Инструкция о порядке ведения личных дел работников

Опись в личное дело

Опись личного дела считается простым в составлении документом, формируемым наиболее часто непосредственно при трудоустройстве гражданина. С ее помощью фиксируется вся документация, передаваемая гражданином будущему директору.
В будущем в опись вносятся другие документы, которые подшиваются к личному делу. Указывается процесс изъятия и возврата тех или иных бумаг. Обязательно в компании назначается сотрудник, который наделяется обязанностью по хранению данной документации.

Он отвечает за хранение и заполнение личных дел специалистов. Поэтому обычно назначенное ответственное лицо серьезно подходит к своим обязанностям.

Судебная практика содержит несколько примеров разбирательств, когда работники обращались в суд на компании, потерявшие те или иные важные документы.

Является ли обязательной

По закону компании могут не составлять опись разных документов, содержащихся в личном деле каждого сотрудника предприятия. Но имеются некоторые дела, для которых делать опись нужно в обязательном порядке.

К ним относится:

папки передаются в архив для долгосрочного хранения, поэтому срок их хранения превышает 10 лет;
личные дела обладают стандартным заголовком «личное дело», поэтому отсутствует возможность понять, какая имеется документация.

Что входит в личное дело сотрудника и зачем оно заводится? Ответы в видео:

Если в этих случаях руководитель предприятия все равно не назначает ответственное лицо для составления описи, то он может привлекаться к ответственности.

Кто занимается составлением документа

Занимается процедурой составления описи назначенный в компании специалист, который наделяется нужными полномочиями путем издания соответствующего приказа руководителем предприятия.

Выбранный работник должен обладать опытом работы в этой сфере, поэтому обычно выбирается сотрудник кадровой службы. Иногда ответственным лицом назначается секретарь.

Если процедура составления описи выполняется в маленькой компании, то нередко занимается процессом непосредственный руководитель фирмы. Для этого нужно обладать соответствующей квалификацией, чтобы грамотно составить документацию.

Правила оформления

Чтобы сделать опись личного дела сотрудника предприятия, ответственное лицо должно хорошо разбираться в основных правилах кадрового делопроизводства.

Поэтому учитываются следующие моменты:

делать опись можно от руки или на компьютере;
обычно для этих целей используется компьютер, так как с его помощью можно распечатать на принтере нужное число копий;
для заполнения документации можно пользоваться стандартным листом или фирменным бланком, принадлежащим компании;
для одного дела составляется одна опись, но если работник настаивает на получении копии, работодатель не может отказать в ее составлении;
в документации может иметься несколько листов, если в личном деле имеется множество различных документов;
если имеется множество страниц, то необходимо их правильно пронумеровать;
не допускается наличие разных ошибок, неточностей или исправлений;
работодатель должен следить за тем, чтобы в описи имелись только достоверные сведения, так как если будет вноситься ложная информация, то это может привести к привлечению виновника и директора фирмы к дисциплинарному взысканию.

Личное дело работника. Фото dedadi.ru

Хранить документацию можно разнообразными методами. Для этого может вкладываться опись в личное дело или документ приклеивается к титульному листу папки.

В законодательстве отсутствует какая-либо унифицированная форма описи, которая должна применяться всеми компаниями. Поэтому организации могут разрабатывать свою уникальную форму, причем данная информация вносится в учредительную документацию предприятия.

Используются фирмами следующие варианты:

при составлении каждой описи используется произвольная форма, но такой способ является удобным только в случае, если в компании трудится мало работников;
разрабатывается собственная уникальная форма, которая фиксируется в учредительной документации фирмы, после чего сотрудники пользуются ею при составлении описи.

Если в организации работает много сотрудников, то целесообразно пользоваться вторым вариантом. При наличии тщательно разработанной формы не возникнет сложностей с составлением очередной описи.

Какие включаются сведения

При формировании описи непременно включаются в этот документ некоторые обязательные реквизиты. Без этой информации документация не обладает какой-либо ценностью.

К этим обязательным сведениям относится:

название компании;
сведения о работнике, являющиеся его ФИО, занимаемой в фирме должностью, датой поступления на работу и другими данными;
перечень документации, включенной в личное дело специалиста;
указывается количество копий каждой бумаги.

Бланк описи личного дела работника. Фото dedadi.ru

Описываются разные бумаги, к которым относится трудовая книжка сотрудника, документы, имеющие отношение к образованию гражданина, а также наградные листы или другая аналогичная документация.

Если в процессе трудоустройства работник повышает квалификацию, то в описи прописывается полученный им сертификат. Во время сотрудничества руководитель регулярно издает разные приказы относительно любого сотрудника, поэтому эти документы должны фиксироваться в описи.

Если требуется внести в документацию действительно много информации, то обычно составляется удобная таблица. Так как личное дело постоянно расширяется, в опись приходится вносить новые сведения.

Как заключить ученический договор с работником? Подробнее .

Указываются не только бумаги, вкладываемые в это дело, но и документация, изымаемая из папки. Приводятся причины изъятия документов, а также дата их возвращения.

