Документы, необходимые для получения электронной цифровой подписи

В Федеральном Законе 63 установлен четкий перечень документов, которые подаются в удостоверяющий центр при получении электронной подписи. У юридических, физических лиц и индивидуальных предпринимателей он несколько различается. К примеру, для владельцев коммерческих компаний обязательно необходимо подавать в удостоверяющий центр выписку из реестра предпринимателей, тогда как для физических лиц в этом нет необходимости. Так какие документы нужны для получения электронной подписи (ЭЦП), имеет ли право удостоверяющий центр предоставлять какие-либо дополнительные данные о заявителе?

Читайте в статье

Что собой представляет?

ЭЦП — это аналогичный вариант обыкновенного документа, составленного на бумаге, но только сделанного в компьютерном виде с использованием особых алгоритмов. Её основное назначение — юридическое подтверждение реальной подписи.

Функциональные достоинства:

удостоверяет подпись реального человека;
исключает возможность отказа лица, подписавшего документ от своих обязательств, прописанных в тексте;
гарантирует законность и целостность всего документа.

Основа ЭЦП — достижения современного шифрования в компьютерном варианте, при её помощи удостоверяется логическая связь содержания документа с подписью и ключами.

Незначительное изменение составляющих элементов нарушает эту связь, а их сохранность заявляет о подлинности.

Применение ЭЦП подразумевает её формирование и проверку. К функциональным способностям подписи относятся: подтверждение подлинности бумаг, основанные на шифровальных видоизменениях, при использовании сертификата.

Применять такую подпись можно только для электронных документов.

Для чего нужна?

Многие, некомпетентные в юридических нюансах начинающие бизнесмены, задаются вопросом — сколько будет стоить и зачем необходима ЭЦП, когда есть принтеры и любой документ из компьютерного файла можно распечатать, подписать и заверить мокрой печатью?

Есть целый перечень областей современного бизнеса, где реальная подпись имеет гораздо меньший вес, в отличие от ЭЦП. Рассмотрим основные из них.

Электронный оборот документации

При современной компьютеризации любого процесса уже не имеет смысла хранение бумажной деловой документации, как это практиковалось в прошлом веке — сегодня все госучреждения признают юридическую силу и удобство электронных документов:

они занимают мало места,
надёжно сохраняются,
легче производится обмен информацией.

При межкорпоративном обороте документации ЭЦП практически нет аналога — она полностью устраняет возможные поездки, для подписания документов дочерних предприятий.

Компьютерный доступ к документам совместных предприятий открывается ЭЦП, она является одновременным гарантом подлинности всей документации, обеспечивает удобное общение руководителей.

Отчётность

ЭЦП обеспечивает юридической силой электронные документы, нет необходимости обращения к услугам почты или отправляться в поездку — достаточно открыть файл с отчётом, поставить подпись, переслать надлежащему учреждению по электронной почте. Все эти действия займут считанные минуты.

Государственные услуги

Основное преимущество — нет необходимости выстаивать многолюдные очереди. ЭЦП физического лица можно записать на универсальную электронную карту (УЭК), где уже находятся полис, страховое свидетельство, проездные и электронные кошельки.

Торги в режиме онлайн

В этом случае ЭЦП выступает гарантом, что в торгах участвует реальный человек, несущий финансовую ответственность при нарушении любого из пунктов сделки.

Арбитражный суд

Электронные документы, заверенные ЭЦП, считаются полноценными доказательствами при различных тяжбах между учреждениями и частными компаниями.

Передача документов

Практически любое физическое лицо имеет право заверить договор с применением ЭЦП, а для юридических лиц такой вариант особенно полезен, потому что они имеют возможность:

Осуществлять на предприятии электронную отчётность, проводя обмен документами между кабинетами, отделами, отправку их в другие города.
Составлять договоры с партнёрами из других регионов, подписывать соглашения, имеющие юридическую силу — нарушение условий выполнения их карается существующими законами РФ.
Предоставлять различные электронные доказательства при судебных тяжбах.
Отправлять отчётные документы в государственные службы, не покидая кабинет.
Получать определённые государственные услуги, подтвердив право на них в электронном виде.

