Как составить объяснительную записку об опоздании?

Даже самый точный механизм иногда дает сбой, даже самый пунктуальный работник может опоздать в силу непредвиденных обстоятельств. Насколько важно соблюдать свои должностные обязанности, настолько же нужно быть уверенным, что ваши права не нарушаются действиями работодателя.

Опоздание на работу – это, в первую очередь, дисциплинарный проступок, а вот причины, повлекшие его, могут быть уважительными и не очень. Какие доводы можно привести в свое оправдание, как правильно составляется объяснительная записка об опоздании на работу и какие меры дисциплинарного воздействия могут быть применены к работникам, расскажем далее.

Что такое объяснительная записка

Формально, не установлена специальная форма для объяснительной о опоздании на работу. Если учесть все нормы законодательства, включая пленумы высших судебных органов, можно прийти к выводу, что существенными составляющими таких объяснительных должны быть:

причины, по которым совершено нарушение трудового распорядка;
детальное изложение обстоятельств;
документы, фактические независимые оценки фактов, имеющих значение для принятия решения работодателем.

Последний пункт особенно важен, поскольку здесь предполагается неэмоциональная, фактическая оценка событий. Речь идет о том, что опоздание на работу из-за транспорта, который был принудительно остановлен вследствие ДТП на узком мосту – это факт. Его легко подтвердить данными, которые существуют независимо от желания опоздавшего:

опубликованные сводки ДТП с указанием времени и места чрезвычайной ситуации;
скриншотами видео с места происшествия, показанных по телеканалам, опубликованных сайтами;
данными о выдаче билета в общественном транспорте с указанием времени;
скрином из видеокамеры, включенной в автомобиле во время движения по мосту.

Наказание за первое опоздание

Если сотрудник хороший, свои должностные обязанности выполняет тщательно, а нареканий к нему нет, то одно — единственное опоздание можно и простить. Обычно начальники так и поступают.

В случае, когда руководитель очень строгий, он может ограничиться замечанием. И составить Акт об опоздании, если сотрудник задержался по неуважительной причине.

Как составляется Акт? В присутствии двух свидетелей, которые могут подтвердить нарушение трудовой дисциплины. Документ составляет начальник, сотрудники — свидетели только подписывают его.

После чего с Актом знакомится опоздавший. И ему вручается копия.

Руководитель вкладывает данный акт в личное дело опоздавшего.

Является ли написание объяснительной записки обязательным?

Составлять объяснительную, которая говорит о том, что случилось и по какой причине, не обязательно. Иногда это могут быть личные обстоятельства. Человеку трудно их разглашать и он готов пожертвовать даже карьеройр радитого, чтобы не говорить о них.

К примеру, это могут быть подробности болезни родных или близких людей, которых требовалось срочно транспортировать в больницу. Если идти по общим правилам, тогда пишется в объяснительной все, начиная от имен родных (близких) и заканчивая документами из медицинского учреждения, подтверждающими обстоятельства опоздания.

Сотрудник имеет право при опоздании на работу проигнорировать требование о составлении такого документа. Другое дело, что этот документ с весомыми аргументами послужил бы способом исправить появившуюся напряженность. Более того, рекомендуется подать такой письменный документ с пояснением и без требования работодателя. Таким образом сотрудник продемонстрирует честность в своих поступках, а менеджмент получит исчерпывающую информацию об инциденте.

Отметим, что по общим правилама администрация имеет право потребовать такое объяснение и принимать меры воздействия, не позже чем через месяц. Срок отсчитывается с момента выявления факта проступка. Для написания объяснительной сотрудник имеет право использовать два дня.

Что еще следует знать

Хорошо, если явка работников бюджетной организации фиксируется автоматически — по электронным пропускам. Но технические устройства есть не везде, поэтому чаще время несвоевременной явки фиксируется актом. Если работник отрицает очевидное, такой акт послужит единственным доказательством нарушения. Важно оформлять его правильно, чтобы потом не возникло оснований для отмены примененного дисциплинарного взыскания.

Еще необходимо иметь в виду, что работник имеет право отказаться от дачи объяснений. Чтобы в таком случае привлечь его к дисциплинарной ответственности, необходимо вручить ему письменное Распоряжение о даче объяснений. С момента его вручения начинает исчисляться двухдневный срок.