Как описывается документ

Чтобы грамотно описать любую документацию, учитываются следующие моменты:

заголовок содержит название описи, а также личные сведения о сотруднике;
приводится наименование компании, где трудится гражданин;
в таблицу включаются все документы, имеющиеся в личном деле;
в описание любой документации должны входить следующие сведения: номер документа, его индекс, дата формирования, дата подписания руководителем, наименование бумаги, число листов, а также примечания, с помощью которых можно понять, каково содержание данной документации;
если документ по разным причинам изымался из личного дела, то приводится информация о дате и причине изъятия.

Как формируются личные дела работников? Смотрите видео:

Под таблицей ответственное лицо компании обязано указать точное количество разных документов, содержащихся в личном деле работника предприятия.

В конце ставится подпись назначенного специалиста, который должен заниматься не только составлением, но и грамотным хранением данной документации. Указывается его должность, а также требуется расшифровка подписи.

Что делать с документом после увольнения гражданина

Как только работник уходит из компании по разным причинам, прекращается ведение его личного дела. Запрещается выдавать эту документацию гражданину на руки, поэтому она отправляется в архив.

Нужно ли брать справку 2-НДФЛ при увольнении с работы? Читайте .

Если в описи остались какие-либо незаполненные пункты, то они перечеркиваются, так как не допускается, чтобы в нее включались какие-либо недостоверные или ненужные сведения.

Личное дело должно заводиться на каждого работника в компании. Оно содержит основные документы, полученные от сотрудника и оформляемые в процессе его работы в фирме.

Если в нем содержится много документации, то непременно делается опись. Она должна содержать только актуальную и достоверную информацию. После увольнения работника она отправляется в архив для грамотного хранения.

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.

Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

Номер по порядку;
Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
Название документа;
Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома — лист 1, копия паспорта — листы 2-4, копия приказа о расторжении договора — лист 5 и т.д.
Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2020 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Основные требования закона

Источник: https://owenural.ru/opis-v-lichnoe-delo/

Что такое личное дело сотрудника?

В соответствии с установленными нормами, личное дело состоит из собранных документов сотрудника, которые в своем составе содержат все исчерпывающие сведения о нем, а также из обложки, которая может иметь на себе номер, указание личных данных сотрудника. Непременно скажем о том, что в различных компаниях устанавливаются свои локальные требования, имеющие отношение к вопросу оформления дела. Например, могут использоваться не бумажные папки, а уже пластиковые, может быть организовано дополнительно хранение информации в электронном формате и пр. Соответственно, сразу же нужно сказать о том, что личное дело может оформляться в рамках требований, установленных непосредственно внутри компании.

Личное дело — это пакет данных и документов, которые касаются четко определенного работника, а также его деятельности в рамках определенной организации. На крупных предприятиях чаще всего стараются использовать вариант составления личных дел с целью контроля и оптимизации коллектива. На маленьких предприятиях такие действия не выполняются, так как по сути, работодатель в лицо знает всех сотрудников, и оптимизацию коллектива производит на основании личных данных. Непременно скажем о том, что законодательная база не предусматривает обязательного составления личного дела. В тоже время, на всех сотрудников, которые заняты на государственных предприятиях оно заводится. При этом обязательно должны формироваться внутренние, локальные документы, в рамках которых определяются все нюансы по составлению личного дела, его проработки, а также дальнейшего хранения.

Инструкция о порядке ведения личных дел работников

Нередко кадровые работники стараются заводить личные дела исключительно на тех сотрудников, которые входят в основную часть коллектива:

Ведущие специалисты и инженеры;
Материально ответственные работники;
Работники, которые имеют перспективы дальнейшего карьерного продвижения;
Руководители и их заместители.

То есть, формируется структура, в рамках которой ведение дел осуществляется выборочно. На обычных работников дела на заводятся. Тем не менее, практически повсеместно составляются дела на тех лиц, которые работают с финансами и являются материально ответственными.

В тоже время, практика показывает, что выборочное оформление личных дел приводит к некоторой путанице. Нередко возникают ситуации, когда продвижение по карьерной лестнице осуществляется теми работниками, которые изначально не имели таких перспектив. Поэтому, рекомендовано составлять дела на всех работников.

Комплекс мер по формированию личного дела достаточно прост. По сути, собираются все документы, которые имеют отношение к трудовой активности работника. Все приказы, вернее их копии, по данному работнику, также вкладываются в личное дело. Если работник предоставляет оригиналы документов об образовании, а в компании существует политика, которая предполагает, что в течение всего срока работы данный документ должен быть на предприятии, то диплом прикрепляется к личному делу, а работник получает специализированную выписку-расписку.

Внутренняя опись документов личного дела — и образец заполнения

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Когда необходима опись личного дела?

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей.

Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна.

Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

Порядок проведения описи личного дела работника

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

Как рассчитать неустойку по договору?

Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
Опись может составляться вручную или печататься.
Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

Порядковый номер.
Регистрационный номер.
Дата оформления.
Название документа.
Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
Количество страниц описи.
Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.

