Как правильно составить опись документов – образец?

В соответствии с законом

Специалист, который на предприятии занимается делопроизводством, лучше всего знает, что такое опись документов. За год через него проходит огромное количество бумаг. Все они важны, а каждая в отдельности играет особую роль в решении того или иного вопроса. Просто выбросить такой багаж нельзя, так как каждая из этих бумаг имеет определенный срок хранения, в течение которого она имеет силу и вполне может еще пригодиться. Такие документы обычно сдаются в архив, где и находятся все положенное время.

В любой момент их можно оттуда взять и использовать по назначению. В Федеральном законе «Об архивном деле» от октября 2004 года составлен перечень всех возможных видов документов, и на каждый из них установлен конкретный срок, в течение которого они должны находиться у владельца. Но как учесть огромное количество бумаг, поступающих на хранение? Для этого существует опись документов. Она составляется работником, ответственным за архивацию, и является обязательным дополнением каждой папки или дела, поступающего на длительное хранение.

Пример описи документов для участия в конкурсе

Для успешной подготовки заявки на участие в открытом конкурсе по 44 или 223 фз, в первую очередь, необходимо составить опись всех запрашиваемых в конкурсной документации документов. Важно максимально внимательно отнестись именно к этому этапу подготовки и не упустить ни одной детали. Перед тем, как начать оценивать конкурсные заявки участников, комиссия проверяет наличие необходимых документов и принимает решение о допуске либо отклонении непосредственно к конкурсу. Лот будет разыгран только среди допущенных участников, и даже если условия исполнения контракта, предложенные вашими конкурентами гораздо хуже.

ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ — ПРИМЕР

предоставляемых для участия в открытом конкурсе или аукционе

№ ______________________

на право заключения договора на выполнение работ по ____________________________________________.

Настоящим Общество с ограниченной ответственностью «_____________» подтверждает, что для участия в Открытом аукционе (конкурсе) № _________________ на право заключения договора на выполнение работ по ____________________________ направляются нижеперечисленные документы:

№ Наименование Кол-во страниц 1 Опись 2 2 Заявка на участие в открытом аукционе 3 3 Сведения об участнике 2 4 Приказ № _____, о назначении в должность генерального директора 1 5 Копия протокол собрания учредителей №____ 1 6 Устав ООО «____________» 17 7 Свидетельство о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту ее нахождения 1 8 Свидетельство о государственной регистрации юридического лица 1 9 Выписка из ЕГРЮЛ 4 10 Письмо о выполнении работ собственными силами 1 11 Техническое предложение 18 12 Банковская гарантия (платежное поручение) 13 Налоговая декларация по налогу на прибыль организации отчетный период 21, отчетный год 2014 11 14 Налоговая декларация по налогу на прибыль организации отчетный период 31, отчетный год 2014 11 15 Налоговая декларация по налогу на прибыль организации отчетный период 33, отчетный год 2014 12 16 Налоговая декларация по налогу на прибыль организации отчетный период 34, отчетный год 2014 11 17 Налоговая декларация по налогу на прибыль организации отчетный период 21, отчетный год 2015 11 18 Бухгалтерский баланс организации отчетный период 21, отчетный год 2015 11 19 Бухгалтерский баланс организации отчетный период 21, отчетный год 2014 12 20 Бухгалтерский баланс организации отчетный период 31, отчетный год 2014 11 21 Налоговая декларация по налогу на прибыль организации отчетный период 33, отчетный год 2014 12 22 Бухгалтерский баланс организации отчетный период 34, отчетный год 2014 11 23 Бухгалтерский баланс организации отчетный период 21, отчетный год 2015 11 24 Свидетельство о допуске к определенному виду или видам работам, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства № 0237.01-2015-7723890407-С-СРО-С-085-27112009 11 25 Сведения об опыте выполнения работ по предмету открытого аукциона № 5414/ОАЭ-ЦДИ ЦП/15 2 26 Договор подтверждения опыта на 20% от НЦК 16 27 Акты выполненных работ по форме КС2, КС3 8 28 Сертификат соответствия ISO №ESS.RU00047.15 6 29 Сведения о производственных мощностях (ресурсах) для выполнения работ по предмету аукциона 1 30 Договор аренды техники 13 31 Справка о наличии технических средств 1 32 Договор поставки оборудования 3 33 Карточка учета основных средств 1 34 Договор поставки оборудования по предмету договора 5 35 Паспорт на оборудование 32 36 Письмо о предоставление полномочий по гарантийному ремонту 1 37 Справка № ____ о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам организаций и индивидуальных предпринимателей, по состоянию на ______2015 года 1 38 Справка № _____ об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов, по состоянию на ____2015 года 1

Имеющий полномочия подписать техническое предложение претендента от имени

Общества с ограниченной ответственностью «____________»

Генеральный директор _

М.П.

Отправка важных бумаг

Секретарь на предприятии тоже часто составляет опись документов. Здесь не имеется в виду регистрация входящей или исходящей корреспонденции. Для этого у каждого секретаря есть специальный журнал. Там фиксируется соответствующим образом момент получения или отправки письма с указанием даты, адресата и ответственного исполнителя. Опись в некоторых случаях может находиться внутри такой корреспонденции.

Например, организация направляет по адресу пакет документов. Их нельзя просто вложить в конверт и бросить в ящик, приклеив марку. Где гарантия того, что бумаги дойдут в полном объеме? Конечно, если это рекламные буклеты или простые информационные листки, то беспокоиться не стоит. В любой момент их можно будет послать повторно. Но иногда приходится отправлять серьезные документы по официальному запросу. В этом случае, помимо основных бумаг, в пакет необходимо вложить сопроводительное письмо и опись, которая будет представлять собой перечень документации, направленной по данному адресу.