Источники

https://gosuchetnik.ru/kadry/pishem-obyasnitelnuyu-zapisku-ob-opozdanii-na-rabotu
https://zakon-dostupno.ru/distsiplinarnaya-otvetstvennost/obyasnitelnaya-po-povodu-opozdaniya/
https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/obyasnitelnaya_zapiska_ob_opozdanii_na_rabotu_obrazec/
https://assistentus.ru/forma/obyasnitelnaya-zapiska/
https://alaws.ru/obyasnitelnaya-na-rabotu/
https://TrudoPrav.ru/trudovaya-deyatelnost/obyasnitelnaya-za-opozdanie.html
https://clubtk.ru/forms/trudovaya-distsiplina/obrazets-obyasnitelnoy-zapiski-ob-opozdanii-na-rabotu
https://viplawyer.ru/obyasnitelnaya-zapiska-ob-opozdanii-na-rabotu/

[свернуть]

Уважительные и не очень причины опоздания на работу

Какие причины опоздания можно считать уважительными? Прежде всего – форс-мажор, то есть те обстоятельства, которые предусмотреть невозможно. Это – стихия, которая врывается в жизнь человека. Ее предвидеть явно невозможно. К таким уважительным причинам следует отнести и те, которые случаются из-за передачи каких-то прав и обязанностей другой стороне: управление дорогами (пробки в автотранспорте), поломка в метро, ДТП на улице.

Намного слабее аргументация у тех, кто стремится объяснить все задержкой автобуса или недостаточностью бензина в баке автомобиля. На опоздание такого рода влияет организованность сотрудника, и объяснительная должна быть соответствующая.

Если опоздания случились по причине банальной нераспорядительности, явной неосторожности, то следует честно рассказать об этих обстоятельствах. Здесь следует надеяться на то, что руководители тоже люди и они иногда похожи на сотрудников. Впрочем, это единственный аргумент в таком сомнительном по убедительности документе.

О доказательствах опозданий

Составляя объяснительную по поводу опоздания, следует учесть, что доказательства невиновности должны подтверждаться независимым источником. Это могут быть самые различные способы, в том числе электронное фиксирование информации. Для работодателя нет процессуальных ограничений, которые есть у суда, поэтому он вправе доверять или не доверять доказательствам, предоставленным в различной форме.

Но будет ли фиксация события в дорожных сервисах подтверждением невозможности вовремя прибыть на работу? Рассматривать это можно с двух сторон. Весомым контраргументом может быть пожелание использовать другой, более надежный общественный транспорт – метрополитен. Особенно весомо это будет звучать, когда он находится в нескольких сотнях метров от офиса.

Справка, подписанная врачом, сотрудником государственного учреждения или предприятия, коммунальной службой тоже будет хорошим доказательством того, что на опоздание повлияли непреодолимые силы. Это может быть внезапное ухудшение здоровья, нарушение стабильной работы лифта. Это – качественная аргументация для пишущего объяснительную за опоздание, принимаемая и судом в вслучае спорных ситуаций.

Нельзя забывать о том, что эти документы могут верифицироваться. Если подписавший их – близкий друг или родственник, то их могут зачислить в сомнительные доказательства. Хорошая кадровая служба ведет детальное досье на сотрудников и сможет установить подлог документа.

Как правильно составить объяснительную записку об опоздании на работу

Рассмотрим то, как написать объяснительную об опоздании и не спровоцировать продолжение конфликта. Далее мы приведем не один пример объяснительной записки об опоздании на работу с грамотной аргументацией.

Образец объяснительной записки о прорыве трубы

Коммунальные службы иногда не до конца выполняют свою работу и заставляют изрядно понервничать. Особенно это касается ситуаций, когда требуется срочный ремонт. Далее приведем текст образца объяснительной записки об опоздании на работу, связанной именно с коммунальными проблемами.

Образец объяснительной, если проспал

Не самая приятная ситуация, если из-за достаточно сложного режима работы, сотрудник проспал. Сложно представить негодование начальства, которое прибывает на работу даже раньше других.

Если такая ситуация все же случилась, лучше тактично все объяснить и попытаться исчерпать конфликт. Напомним, именно работодатель вправе решить, применять какие-то санкции или нет. В этом случае честность, пожалуй, единственный и самый хороший аргумент.

Составляя объяснительную записку о опоздании на работу, образец которой мы предлагаем, попытайтесь воздействовать на эмоции. Это тоже неплохая аргументация в том случае, если другой попросту нет.

Образец по поводу дорожных пробок

Если из-за пробок составляется детальная объяснительная за опоздание на работу, следует указывать точное время и место событий. Это даст возможность кадровой службе проверить правдивость данных и снять все вопросы за считанные минуты.

Внутренний трудовой распорядок

В соответствии со ст. 21 ТК РФ работник обязан соблюдать правила трудового распорядка предприятия или организации, в которых он трудоустроен.