Внутренняя опись документов личного дела — бланк

внутренней описи документов личного дела .docx

Внутренняя опись личного дела — образец заполнения

заполнения внутренней описи личного дела .doc

Кроме внутренних описей личных дел работников, кадровые службы обязаны оформлять большое количество других документов. Как специалистам, работающим в этой области, так и другим заинтересованным лицам будет полезна информация о том:

Как подключить СМС-банкинг Беларусбанка через Интернет?

Советуем также ознакомиться с материалами по поводу того, как составить:

резюме для устройства на работу;
анкету на трудоустройство.

Подводим итоги

Внутренняя опись документов личного дела представляет собой список с основной информацией о них. В нем указывается название каждой бумаги, регистрационные данные и место расположения в деле. Оформляют описи специалисты кадровой службы.

https://www.youtube.com/watch?v=V3WfzaMGyYM

Чтобы составление перечней документов максимально упростить и не упустить при этом каких-либо реквизитов, стоит воспользоваться бланком описи и образцом его заполнения.

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/opis-dokumentov-v-lichnom-dele-rabotnika/

Законодательные нормы кадрового делопроизводства

Согласно закону РФ (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609) систематизация информации о профессиональной деятельности государственных и административных служащих обязательна. Законодательство обязательно регламентирует ведение личного досье на работников следующих отраслей:

государственных служащих;
научных сотрудников;
лиц, занимающих руководящие должности;
специалистов с повышенной ответственностью.

Ведение досье не всегда регламентируется законодательной нормой. Например, для лиц, занимающих исполнительные должности, заведение личного дела не обязательно.

В свою очередь на граждан, занимающих организационные посты, личное досье заводится в обязательном порядке. Это касается и лиц, работающих на временном или сезонном основании.

Необходимо ведение личного дела лиц, занимающих упомянутые посты, вне зависимости основная это работа либо по совместительству.

На граждан, трудящихся по внутреннему совместительству, ведется одно досье, поскольку заведение двух личных дел на сотрудника законодательством не предусмотрено.

Ведение личного дела не распространяется на граждан с совместным правовым договором по оказанию услуг. Например, это касается лиц, оказывающих платные услуги по подрядному соглашению.

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

]]>]]>

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

Он будет содержать следующие реквизиты:

название организации, которая сдает документы в архив;
гриф утверждения руководителя;
номер по порядку;
индекс дела;
наименование дела;
даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Источник: https://spmag.ru/articles/vnutrennyaya-opis-dokumentov-lichnogo-dela-rabotnika-obrazec

Основные требования к оформлению

Так как законодательством данный аспект не регламентирован, формируется необходимость составления внутренних инструкций по делопроизводству. Именно такие инструкции станут основой формирования грамотного и аккуратного составления документов. Общих правил составления не существует, но устанавливаются важные моменты, на которые непременно нужно обратить свое внимание:

Сразу на титульном листе обязательно нужно предоставить информацию с номером личного дела, а также данные сотрудника;
Все личные данные должны находиться исключительно в одной папке. Все папки в месте хранения размещаются в алфавитном порядке, что позволяет серьезно облегчить поиск нужной информации;
За количеством страниц, имеющихся в личном деле также нужно следить. В идеале их должно быть не более 250.

Основное требование заполнения дела – никакой лишней информации. Практика показывает, что личные дела чаще всего состоят из минимального количества документов, которые представляют собой копии приказов о принятии на работу, а также о повышениях или же переводе на иную должность.

Инструкция о порядке ведения личных дел работников

Рекомендуется также вести специализированный журнал регистрации дел. В данном журнале формируется указание данных работников, на которых имеются личные дела, а также указаны все данные по дате увольнения и направлению дела в архив. В настоящий момент есть готовые журналы, которые можно приобрести в специализированных магазинах. Также можно найти форму данного документа в сети и просто распечатать ее.

Обеспечение сохранности

Руководитель должен не столько составлять, но и обеспечивать должное хранение личных дел сотрудников. Документы категорически запрещается передавать кому бы то ни было на руки. Хранение бумаг допускается в традиционном архиве либо электронном виде. Обычно все дела имеют как минимум бумажный вариант исполнения, входящий номер.

Как правило, основная ответственность по их размещению и использованию возлагается на собственника организации. Обычно все дела хранятся не менее 75 лет, что делает соответствующий процесс практически бесконечным. Они сортируются таким образом, чтобы обеспечивался свободный и быстрый доступ к искомому документу. Как пример, бумаги упорядочивают в алфавитном порядке, по профессиям, должностям, месяцам, годам и т.д.

Информация, размещаемая в архивах предприятий на каждого работника, обычно носит конфиденциальный характер. Важно ограничить к ней доступ соответствующим образом. Многие предприятия используют систему шифрования данных. Работа с базой выполняется либо руководителем, либо отделом кадров. По требованию служащего может быть предоставлена копия персонального документа.

Личное дело сотрудника является закрытой информацией, которая не может передаваться подчиненным работодателя. Даже после увольнения досье должно сохраняться в архиве предприятия. Все данные для отдела кадров, сотрудников и других заинтересованных лиц могут быть выданы в виде копии с оригиналов документов.