Организация работы в архиве

После того как документы выполнят свою основную миссию, они становятся практически ненужными в настоящий момент. Часть из них уничтожается, а остальные отправляются в специальные хранилища, которые называются архивами. Здесь документы обрабатываются, систематизируются и определяются на хранение в заранее отведенные для этого помещения. Этот этап считается последним в делопроизводстве. Все материалы комплектуются по срокам хранения, и составляется отдельно опись документов временного и постоянного хранения, а также дел по личному составу. Каждое предприятие (организация) по окончании года собирает служебную документацию для передачи в архив. Этими вопросами обычно занимаются архивариусы. Если же в штатном расписании компании нет такой единицы, то работу выполняют специалисты отдела кадров под руководством служащих архива. Они составляют описи передаваемых бумаг по отдельным подразделениям, на основании которых формируется сводная опись документов по предприятию.

Передача документов

Работники, которые занимаются заключением договоров, очень хорошо знают, что такое опись документов. Образец ее легко можно составить самому.

Главное, чтобы в этой бумаге содержалась вся необходимая информация:

В левом верхнем углу пишется название отправителя, или ставится штамп предприятия.
Справа указываются данные адресата (наименование компании и Ф.И.О. ее руководителя).
Ниже по центру пишется название. К примеру, это будет «Опись передаваемых документов к договору», номер и дату которого тоже надо обязательно указывать.
Далее произвольным образом составляется таблица, в которой должно быть не менее 4 столбцов (номер по порядку, наименование документа, его номер и дата, количество экземпляров, количество листов).
После этого делается итоговая запись о том, сколько документов передано по данной описи. Необходимо также подсчитать общее количество листов вложения.
В самом низу страницы делается пометка о том, кто передал и принял эти бумаги с указанием даты, фамилии и должности.

Это самая обычная опись документов, образец которой хорошо знаком любому делопроизводителю как почтовая форма номер 107. Готовые бланки можно заранее взять в любом отделении связи, чтобы не спеша заполнить и проверить их еще на рабочем месте.

Тонкости архивации

Любому работнику архива знакома опись документов дела. Ее составляют при передаче бумаг на хранение. Этот документ является не просто содержанием конкретной папки. Он дает возможность в любое время найти среди огромного количества бумаг нужную информацию.

Приказы, отчеты и другие вложения систематизируются и сводятся в таблицу, которая должна содержать шесть обязательных столбцов:

Порядковый номер.
Индекс конкретного документа в соответствии с номенклатурой.
Его дата (та, которая указана при регистрации).
Заголовок (приказ, письмо, договор).
Номера листов.
Примечание.

Таблица может получиться довольно большой. Но в любом случае в самом конце должна быть сделана итоговая запись о том, сколько документов в ней перечислено, а также подсчитано общее количество страниц. Теперь, заглядывая в такую папку, можно без труда по искомым параметрам найти нужную бумагу, не прилагая к этому особых усилий.

Особенности составления описи

Внутренняя опись документов требует от ее составителя специальных знаний и особого внимания. Иногда ошибки оформления заканчиваются тем, что бумага попросту теряется в огромном потоке информации. Находясь не на своем месте, она вылетает из поля зрения.

К примеру, для плановой проверки налоговой инспекции понадобился отчет прошлогодней давности, а он по халатности был подшит вместе с другими документами. Сложилась ситуация, в которой сотрудник предприятия не может подтвердить ту или иную информацию, предоставленную ранее. Такое недоразумение может закончиться штрафом для данной организации и наказанием для сотрудников, отвечающих за предоставление информации и хранение документов. Величина убытка зависит от важности искомых данных. Чтобы такого не происходило, учет документов должен вестись соответствующим образом. Процесс этот, конечно, очень сложный и трудоемкий. Кроме того, нужно учесть многоэтапность и последовательность проводимой процедуры.

Личные дела сотрудников

Кадровая служба любого предприятия или организации тоже является участком, через который проходит много самых разных документов. Большинство из них аккумулируются в личные дела сотрудников.

Они хранятся на месте вплоть до увольнения и только после этого сдаются в архив. При этом кадровик должен составить опись документов личного дела. Стоит заметить, что в законодательстве России нет каких-то определенных норм относительно ее составления. Все правила взяты еще с советских времен. В соответствии с ними подобная опись должна представлять собой типовую таблицу из семи столбцов:

Номер по порядку.
Индекс конкретного документа.
Дата.
Заголовок и краткое содержание документа.
Номера листов.
Дата, когда документ был включен в личное дело.
Примечание для особых заметок.

В самом конце подсчитывается общее количество внесенных в список документов. Все это делается за подписью кадровика с указанием даты передачи дела.

Оформление дел

При правильном ведении делопроизводства все документы на предприятии в конце года обрабатываются и группируются в дела. Комплектация производится в соответствии с утвержденной номенклатурой, а также с учетом общепринятых правил:

Документы формируются за один календарный год. В виде исключения в случае наличия деловых бумаг переходящего характера возможно объединение в одном деле служебной документации за несколько лет.
Размещение бумаг производится сверху вниз.
Все листы обязательно нумеруются. Это делается для обеспечения целостности информации в процессе хранения. Нумерацию следует производить простым карандашом в верхнем правом углу.
При необходимости составляется внутренняя опись документов за подписью специалиста, который ее составил.
Бумаги прошиваются.
Составляется лист-заверитель.
Для каждого дела оформляется обложка установленного образца. На ней указывается полное наименование предприятия и конкретного подразделения. Далее идет специальный цифровой индекс, соответствующий номенклатуре. После этого указываются даты заведения и окончания дела. А в самом низу помечается срок хранения.