Руководители компаний при помощи ЭЦП навсегда избавляются от проблем, связанных с обработкой и хранением папок с документами.

USB-токен или облачная электронная подпись?

Секретный ключ электронной подписи может храниться на физическом носителе (USB-токене) или в облаке. Какой вариант выбрать? Здесь уместно провести параллель с деньгами: вы можете хранить их в кошельке или сейфе, а можете на своем счете в банке.

USB-токен — тот же самый кошелек, который перекладывает на пользователя ответственность за безопасность ключа.

Не все, например, знают, что по закону USB-токен нужно постоянно хранить в сейфе. На деле же он чаще торчит в компьютере бухгалтера, которому директор делегировал подписание документов, что крайне небезопасно и нарушает закон сразу по ряду пунктов.

Shutterstock / Albina Glisic

Кроме того, с точки зрения удобства, токены — очень недружелюбная технология, которая привязана к ПК и требует установки специального программного обеспечения — криптовайдера и плагина. Причем плагины постоянно не успевают за обновлениями версий браузеров и конфликтуют между собой.

Именно из-за сложностей использования собственники и директора часто отдают свои подписи другим сотрудникам, жертвуя безопасностью.

В то же время облачная электронная подпись не требует никакого ПО и не привязана к компьютеру, подписать документы можно за несколько секунд с любого устройства, подключенного к интернету. Достаточно знать пароль. Так у вас отпадает необходимость отдавать кому-то свой ключ.

Многие до сих пор сомневаются в безопасности облачных электронных подписей — психологически токен, который можно положить в сейф, кажется более надежным, чем все эти «новые» облачные технологии.

Однако если у вас есть счет в банке, вы уже давно пользуетесь такими технологиями. Секретные ключи облачных электронных подписей хранятся на специальных защищенных серверах — там же, где и данные банковских карт, с использованием тех же средств криптозащиты.

Думаю, появление облачных электронных подписей — это хороший трамплин для перехода на ЭДО. Как и в случае с электронными деньгами, технология объединила безопасность и комфорт, проложив дорогу к массовому потребителю.

Как действует?

Квалифицированный тип ЭЦП считается самым востребованным, принцип работы с ними довольно прост — открытый ключ регистрируют в Удостоверяющем центре (УЦ), там хранится его резервная копия.

Для обеспечения проверки ЭЦП, партнёрам рассылают его копию. Доступ к секретному ключу есть только у предприятия-владельца.

После получения ключей, владелец ЭЦП устанавливает специальную программу, с помощью которой генерируется подпись, которая представляет собой блок со следующими составляющими:

дата подписания документа;
данные о лице, поставившем свою личную подпись;
идентификатор открытого ключа.

После получения документации, партнёры делают дешифровку при помощи полученного открытого ключа, проверяют их подлинность.

Сертификат ЭЦП идентифицирующий личность субъекта, действителен на протяжении одного года и хранит следующую информацию:

номер;
дату срока действия;
наличие его в базе УЦ;
сведения о пользователе и УЦ, где был выпущен;
перечень отраслей пользования подписью;
гарантии законности.

Подделать ЭЦП практически невозможно, поэтому страховать её от фальсификации нереально. Все операции с ключами производятся только внутри созданной программы, чей оригинальный интерфейс помогает осуществлению электронного оборота документации.

Расскажем на примерах, как придумать название фирмы, в следующей публикации. В этой статье мы приводим подробную расшифровку ОГРНИП.

Здесь https://svoy-biznes.com/nachalo-deyatelnosti/planirovanie/kak-pravilno-sostavit-biznes-plan.html вы найдете базовые правила составления бизнес плана для ИП.

ЭЦП для Госуслуг

ЭЦП необходима для прохождения процедуры регистрации на Едином портале Госуслуг.

