даты — текущую и крайнюю для произведения выплаты ЗП.
Сумма. Указывается общая сумма, которая передается для выплаты заработной платы. Сумма пишется сначала прописью, а затем цифрами.
Номер документа и дата его составления.
Расчетный период. Это первый и последний дни периода, за который начислена заработная плата.

Также на первом листе ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера, если он есть в организации.

По зарплатному проекту

Под зарплатным проектом понимается соглашение с банком, согласно которому банк открывает для каждого работника организации свой лицевой счёт.

В день зарплаты организация перечисляет заработную плату всех сотрудников на специальный зарплатный счёт в этом банке одной суммой.

При этом к платёжке прикладывается ведомость с указанием лицевых счетов работников и сумм к выплате. Банк в соответствии с этой ведомостью сам распределяет денежные средства по лицевым счетам работников.

При этом у разных банков есть разные возможности и требования по работе с зарплатным проектом, если речь идёт об электронном документообороте, то есть, когда мы перечисляем деньги на зарплатный счёт через клиент-банк.

В этом случае (банк-клиента) после отправки платёжного поручения в банк посылается письмо в произвольной форме с приложением к нему одного из следующих вариантов (зависит от требований и возможностей банка):

распечатанная и отсканированная ведомость выплат по лицевым счетам
файл выгрузки прямо из 1С
файл выгрузки из специальной программы, которую даёт банк

Если мы посылаем в банк ведомость в виде файла (выгрузки), то обычно банк в ответ присылает нам файл-подтверждение, который мы можем также загрузить в 1С.

Создание зарплатного проекта

Заходим в раздел «Зарплата и кадры» пункт «Зарплатные проекты»:

Создаём зарплатный проект для сбербанка:

Галку «Использовать обмен электронными документами» намеренно не ставим, чтобы разобрать случай, когда мы отправляем ведомость банк в напечатанном виде.

Вводим лицевые счета для сотрудников

Предположим, что банк создал лицевой счёт для каждого из сотрудников. Как занести эти счета в систему? Кстати зачем мы это хотим сделать? Затем, чтобы в ведомости, которую мы будем формировать для банка напротив ФИО сотрудника стоял ещё и его лицевой счёт.

Если у нас много сотрудников — можно воспользоваться обработкой «Ввод лицевых счетов»:

Но в примере у нас всего 2 сотрудника, поэтому занесём их лицевые счета вручную, прямо в их карточки (заодно будем знать где они хранятся).

Заходим в раздел «Зарплата и кадры» пункт «Сотрудники»:

Открываем карточку первого сотрудника:

И переходим в раздел «Выплаты и учет затрат»:

Здесь выбираем зарплатный проект и вводим номер лицевого счета, полученный из банка:

То же самое проделываем со вторым сотрудником:

Начисляем зарплату

Заходим в раздел «Зарплата и кадры» пункт «Все начисления»:

Начисляем и проводим заработную плату:

Выплачиваем зарплату

Далее заходим в раздел «Зарплата и кадры» пункт «Ведомости в банк»:

Создаём новый документ, в котором указываем зарплатный проект и выбираем сотрудников (обратите внимание, чтобы подхватились их лицевые счета):

Проводим документ и распечатываем ведомость для банка:

Это важно знать: Компенсация в размере трехкратного среднего месячного заработка

Вот как она выглядит:

На основании ведомости формируем платёжное поручение:

В нём общей суммой переводим зарплату на зарплатный счёт банка, в котором у нас открыт зарплатный проект:

Вместе с этой платёжкой не забываем приложить ведомость (с реестром лицевых счетов и выплат), распечатанную выше в том виде, в котором требует банк (обычно это произвольное письмо через банк клиент).

Делаем выгрузку реестра в банк

Рассмотрим возможность выгрузки ведомости (реестра) в виде файла в банк. Если ваш банк поддерживает такую возможность (или это его требование), то заходим в раздел «Зарплата и кадры» пункт «Зарплатные проекты»:

Открываем наш зарплатный проект и ставим галку «Использовать обмен электронными документами»:

Снова переходим в раздел «Зарплата и кадры» и видим, что появилось два новых пункта. Нас интересует пункт «Обмен с банками (зарплата)»:

Здесь есть три базовые возможности выгрузки в банк:

Зачисление зарплаты
Открытие лицевых счетов
Закрытие лицевых счетов

Остановимся на первом пункте. Он позволяет сделать выгрузку нашей ведомости в файл, который потом отправляется произвольным письмом через клиент-банк.

Для этого выделяем нужную нам ведомость и нажимаем кнопку «Выгрузить файл»:

Когда из банка придёт ответ, в нём будет файл-подтверждение. Нужно зайти в эту же обработку и загрузить этот файл через кнопку «Загрузить подтверждения». При помощи этого замечательного механизма мы сможем отслеживать какие ведомости были оплачены банком, а какие нет.