Время работы и время отдыха являются составной частью внутреннего трудового распорядка. Соответственно, опоздание является несоблюдением установленного режима работы и условий трудового договора и рассматривается как дисциплинарный проступок.

Санкционирование работника за опоздание – прерогатива работодателя в лице его руководителя. Именно он, по тем или иным признакам, определяет, будет ли работник подвергнут дисциплинарному наказанию или не будет.

Почему лучше составлять объяснительную записку от руки?

Для написания объяснительной не предусмотрена определенная документальная форма.

Лучший способ рассказать обо всех событиях – написать о них от руки легким, хорошо читаемым почерком. Это вызывает доверие. Кроме того, в случае спора, подтвердить написание документа легко и просто.

Достаточно обычной графологической экспертизы, которая установит автора документа. Если это не оригинал, а «подчищенное» заявление, то его использование может склонить чашу правосудия на сторону работника.

Отказ работника от составления объяснительной записки за опоздание на работу

Говорить с работодателем по душам о том, почему опоздал на работу – не обязательно. Это право каждого работающего – отказаться от написания объяснительной. Но следует помнить и о том, как это может повлиять на исход конфликта.

Составление акта об отказе работника в представлении объяснительной

Если у опоздавшего нет желания составлять объяснительную, администрация инициирует составление акта об этом. Если требование работодателя проигнорировано, составление акта должно быть проведено после двух дней, которые отводятся для составления объяснительной.

Акт подписывается несколькими сотрудниками, в том числе может быть подписан и самим работником, который совершил дисциплинарный проступок.

В акте обязательно указывается:

дата составления, включая год, месяц, день и конкретное время;
место, где составлен документ (обычно офис фирмы, предприятия или другое рабочее место сотрудника);
фамилия и имя свидетелей, которые лично присутствовали при отказе дать пояснения;
причины составления акта.

Что такое опоздание

Одна коллега жалуется другой: опоздала на работу всего на пять минут. Начальник отругал. Да разве это опоздание? Вот зверь какой начальник этот.

Уважаемые сотрудники, вы должны знать, что опозданием считается отсутствие на рабочем времени сроком от одной минуты до четырех часов. И за пятиминутное нарушение трудовой дисциплины руководитель вполне может сделать выговор.

Еще раз, что такое опоздание? Отсутствие на рабочем месте от одной минуты до четырех часов. Что нужно делать если вы опоздали на работу описано в статье: https://businessman.ru/new-opozdanie-na-rabotu-obyasnitelnaya-i-drugie-soputstvuyushhie-dokumenty.html.

Наказание

Если работодатель смог аргументировано доказать, что сотрудник опоздал на работу необоснованно, а в написании объяснительной исказил реальные обстоятельства, он вправе наказать сотрудника.

Опоздание явно относится к дисциплинарным проступкам, поскольку режим работы предприятия или фирмы устанавливается правилами трудового распорядка. Именно нарушение таких правил влечет за собой применение санкций статьи 192.

Если имеет место опоздание на срок более 4 часов, тогда это признается прогулом и работодатель вправе уволить за одноразовое грубое нарушение трудовой дисциплины.

Правда при этом следует учесть разъяснения пленума Верховного Суда по этому вопросу. Он указывает на ряд обстоятельств, которые необходимы для принятия такого жесткого решения:

неуважительность действий работника во всех случаях опоздания или прогула;
опоздание, которое переходит в прогул должно быть не менее всей установленной на предприятии рабочей смены;
факт опоздания более чем на 4 часа;

В любом случае у работодателя всегда есть минимум три варианта действий:

составление приказа об увольнении и уведомление сотрудника о его содержании;
объявление о дисциплинарном взыскании;
проведение беседы и отсутствие формальных действий со стороны работодателя.

Самым жестким наказанием может быть увольнение, однако, как мы уже говорили, для такого решения менеджмента компании или предприятия должны быть дополнительные основания.

За первое опоздание

Максимальное взыскание за опоздание в первый раз является замечание или выговор. В любом случае, трудовое законодательство ограничивает право работодателя сразу же уволить сотрудника. Для такого решения необходимо отыскать веские основания по трем составляющим:

«неоднократность» действий работника;
установленный факт опоздания не по уважительным причинам;
наличие не только опоздания, но и невыполнения трудовых обязанностей.

Последний критерий редко берется во внимание, однако его следует учитывать, поскольку расторопный сотрудник после опоздания может до конца смены наверстать упущенное. Отсутствие одного из компонентов, по которых проводится взыскание, может привести к несостоятельности всех аргументов.