Сразу после этого предоставляется доступ к личному кабинету пользователя, через который можно воспользоваться следующими услугами:

Замена или получение нового документа, удостоверяющего личности гражданина РФ.
Оформление заграничного паспорта.
Предоставление актуальной информации о текущем состоянии счета в ПФР.
Получение сведений обо всех предыдущих обращениях в ПФР и имеющихся накоплениях.
Получение сведений обо всех штрафах в ГИБДД.
Прохождение процедуры регистрации транспортных средств.
Ознакомление с инструкциями и документацией, связанной с исполнительным производством, а также получение справок и свидетельств о его ходе или полном отсутствии.
Оформление выписок об имеющихся задолженностях перед налоговыми службами.
Представление налоговой декларации ответственным государственным структурам.
Оформление постоянной или временной регистрации.
Получение адресно-справочных информационных сведений.
Получение иных услуг, информация о которых содержится на Едином портале.

Виды

Разновидности ЭЦП определяются сферой её использования, на территории РФ действуют следующие виды подписи:

Простая — создаётся без шифровальных методов, используется для отправки различных сообщений учреждениям, органам власти. Этот вид ЭЦП можно получить бесплатно на сайте госуслуг. Купить придется только носитель (флешку), на которой записывается ключ.
Неквалифицированная усиленная — создана при помощи криптографических изменений, идентифицирует ЭЦП, допускает изменение документа после его подписания. Используется для создания внутренней документации компании.
Квалифицированная усиленная — наиболее защищённая, потому что данные подтверждаются в ФСБ, а сертификат можно получить только в аккредитованном УЦ. Такая разновидность ЭЦП применяется для составления любых документов, кроме оговорённых в специальных законах РФ, требующих дубликат, составленный на бумаге.

С третьим видом ЭЦП можно делать оборот документации, составленной в электронном виде с органами власти, с партнёрскими компаниями, внебюджетными фондами и организациями.

Правовые основы работы

Любая работа с использованием ЭЦП проводится на основе следующих документов:

ГКРФ статьи 160, 434, 847 — регламент осуществления сделок с использованием ЭЦП.
Порядок осуществления юридических операций с ЭЦП — закон №63-Ф3.
Понятие термина электронной документации, выполнение работ с ней — закон №149-Ф3.
Ведение бухгалтерской отчётности на компьютере регламентируется законом №402-Ф3.
Порядок использования электронных счетов описан в статье 169 Налогового кодекса РФ.
Обмен документацией проводится на основании приказа МФРФ №50н.

Только основываясь на перечисленных законах и приказах в компании или частной фирме, может производиться ведение отчётной документации в электронном виде и осуществляться последующий обмен информацией.

Какие возможности предоставляет наличие электронной цифровой подписи, смотрите на видео:

Недостатки и преимущества

Ежегодно все большее количество юридических лиц оформляют и получают ЭЦП, поскольку такая практика обладает следующими положительными сторонами:

Заверенные документы в электронном формате доставляются гораздо быстрее бумажных аналогов.
Экономия не только финансовых средств, но и времени при работе с электронной документацией.
Ускорение большинства бизнес-процессов, что положительно сказывается на финансовом обороте.
Возможность автоматизации отдельных процессов, если речь идет о работе исключительно с электронной документацией.

Как оформить?

Выдачу, контроль, техническую поддержку ЭЦП осуществляют специализированные учётные центры, адреса которых можно легко найти в интернете.

Остаётся только собрать необходимые для юридического лица документы:

копия документа, который подтверждает личность заявителя;
копия свидетельства о постановке на учёт в налоговой службе;
подтверждение наличия компании или фирмы в Государственном реестре юридических лиц;
заявление на получение ЭЦП (заполняется на месте);
паспорт и его копии лица, оформляющего заявку, для руководителей — копии документов о вступлении в должность (заверяются нотариусом);
для доверенного лица, кому разрешено подписывать документацию — наличие справки о подтверждении такие действий, заверенной подписью руководителя с печатью;
страховой номер л/с будущего владельца ЭЦП.

В первых двух пунктах весь пакет документов заверяется нотариусом или на месте, для чего необходимо предоставить оригиналы.

На основании этих документов через несколько дней выдаётся сертификат, разрешающий работу с ЭЦП и подписание документации компании.

Представителей фирмы может быть несколько — каждый из них может иметь личную ЭЦП или доверенность на использование подписи компании.

Порядок получения

Для юридических лиц процесс получения ЭЦП немного отличается от стандартного алгоритма:

собрать полный пакет документации;
определить ответственное лицо, как правило, им является директор предприятия или фирмы;
заполнить заявление на оформление сертификата;
предоставленный счёт оплатить в кассе или ближайшем отделении банка;
установить JAVA приложения;
в УЦ пройти электронную обработку заявки;
активировать сертификат, ключи с помощью установленной программы.

Получение ЭЦП не отнимает много времени — многие УЦ предоставляют владельцам подробное руководство по использованию подписи, ключ eToken или его аналоги в течение нескольких часов после успешного оформления заявки.

Перевыпуск

Для продления или перевыпуска ЭЦП обращаются в УЦ, где её приобретали, стоимость продления зависит от тарифа на получение подписи (для торгов она составляет 2 тысячи рублей).

Как правило, срок действия сертификата ключа устанавливается на год, по окончании — надо перевыпустить ЭЦП, такое правило действует во всех УЦ:

установлено для безопасности владельца подписи и всех участников оборота документации;
удостоверяет факт наличия ключа у владельца;
соответствует международному порядку урегулирования подобных отношений.

Во время получения ЭЦП в УЦ каждый владелец предупреждается, что заявку на переоформление надо подавать заранее — не позднее 20 дней до окончания лицензии.

Многие УЦ предлагаю два способа продления ЭЦП:

в режиме онлайн;
личное посещение и заполнение документов на месте.

Владельцы сертификатов сами решаю, какой из вариантов им удобнее для перевыпуска.

Обсудим, юридический адрес – это формальное или фактическое место расположения фирмы. В этой инструкции мы расскажем, какие документы нужны для открытия счета в банке для ООО.

Читайте по ссылке https://svoy-biznes.com/nachalo-deyatelnosti/poryadok-registratsii/poluchenie-kodov-statistiki-dlya-ooo.html, где заказать коды статистики для ООО.

Доверенность на получение ЭЦП

Сертификат ЭЦП содержит информацию о его владельце, и, соответственно, может быть использован только им. Именно поэтому заявителем на создание подписи, оформленной на определенное лицо, и ее получателем может быть только тот человек, которому она принадлежит. В том случае, если по каким-либо причинам самостоятельно выполнить такие действия он не может, их может осуществить его уполномоченный представитель, обладающий нотариально заверенной доверенностью на предоставление права оформления и получения цифровой подписи.

Подпишитесь на рассылку

Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

Доверенность на получение подписи составляется в произвольной форме, при этом в ней необходимо указать:

наименование, юридический адрес и ИНН компании — получателя ЭЦП;
Ф. И. О., паспортные данные и образец подписи физического лица, приобретающего право на подачу заявления на выдачу ЭЦП и ее получение;
объем полномочий, приобретаемых физическим лицом;
срок действия доверенности;
дату выдачи.

Стоимость

Расценки на услуги для пользователей ЭЦП зависят от следующих факторов:

региона заказчика;
типа ЭЦП;
отрасли, где будет применяться электронная подпись;
ценовой политики, актуальной для времени получения.

Цена получения ЭЦП колеблется в пределе 4-20 тысяч рублей, напрямую зависит от тарифного плана, выбираемого перед оформлением заявки.

При оформлении заявок надо сотрудничать только с сертифицированными УЦ — они оказывают достаточно качественные услуги, предоставляют необходимую техническую поддержку, снабжают заказчиков эффективными программами, осуществляющими проверку достоверности ЭЦП.