Если между работодателем и работником возникнет спор, в том числе в судебном порядке, именно на работодателя возложат ответственность о предоставлении доказательств. Кадровая служба обязана будет аргументировать решение об увольнении. При этом доказывать потребуется все критерии, которые указаны в трудовом кодексе.

Поэтому есть вероятность, что если сотрудник опоздал неумышленно, и в этом нет его личной вины, максимальное наказание, которое он сможет получить – это замечание или выговор.

За второе опоздание

Если зафиксировано второе опоздание, то это «красный» сигнал для работника предприятия. Теперь руководство фирмы может его уволить без дополнительных объяснений.

В связи с опозданием на работу повторно, также оставляется объяснительный документ – записка за подписью сотрудника. Ее содержание также должно объяснить причины опоздания и аргументировать их непредвиденными и не зависящими от работника обстоятельствами.

За регулярные опоздания

Формально, уже второе опоздание – это повод применить статью трудового кодекса, где прямо предусмотрено увольнение. Однако большинство кадровых служб предприятий действуют именно после того, как сотрудник опоздал на работу в третий раз. Здесь налицо системность и невыполнение обязательств, которые могут повлечь нарушение трудовой дисциплины предприятия и потери экономической выгоды.

Суд или другой госорган не вправе отменить решение работодателя об увольнении сотрудника. Единственный шанс восстановиться – доказать несостоятельность действий администрации и неправильность понимания работодателем норм права. В таком случае рассматривается не способ наказания, а аргументация применения конкретной статьи трудового кодекса.

Если регулярные опоздания имели место и это доказано документами, в том числе табелями учета рабочего времени, показаниями свидетелей и другими фактическими данными, у собственника появляется неоспоримое право уволить нерадивого сотрудника у собственника.

Можно ли наказывать рублем

Прямого наказания в виде штрафов по факту опоздания трудовое законодательство не предусматривает.

В кодексе прямо указано, что виды дисциплинарных наказаний для сотрудников строго ограничены. В перечень этих наказаний штрафы не включены.

Перечисленные нормы трудового кодекса РФ явно на руку сотруднику фирмы. Но наказание сотрудника с помощью изъятия части материального вознаграждения вполне возможно. Работодатель может использовать другие статьи кодекса, которые помогут ему отнять часть материального вознаграждения за совершение дисциплинарного нарушения.

Если внимательно прочитать статьи кодекса о премировании сотрудников и трудовом договоре, несложно выяснить, что премия выплачивается только по достижению производственных результатов и за добросовестное исполнение трудовых обязанностей. Опоздание на работу является явным нарушением трудовых обязанностей. Поэтому исключить из списка премируемых нерадивого работника, который опаздывает на работу, вполне возможно.

Его также можно лишить дополнительных социальных гарантий, которые не предусмотрены законодательством. Такие бонусы предоставляются для сотрудников двухсторонней договоренностью между работодателем и сотрудником. Это может быть использование служебной парковки, которая оплачивается за счет фирмы или заказ корпоративного отдыха, полностью финансируемого фирмой. В таком случае менеджмент компании вправе исключить из списка фамилию нарушителя трудовой дисциплины. Но и здесь нельзя переусердствовать.

Не рекомендуется отнимать право сотрудника пользоваться спортивным залом или тренажерной комнатой, право пользования командой для обедов или отдыха. Такие меры уже могут рассматриваться, как попытка унизить честь и достоинство работника, отнять у него право на полноценный отдых, нормальное питание.

Судебная практика говорит, что подобные меры могут стать основанием для судебных споров, в которых суд обычно принимает сторону сотрудника.

Смягчающим обстоятельством и попыткой найти примирение может послужить объяснительная записка, которая четко укажет, что сотрудник отработает время, которое он не провел на рабочем месте. Таким образом будут компенсированы затраты на его содержание, причем отработка может быть проведена как повышенная интенсивность и не обязательно измеряться дополнительными часами за офисным столом или токарным станком.

Поверить или нет

Трудовой кодекс не содержит исчерпывающего перечня уважительных оснований, не раскрываются в нем критерии когда верить, а когда не верить работнику. Поэтому «нахождение в пробках», действительно, может помешать человеку вовремя явиться на службу, но не снимает с него ответственности за нарушение трудовой дисциплины. То есть его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за опоздание.

Напомним, что, согласно ст. 192 ТК РФ, в качестве дисциплинарного взыскания к работнику можно применить замечание, выговор или увольнение. За первое опоздание обычно применяют замечание, затем по нарастающей — выговор, а для особо непунктуальных — увольнение. Последняя мера будет не за опоздание как таковое, а за системность подобного поведения.